¿Cuántas hojas puede tener un libro? ¿Cuántos caracteres puede contener una celda? ¿Cuántas veces seguidas se puede deshacer? Aquí están las respuestas a todas las dudas sobre Excel que te puedan surgir.
Los que llevamos algunas décadas en el mundo de la informática recordamos el tiempo en que el nombre de un archivo no podía tener más de 8 caracteres. ¡Una limitación impensable para cualquier usuario en la actualidad!
Sin embargo, el software que usamos sigue teniendo limitantes hoy. Lo sabemos. Por eso, a veces nos surgen preguntas como: ¿Cuál es el número más grande que Excel puede manejar? ¿Cuántos libros pueden abrirse a la vez? ¿Cuál es el largo máximo que puede tener una fórmula?
Un antes y un después
Las preguntas sobre las limitaciones de Excel pueden tener diferentes respuestas dependiendo de la versión de Excel que usemos. La mayor brecha se encuentra entre las versiones 2003 y 2007.
Excel 2007 revolucionó la aplicación a nivel estructural y amplió considerablemente la mayoría de sus características. Tanto fue así, que a muchos usuarios de Excel 2003 les tomo varios años dar el salto a una versión posterior. Muchos lo hicieron recién con Excel 2010 y otros, incluso, después.
Por diversas razones, todavía es bastante común que llegue a nosotros algún libro de Excel en formato .xls (Libro de Excel 97-2003), y que, por lo tanto, tenga las limitaciones de Excel 2003. En estos casos suele ser muy recomendable guardar el archivo con el formato .xlsx (Libro de Excel). Esto hará que el libro amplíe sus capacidades a las de un libro de Excel actual.
Breve comparativa Excel 2003 - Excel 2007
Desde la 2007 en adelante todas las versiones de Excel mantuvieron prácticamente las mismas especificaciones técnicas.
Al final del artículo hallarás una serie de tablas con los límites y otras especificaciones actuales de Excel. Pero antes, te propongo comparar las limitaciones de Excel 2003 y 2007 en sus aspectos más básicos, para tenerlas en mente al usar archivos .xls.
Filas, columnas y celdas
El número de filas por hoja pasó de 65.536 en 2003 a 1.048.576 en 2007 y el número de columnas pasó de 256 a 16.384. Esto da un total de 16.777.216 celdas disponibles por hoja en Excel 2003 contra las 17.179.869.184 celdas disponibles en Excel 2007.
El número de caracteres máximo que una celda podía contener en Excel 2003 era de 1.024. Hoy es de 32.767.
Hojas
La cantidad de hojas que se podían usar en un libro de Excel 2003 era 256. A partir de Excel 2007 ya no hay un límite establecido y depende de la memoria disponible en el sistema.
Fórmulas
La longitud máxima de una fórmula era de 1.024 caracteres en Excel 2003 y es de 8.192 a partir del 2007.
En Excel 2003 la cantidad máxima de anidaciones en una fórmula era de 7. Actualmente, es de 64.
Formato
Hasta Excel 2007 la cantidad máxima de formatos o estilos aplicables a las celdas era de 4.000. Desde 2007 es de 64.000.
La cantidad de colores diferentes disponibles en Excel 2003 era de 56. De Excel 2007 en adelante pasó a ser de 16 millones.
Especificaciones y límites generales
Estos son los valores actuales:
| CARACTERÍSTICA | LÍMITE MÁXIMO |
| Libros abiertos | En función de la memoria disponible y los recursos del sistema |
| Hojas por libro | En función de la memoria disponible |
| Tamaño de hoja | 1.048.576 filas por 16.384 columnas |
| Ancho de columna | 255 caracteres |
| Alto de fila | 409 puntos |
| Caracteres que puede contener una celda | 32.767 |
| Celdas discontinuas que pueden seleccionarse | 2.147.483.648 |
| Saltos de línea por celda | 253 |
| Niveles de deshacer | 100 |
| Tipos de fuentes distintas | 1.024 fuentes globales disponibles; 512 para cada libro |
| Formatos de número por libro | Entre 200 y 250, según el idioma de la versión de Excel instalada |
| Colores | 16 millones de colores |
| Formatos o estilos de celdas distintos | 64.000 |
| Estilos de relleno | 32 |
| Grosor y estilos de línea | 16 |
| Criterios de ordenación | 64 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones de ordenación secuenciales |
| Elementos mostrados en la lista desplegable de un filtro | 10.000 |
| Nombres definidos por libro | En función de la memoria disponible |
| Funciones personalizadas | En función de la memoria disponible |
| Saltos de página | 1.026 (horizontales y verticales) |
| Hipervínculos por hoja de cálculo | 66.530 |
| Hojas vinculadas | En función de la memoria disponible |
| Caracteres en un encabezado o un pie de página | 255 |
| Vistas con nombre por libro | En función de la memoria disponible |
| Ventanas en un libro | En función de la memoria disponible |
| Paneles en una ventana | 4 |
| Escenarios | En función de la memoria disponible, un informe de resumen sólo muestra los primeros 251 escenarios |
| Celdas cambiantes en un escenario | 32 |
| Celdas ajustables en Solver | 200 |
| Informes | En función de la memoria disponible |
| Campos en un formulario | 32 |
| Parámetros por libro | 255 |
| Tamaño máximo para libros con modelos de datos | En un entorno de 32 bits, el límite es de 2 GB por libro. En un entorno de 64 bits, está limitado por los recursos disponibles en la memoria y el sistema. |
| Escala de zoom | Del 10 % al 400 % |
| Longitud de nombre de archivo | 218 caracteres (esto incluye la ruta de acceso del archivo). Por ejemplo, C:\Username\Documents\FileName.xlsx. |
Especificaciones y límites de los cálculos
Estos son los valores actuales:
| CARACTERÍSTICA | LÍMITE MÁXIMO |
| Precisión numérica | 15 dígitos |
| Número negativo más bajo permitido | -2,2251E-308 |
| Número positivo más bajo permitido | 2,2251E-308 |
| Número positivo más alto permitido | 9,99999999999999E+307 |
| Número negativo más alto permitido | -9,99999999999999E+307 |
| Número positivo más alto permitido mediante fórmula | 1,7976931348623158E+308 |
| Número negativo más alto permitido mediante fórmula | -1,7976931348623158E+308 |
| Longitud del contenido de una fórmula | 8.192 caracteres |
| Longitud interna de la fórmula | 16.384 bytes |
| Iteraciones | 32.767 |
| Matrices por hoja | En función de la memoria disponible |
| Rangos seleccionados | 2.048 |
| Argumentos en una función | 255 |
| Niveles anidados en una función | 64 |
| Categorías de funciones definidas por el usuario | 255 |
| Tamaño de la pila de operandos | 1.024 |
| Dependencia entre hojas de cálculo | 64.000 hojas de cálculo pueden hacer referencia a otras hojas |
| Dependencia de fórmulas de matriz entre hojas de cálculo | En función de la memoria disponible |
| Dependencia de áreas | En función de la memoria disponible |
| Dependencia de áreas en cada hoja de cálculo | En función de la memoria disponible |
| Dependencia en una sola celda | 4.000 mil millones de fórmulas pueden depender de una sola celda |
| Longitud del contenido de celdas vinculadas de libros cerrados | 32.767 |
| Primera fecha permitida en un cálculo | 1 de enero de 1900 (1 de enero de 1904, si se utiliza la fecha del sistema Mac) |
| Última fecha permitida en un cálculo | 31 de diciembre de 9999 |
| Período de tiempo máximo que puede escribirse | 9999:59:59 |
Especificaciones y límites de los gráficos
Estos son los valores actuales:
| CARACTERÍSTICA | LÍMITE MÁXIMO |
| Gráficos vinculados a una hoja | En función de la memoria disponible |
| Hojas a las que hace referencia un gráfico | 255 |
| Series de datos en un gráfico | 255 |
| Puntos de datos en una serie de datos para gráficos 2D | 32.000 |
| Puntos de datos en una serie de datos para gráficos 3D | 4.000 |
| Puntos de datos en todas las series de un gráfico | 256.000 |
Especificaciones y límites de las tablas dinámicas
Estos son los valores actuales:
| CARACTERÍSTICA | LÍMITE MÁXIMO |
| Tablas dinámicas por hoja | En función de la memoria disponible |
| Elementos únicos por campo | 1.048.576 |
| Campos de fila o columna por tabla dinámica | En función de la memoria disponible |
| Campos de valor por tabla dinámica | 256 |
| Filtros de informe en una tabla dinámica | 256 (puede estar en función de la memoria disponible) |
| Fórmulas de elementos calculados en una tabla dinámica | En función de la memoria disponible |
| Campos de valor por gráfico dinámico | 256 |
| Filtros de informe en un gráfico dinámico | 256 (puede estar en función de la memoria disponible) |
| Fórmulas de elementos calculados en un gráfico dinámico | En función de la memoria disponible |
| Longitud del nombre MDX para un elemento de tabla dinámica | 32.767 |
| Longitud de una cadena de tabla dinámica relacional | 32.767 |
Especificaciones y límites de los libros compartidos
Los siguientes datos se refieren a una característica ya oculta en las versiones más modernas de Excel, que ha sido sustituida por formas más avanzadas de coautoría y colaboración en la nube.
| CARACTERÍSTICA | LÍMITE MÁXIMO |
| Usuarios que pueden abrir y trabajar simultáneamente en un libro compartido | 256 |
| Vistas personales en un libro compartido | En función de la memoria disponible |
| Días que se puede mantener el historial de cambios | 32.767 (el valor predeterminado es 30 días) |
| Libros que pueden combinarse a la vez | En función de la memoria disponible |
| Celdas que pueden resaltarse en un libro compartido | 32.767 |
| Colores utilizados para identificar los cambios realizados por diferentes usuarios, si el resaltado de cambios está activado | 32 (cada usuario se identifica mediante un color; los cambios realizados por el usuario actual se resaltarán en color azul marino) |
| Tablas de Excel por libro compartido | 0 (cero) [NOTA: No se puede compartir un libro que contenga tablas en Excel.] |
Puedes encontrar la información de Microsoft que sirvió de base para este artículo en el siguientes enlace: Especificaciones y límites de Excel.
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Cómo saber la cantidad de comentarios que pueden manejarse en una celda.
Hola, Gennesis.
No encontré esa especificación entre la documentación de Microsoft (ni en ningún otro lado).
Al ser una herramienta relativamente nueva, no se encuentra en Internet mucha información sobre ella.
De todos modos, es posible que, de haber un límite, sea lo suficientemente grande como para que en la práctica nunca se llegue a él.
Lamentablemente, no puedo darte una respuesta concreta.
Si llegaras al límite, háznoslo saber...
¡Saludos!