¡La IA llegó a Excel! ¿Y ahora qué?

¡Un elefante ha entrado de repente en la habitación y es imposible ignorarlo! Se llama Copilot. Nadie te ha pedido permiso para introducirlo, pero ya está aquí y no tiene ninguna intención de marcharse. Estuve semanas probándolo en Excel y aquí te cuento lo que descubrí sobre él.

Puede que te fascine la Inteligencia Artificial (IA) y que estés pendiente de todos sus avances. O puede que ya estés hasta las narices de oír de ella en todos lados.

También es posible que no estés muy al tanto del asunto y que no tengas una opinión formada.

Sea como fuere, la Inteligencia Artificial ha llegado a Excel. Desde enero de 2025, Copilot (la IA de Microsoft) se incluye como una característica predeterminada para todos los usuarios de la aplicación.

De modo que deja de ser un producto de nicho, de interés exclusivo de una minoría, para pasar al ámbito del uso popular. Esto hace inevitable un análisis de su impacto en nuestras vidas como usuarios de Excel.

En este artículo trataré de darte mi visión más objetiva y contestar, de la forma más sincera posible y con base en mi experiencia, las preguntas latentes:

¿Cómo nos afectará esto en lo inmediato y en el futuro cercano?
¿La IA hará obsoleto mi trabajo y el tuyo?
¿Desde hoy un novato en Excel será capaz de obtener los mismos resultados que un experto?
¿Es simplemente una jugada de marketing sin ninguna consecuencia real?

Presentación de Copilot en Microsoft 365, en enero de 2025.

Copilot en Excel: ¿Disponible para todos?

Como he dicho antes, la IA de Microsoft se llama Copilot.

Desde enero de 2025, Microsoft ha hecho disponible Copilot para los usuarios de los planes Familia y Personal del antiguo Office 365 (después llamado Microsoft 365) y que ahora se llama Microsoft 365 Copilot. 😩

Con esta acción estratégica, Microsoft pretende universalizar la disponibilidad de la IA para todos los usuarios de las aplicaciones de Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint, etc.). La actualización vendrá de forma automática, sin ninguna acción de parte del usuario.

En las versiones perpetuas de Office (2024 o anteriores), Copilot no estará disponible ni podrá ser instalado de ninguna manera. Tampoco estará disponible en las versiones online gratuitas de Excel, Word y PowerPoint.

Habrá que ver si, a partir de ahora, Microsoft seguirá lanzando versiones de Office perpetuas (standalone) cada cierto tiempo o si la última será la 2024.

Copilot en Excel: ¿Es gratuito?

La incorporación de Copilot en los planes Familia y Personal se presenta como un servicio gratuito. Pero, por otro lado, a partir de marzo de este año, la suscripción a Microsoft 365 Copilot sufrirá un aumento de más del 30% y, en algunos casos (dependiendo del país), de más del 40%.

De modo que la gratuidad del servicio queda un poco en entredicho. Y más, al descubrir que es posible volver a lo que la empresa llama “planes clásicos”. Es decir, las versiones de Microsoft 365 sin Copilot, que tienen un costo menor. 😳

¿Hay limitaciones en la versión "gratuita"?

Sí. El uso de Copilot en los planes Familia y Personal de Microsoft 365 tiene limitaciones.

El crédito mensual es de 60 consultas gratuitas en total. Es decir, no tenemos 60 consultas por aplicación, sino 60 para usar en todas las aplicaciones sumadas. Al inicio de cada mes, el crédito vuelve a 60.

Por otro lado, los créditos solo pueden ser usados por el titular de la suscripción. En el plan Familia de Microsoft 365, que permite al propietario de la cuenta compartir la suscripción con otras 5 personas, las características de la IA no se pueden compartir.

Copilot en Excel: La IA en acción

Si hubiera escrito este artículo en enero, sería bastante distinto. A decir verdad, me costaba ver la utilidad de Copilot en Excel. Casi lo percibía como un intruso, que se incluía más como una estrategia de marketing oportunista que por razones prácticas.

Y no es que ahora Copilot me parezca la panacea universal. Pero puedo reconocer mejor sus virtudes, pese a las limitaciones que aún posee.

Por ejemplo, hay algunos aspectos en los que Copilot puede convertirse en un ayudante muy valioso:

• En la ejecución veloz de cálculos y reportes.
• En la producción de fórmulas complejas y otros tipos de código.
• En el aprendizaje de Excel.

Cuando tengas disponible Copilot en tu versión de Excel, no podrás evitar ver su colorido logo casi al final de la cinta de opciones. Como está en la ficha Inicio, lo verás no bien abras la aplicación.

Es necesario el "autoguardado"

Por alguna razón, Copilot pide que guardes los archivos de Excel en la nube para poder trabajar con ellos. Este es un requisito que no pide en otras aplicaciones, como Word o PowerPoint. Claro, en caso de que no sepas cómo hacerlo, Copilot te guiará al respecto.

Copilot en Excel: Primeras impresiones

Hay varias formas de acceder a la IA de Microsoft para hacer cosas en Excel. Pero, en este caso, usaremos la más obvia: presionar el botón de Copilot antes mencionado.

Al hacerlo, aparecerá un panel que te dará diferentes sugerencias y te animará a que le pidas ayuda. Las propuestas de Copilot son muy variadas y van cambiando cada poco tiempo.

Frecuentemente, se adaptarán al contenido de la hoja de cálculo que tengas seleccionada. Como es lógico, Copilot tratará de predecir lo que deseas hacer y se ofrecerá a hacerlo. Pero, también, te presentará las nuevas capacidades con que va siendo dotado para que estés al tanto de ello.

Al momento de redactar este artículo, Copilot me muestra lo siguiente:

En el cuadro de texto inferior del panel siempre tendremos la opción de preguntarle lo que queramos.

Si alguna vez usaste ChatGPT o un servicio similar, verás que el chat de Copilot funciona de forma idéntica. Si nunca usaste nada parecido, solo tienes que utilizar el chat de Copilot como si del otro lado hubiera un experto en Excel al que deseas consultar.

No hay mucho más que decir al respecto. La interacción es, como vemos, bastante simple e intuitiva.

Copilot en Excel: Puntos en contra

Después de probar Copilot a conciencia durante un tiempo, llegué a descubrir para qué es bueno y para qué no.

Paradójicamente, no es muy eficiente haciendo cosas simples como la suma de una columna. En esto, cualquier usuario básico de Excel que conozca la autosuma será mucho más rápido y directo y le ganará a la IA por amplio margen.

De hecho, Copilot ni siquiera puede trabajar con un rango de datos que abarque una sola columna. Si queremos operar sobre rangos que tengan menos de 3 filas y 2 columnas debemos convertir ese rango en una tabla.

Hasta ahora,Copilot tampoco puede convertir por sí mismo un rango en tabla. Pero te dará las instrucciones necesarias para que tú puedas hacerlo.

Estas pruebas fueron las primeras que hice no bien Copilot se liberó en Excel y, la verdad, me sentí bastante decepcionado.

En aquel momento Copilot tampoco era capaz de aplicar formatos simples a las celdas (como texto en negrita o cursiva, formato de porcentaje, moneda o fecha, color de relleno o de fuente, etc.). Sin embargo, debo decir que, al momento de redactar este artículo, Copilot ya puede aplicar los formatos sin mayores problemas.

Copilot aún es incapaz de abrir archivos, de agregar filtros en rangos, de hacer listas desplegables y otras validaciones de datos, de borrar contenido y formato, de proteger hojas y libros y de asignar nombres definidos a celdas, entre otras cosas.

Pero, por lo visto, evoluciona muy velozmente.

Copilot en Excel: Puntos a favor

Lo primero que me llamó la atención al usar Copilot en Excel es la cantidad de información que condensa en la pequeña zona que tiene disponible.

En función del contexto, sugiere varias acciones que puede realizar por nosotros. Pero también puede ofrecerse a analizar lo que hace una fórmula, a encontrar la causa de algún error, o a explicarnos temas teóricos que elige al azar.

Esto lo hace una interesante fuente de conocimiento, en especial, para los usuarios más novatos. Porque no espera que le hagamos preguntas, que para alguien nuevo en Excel tal vez sean difíciles de plantear, sino que toma la iniciativa.

Sí, es posible que no necesitemos nada de lo que nos proponga en ese momento, lo que sucede a menudo. Pero, de este modo, nos está enseñando todas las cosas que es capaz de realizar.

Veamos ahora algunas de las cosas en que Copilot es especialmente útil.

Fórmulas complejas

En la creación de fórmulas Copilot tiene un desempeño bastante bueno. Aunque no siempre resuelve las cosas de manera óptima en el primer intento y en algunas ocasiones sus respuestas pueden ser diferentes a lo que esperamos, suele dar muy buenas soluciones la mayor parte del tiempo.

Es posible que nos lleve tres o cuatro créditos adicionales pedirle que afine los detalles hasta conseguir lo que buscamos. Pero, con la guía adecuada, por lo general, es capaz de realizar fórmulas realmente complejas.

La construcción de fórmulas difíciles es uno de los puntos más fuertes que tiene Copilot en Excel.

Primera fórmula compleja: Tiempo transcurrido

En el siguiente ejemplo, le pedí una fórmula que representa un verdadero desafío para la mayoría de los usuarios de Excel: Hallar el tiempo transcurrido entre dos horas, teniendo en cuenta que, en uno de los casos, el período a contar comenzó a las 22:00 de un día y terminó a las 6:00 del día siguiente.

La tabla en cuestión era la siguiente:

Copilot dio la solución de inmediato:

El resultado final fue el correcto:

Segunda fórmula compleja: Promedio ponderado

Después, probé con una fórmula aún más compleja. Le pedí a Copilot que calculara el promedio ponderado de la siguiente tabla:

La solución que dio Copilot también fue correcta en el primer intento:

Tercera fórmula compleja: Extraer correos

Sin embargo, Copilot fue incapaz de resolver mi tercera petición. Le solicité que extrajera los correos electrónicos contenidos en los textos de una columna:

Su respuesta fue una fórmula que concatenaba los textos que contenían una dirección de correo.

Le pedí lo mismo de varias maneras, tratando de ser cada vez más especifico, pero sin ningún éxito. Por el contrario, hasta utilizó en la fórmula funciones inexistentes en Excel como SUPRESP y REVERSO y una en inglés: MED. (¡¿Por qué?!😨)

Formato condicional

Copilot fue bastante eficiente al aplicar las tres o cuatro reglas sencillas de formato condicional que le solicité. Por lo cual intenté duplicar la apuesta para darle la oportunidad de brillar. ¡Y lo hizo!

Apelé a un tipo de formato que suele ser muy aplicable pero difícil de lograr para la mayoría de los usuarios: resaltar toda la fila en la que se encuentra un valor específico en una de sus columnas.

Tomando como base el rango de datos que aparece a continuación, le pedí que marcara con color verde claro las filas en las que la columna “Situación” indicara “Reponer”.

Me ofreció una solución casi perfecta, salvo por el color.

Le pedí que ajustara ese detalle y, tras varias idas y vueltas, me dio la solución correcta:

¿Crea código de macros en VBA?

Sí. Me ha creado códigos VBA bastante decentes. Al menos para resolver los casos simples que le he pedido.

Sin embargo, antes del código, Copilot nos da una importante advertencia que todavía aparece en inglés:

“CAUTION: Please carefully review the generated VBA code before running it!”

Traducido al español sería: “PRECAUCIÓN: ¡Revise con cuidado el código VBA generado antes de ejecutarlo!”

Esto está en consonancia con el mensaje que constantemente nos muestra Copilot:

¿Qué más puede hacer?

Copilot es muy eficiente haciendo análisis de datos. Con frecuencia lo verás resumiendo información en forma de tablas dinámicas y sus gráficos respectivos, aunque no se las hayas solicitado específicamente. Es una de las primeras cosas que la IA “aprendió” a hacer bien en Excel.

Otra cosa que es bastante útil para usuarios más avanzados es la posibilidad que brinda Copilot de generar expresiones regulares. Excel ha creado tres nuevas funciones que las utilizan (REGEXEXTRACCION, REGEXPRUEBA y REGEXREEMPLAZAR) y está dotando a algunas funciones anteriores con la capacidad de usarlas. Esto amplía enormemente el rango de soluciones que Excel nos puede proveer.

Pero aprender a crear las expresiones regulares y escribirlas de forma manual es bastante tedioso. Por lo tanto, que Copilot nos pueda generar las expresiones regulares que necesitamos en segundos es una ayuda inestimable.

Dedicaremos un artículo a este tema más adelante.

El siguiente cuadro resume las tareas más importantes que Copilot es capaz de llevar a cabo y cuáles no:

Lo que Copilot puede hacer en Excel	Lo que (aún) no puede (marzo 2025)
Crear y aplicar fórmulas	Importar datos de otros archivos
Aplicar formato normal a celdas	Crear tablas
Ordenar un rango o tabla	Agregar filtros a un rango
Crear y aplicar formato condicional	Crear un gráfico no dinámico
Crear tablas y gráficos dinámicos	Crear una validación de datos
Generar código VBA (macros)	Crear nombres definidos para celdas
Generar imágenes (con IA)	Insertar casillas de verificación
Generar ciertos datos de prueba	Proteger hojas ni libros
Generar expresiones regulares	Eliminar datos y formato de un rango
Hacer análisis de datos con Python	Usar Power Query

Hay varias otras cosas que Copilot no puede hacer todavía en Excel, pero aquí solo se alistan las características más usadas, a modo de ejemplo. En casi todos los casos en que Copilot no pueda llevar a cabo una acción nos dirá los pasos manuales que podemos dar para conseguirlo.

Conclusiones hasta el momento

Nos guste o no, la estrategia de Microsoft fue muy inteligente. Ya no podemos hacernos más los "distraídos" respecto a Copilot o postergar su aprendizaje indefinidamente para adelante. (Yo mismo era uno de estos “distraídos”.)

Han cambiado las reglas del juego y los que dominen Copilot primero y con más fluidez, al parecer, tendrán una ventaja competitiva.

De todos modos, contrario a lo que podría suponerse a priori, los más beneficiados a la hora de probar las posibilidades de esta nueva herramienta serán los usuarios más experimentados. Porque Copilot no anula los conocimientos que tengamos, sino que nos vuelve más productivos al proponernos formas más rápidas de obtener los mismos resultados que buscaríamos de otro modo.

Pero las riendas de nuestros proyectos seguirán dependiendo de nosotros. Copilot solo nos puede ayudar, o secundar, en aspectos específicos bajo nuestra dirección.

La idea implícita en su nombre es la de un copiloto, un piloto auxiliar que asiste al piloto principal en la conducción de un vehículo. En ese sentido, cuanto mayor sea nuestra destreza como “pilotos”, mejor. Las soluciones que nos da la IA no son mágicas, ni siquiera son siempre las más eficientes. A veces serán francamente equivocadas. Dependerá de nuestro conocimiento previo que sepamos plantearle las preguntas clave y, también, determinar si las repuestas que nos ofrece son las más idóneas.

Para los nuevos usuarios Copilot puede ser útil en mayor o menor medida, dependiendo de los antecedentes que tengan. La cantidad de posibilidades que brinda puede resultar abrumadora, confusa o desalentadora para algunos. Pero, los más hábiles en el uso de estas nuevas tecnologías o los que tengan una predisposición natural hacia ellas, aprenderán a sacarle provecho más rápido.

¡Ponlo a prueba!

Si puedes hacerlo, úsalo. Al usar Copilot personalmente comprenderás mejor qué puede y qué no puede hacer. No hay nadie mejor que tú para determinar qué provecho le puedes sacar en función de tus circunstancias.

Eres tú quien debe decidir para qué, cómo y cuándo usarlo y cuándo no.

La IA no es capaz de diferenciar entre lo correcto y lo incorrecto, es quien la use quien seguirá teniendo la responsabilidad total del contenido producido.

Lo que está claro es que la inteligencia artificial está muy lejos de ser el ente cuasi divino y superpoderoso que a menudo se nos quiere vender en Internet y en el que muchos incautos confían ciegamente, como si de un nuevo culto se tratara. Es, simplemente, una herramienta más que debes aprender a usar para sacarle el máximo beneficio. Una herramienta, incapaz de hacer todo el trabajo por sí sola.

Esto es solo el principio...

Por supuesto, hay mucho más para decir sobre Copilot. Y habrá más a medida que evolucione. Esto fue apenas una toma de contacto.  En futuros artículos me enfocaré más en las ventajas específicas que puede aportar Copilot a nuestro trabajo diario.

En varios ámbitos podremos pasar a un nuevo nivel de productividad si usamos esta nueva tecnología con inteligencia. Con nuestra inteligencia humana. La única inteligencia real, más allá de los nombres marketineros de moda.

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Este artículo se publicó por primera vez en marzo de 2025 y se basa en las características que presentaba Copilot a esa fecha. En la medida de lo posible intentaremos mantener actualizada la información por medio de enlaces a otros artículos.

La imagen superior toma elementos de un diseño de uso libre de Freepik.

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