Cómo asignar nombres personalizados a celdas o rangos

¿Te gustaría poder asignar a las celdas nombres más amigables, en lugar de tener que referirte a ellas por sus referencias clásicas? Aquí te explico todo sobre el tema. 

 

La forma clásica de identificar a las celdas en Excel

De manera predeterminada, Excel tiene una forma muy práctica de denominar a las celdas de una hoja: por sus coordenadas de fila y columna. Es decir, combinando el nombre de la columna y la fila donde está ubicada.

La celda interceptada por la columna B y la fila 3, por ejemplo, se identifica como B3. A la celda interceptada por la columna AC y la fila 18 se la identifica como AC18, etc.

La denominación de la celda activa aparece en el Cuadro de nombres, en la zona superior izquierda de la hoja.

 

 

Celdas con "alias"

Es muy probable que ya supieras identificar a las celdas por su referencia de fila y columna. Es la denominación estándar, la más usada.

Pero no muchos usuarios de Excel saben que se puede asignar un nombre personalizado a una celda, una segunda forma de referirse a ella que haga las veces de apodo o alias.

Por ejemplo, puedes dar a la celda C3 el alias "Descuento" para utilizarlo como un sinónimo al referirte a esa celda. Esta segunda denominación no invalida su denominación original, sino que podrás hacer uso de una u otra indistintamente.

 

 

Cómo asignamos un "alias" a una celda

Para asignar un nombre personalizado a una celda basta con seleccionarla, escribir su nueva denominación dentro del Cuadro de nombres y presionar ENTER.

 

Tenemos una libertad bastante amplia a la hora de asignar nombres a celdas. Podemos usar prácticamente cualquier denominación, evitando unas pocas excepciones que se alistan más adelante en el artículo.

 

 

Para qué sirve dar nombres personalizados a las celdas

Las celdas a las que más conviene dar nombres personalizados son las que contienen valores de uso frecuente, como los porcentajes del IVA (VAT o IGV), la cotización del dólar, la fecha de hoy, los porcentajes de descuentos o comisiones, etc.

Al escribir una fórmula, siempre nos será más cómodo acceder al "alias" de una celda que esté en otra hoja, a tener que ir a seleccionarla especialmente allí donde se encuentre.

Las referencias con nombres personalizados son más fáciles de recordar y las fórmulas en las que se usan son más fáciles de entender.

Casi todos concordaremos en que es mucho más conveniente usar fórmulas del estilo =B5/Dólar que del estilo =B5/'Hoja 3'!$C$5. Ambas denominaciones (tanto Dólar como 'Hoja 3'!$C$5) pueden referirse a la misma celda. Para poder usar la primera opción, solo tenemos que asignarle el nombre "Dólar" a la celda C5 de la Hoja 3.

 

 

Otra gran ventaja

Imaginemos ahora que necesitamos calcular el equivalente en dólares de varios importes en moneda nacional, como se ilustra en la siguiente imagen:

 

Resolver este cálculo usando las referencias de celda tradicionales, implicaría colocar la siguiente fórmula en F5 y luego arrastrarla a las celdas de abajo:

=E5/$C$5

 

 

Sin embargo, si utilizamos el nombre personalizado de la celda que contiene la cotización del dólar (es decir: "Dólar", en este caso), Excel lo considerará directamente como una referencia absoluta, porque con ese nombre se hace alusión siempre a la celda C5 de forma específica.

De esta manera, ya no deberíamos preocuparnos por colocar los famosos $ para fijar la referencia y alcanzaría con que escribiéramos la siguiente fórmula en F5:

=E5/Dólar

 

 

Una gran ventaja de los nombres personalizados de celda es que equivalen a referencias absolutas.

(Si deseas una explicación detallada de las referencias de celda relativas y absolutas, te invito a leer el artículo: Todo lo que debes saber sobre las referencias relativas y absolutas.)

 

 

Dar nombres a rangos

También podemos darles nombres personalizados a rangos y no solo a celdas individuales.

Imaginemos que necesitamos sumar los valores contenidos en el rango C4:C166. La mayoría de los usuarios de Excel a los que les preguntáramos lo resolverían así:

=SUMA(C4:C166)

 

 

Pero también podemos seleccionar el rango en cuestión, colocarle un nombre en el Cuadro de nombres (por ejemplo: "Total") y usar ese nombre en la función SUMA:

=SUMA(Total)

 

 

En este artículo se usan ejemplos simples de entender para no agregar una complejidad innecesaria a la explicación. No obstante, las mayores ventajas las obtendremos al usar los nombres de rangos personalizados en funciones de búsqueda y referencia como BUSCARV, BUSCARX, INDICE y COINCIDIR.

 

 

Limitaciones a la hora de asignar nombres

Hay algunas expresiones que no pueden usarse como nombres de celda o rango. Aquí va un resumen de las restricciones más importantes (en Excel 2007 y posteriores):

No se permiten nombres equivalentes a las referencias de Excel: como A1, B3, XZ48, C2:H15, etc. (Si se ingresan en el Cuadro de nombres, Excel seleccionará las celdas o rangos en cuestión.)

Tampoco es lícito usar nombres que contengan espacios, guiones y otros caracteres especiales: como Venta-Total, Gastos del Mes, LIBROS PRESTADOS, etc.
Los únicos caracteres válidos, además de las letras [A...Z, a...z] y los números [0...9], son: el guion bajo [_], el punto [.], la contrabarra [\] y los signos de interrogación [¿, ?]. De todos estos caracteres no alfabéticos solo tres, el guion bajo [_], la contrabarra [\] y el signo de interrogación inicial [¿], pueden usarse al comienzo del nombre.
(Nombres válidos: Venta_Total, Gastos.del.Mes, LibrosPrestados)

Son rechazados también los nombres que comiencen por un número: como 10ENERO, 2014, 2ºPeriodo, etc.
(Nombres válidos: ENERO10, _2014, SegundoPeriodo)

No son admitidos tampoco los nombres que excedan los 255 caracteres de longitud.
(Si se ingresan nombres de más de 255 caracteres, Excel cortará el nombre, eliminando los caracteres excedentes.)

 

 

El Administrador de nombres

Ya vimos que dar nombre a una celda o rango desde el Cuadro de nombres es muy sencillo. Pero, ¿cómo podemos modificar o eliminar un nombre ya creado?

Para eso debemos dirigirnos al Administrador de nombres, que encontramos en la ficha Formulas, dentro del grupo Nombres definidos. También podemos acceder a él con el atajo de teclado CTRL+F3 (esto es: presionar la tecla CTRL y, sin soltarla, presionar la tecla F3).

 

El Administrador de nombres nos da la posibilidad de modificar tanto el nombre como su referencia asociada. Para eso, basta con hacer clic en el botón Modificar, hacer los cambios deseados en la ventana que se abre y presionar el botón Aceptar.

 

Desde el Administrador de nombres también podemos borrar completamente cualquier nombre de la lista. Solo hay que seleccionar el nombre, cliquear el botón Eliminar y, luego, aceptar la confirmación que pide Excel.

 

 

Ámbito del nombre

Ya terminando, me parece importante considerar el tema del ámbito en que será reconocido el nombre.

De forma predeterminada, cuando creamos una designación para una celda o rango desde el Cuadro de nombres, Excel le asigna un ámbito global, es decir: podrás usar el nombre en todas las hojas del libro que desees.

Pero, si por alguna razón, necesitas que el nombre de una celda o rango solo esté disponible en una hoja concreta y en ninguna otra, deberás precisar que su ámbito se limite a dicha hoja.

Una forma de hacerlo es antecediendo el nombre de la hoja al nombre que desees dar a la celda o el rango.

Por ejemplo, si deseas que el nombre de celda "IVA" solo esté disponible en la hoja Sucursal 1, en el Cuadro de nombres deberás escribir:  'Sucursal 1'!IVA. (Observa que el nombre de la hoja debe ir separado del nombre de celda por un signo de exclamación y que, si el nombre de la hoja tiene espacios, debe ir entre comillas simples.)

Otra forma de delimitar el ámbito del nombre es a través del Administrador de nombres, presionando el botón Nuevo y especificando todos los datos requeridos.

 

El ámbito de un nombre no se puede modificar una vez creado. En caso de que necesites cambiarlo, no tendrás otra opción que eliminar el nombre y volverlo a crear.

 

 

Ayuda para recordar los nombres

Si no recuerdas los nombres de celda o rangos disponibles al momento de escribir una fórmula, puedes presionar la tecla F3 para que aparezca una ventana con todos los nombres disponibles. Para seleccionar cualquiera de ellos haz doble clic sobre él.

 


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