La clave para dominar fechas y horas en Excel

Conocer la forma en que Excel maneja las fechas y las horas internamente te permitirá entender algunas situaciones que suelen despistar a los más novatos y obtener mejores resultados.


Fechas

Hacer cálculos con fechas sin ayuda de un calendario no es muy fácil. Si quieres comprobarlo, intenta calcular, por ejemplo, la cantidad de días transcurridos entre el 08/11/2013 y el 14/08/2016 mentalmente o solo con lápiz y papel.

Pero Excel tiene una forma muy práctica de manejar las fechas: las numera.

Internamente, Excel almacena las fechas como números enteros secuenciales a partir del 1 de enero de 1900. Esa es la primera fecha válida para Excel y la última es el 31/12/9999 cuyo número es el 2958465. Las fechas anteriores al 01/01/1900 no son reconocidas como tales por Excel.


Por lo tanto, el 01/01/1900 para Excel es la fecha número 1; el 02/01/1900 es la 2; el 31/01/1900 es la 31; el 01/02/1900 es la 32 y así sucesivamente. El 12/12/2012 es el día número 41255 para Excel; el 08/11/2013 (la fecha en que se publicó este artículo por primera vez), corresponde al número 41586.

Los números internos que Excel le asigna a las fechas se llaman números de serie.


Pero Excel, como los buenos prestidigitadores, no nos deja ver ese truco. Cuando nosotros ingresamos una fecha en una celda que tiene el formato General, Excel la sustituye por su número correspondiente y, de inmediato, le aplica a la celda el formato Fecha. Todo es tan rápido que, si no conocemos el truco, no nos damos cuenta de nada.

Sin embargo, todo lo dicho hasta ahora se puede comprobar muy fácilmente: si ingresas una fecha en una celda y luego le aplicas el formato General, la fecha se mostrará como un número entero. Algo similar sucede si hacemos el proceso inverso: si ingresas un número entero en una celda y luego le aplicas un formato de fecha, el número se mostrará con el formato de fecha aplicado.

Y esto nos lleva al punto clave: si le pedimos a Excel que sume 45 días a la fecha 18/02/2017, simplemente sumará 42784+45, porque internamente el 18/02/2017 tiene el número 42748. 42784+45 nos da 42829, que es el número correspondiente al 04/04/2017.



¿Qué ventajas nos da saber esto?

En primer lugar, podemos resolver los cálculos con fechas como si se tratara de operaciones aritméticas simples de números enteros. Es decir, podemos sencillamente sumar o restar días a una fecha para obtener la fecha resultante, sin tener que lidiar con los meses y los años. También podemos restar dos fechas para saber la cantidad de días que hay entre ellas.

Además, saber que Excel maneja las fechas internamente como números de serie nos ayuda a entender por qué a veces esperamos una fecha y obtenemos un número o esperamos un número y obtenemos una fecha. Es solamente un problema relacionado con el formato de número asignado a la celda, que se soluciona cambiándolo de General a Fecha o viceversa.

Por último, dejará de ser un misterio el argumento "núm_de_serie" que aparece en muchas funciones de fecha. Por ejemplo, la función MES da como resultado el número del mes de la fecha que se le ingresa como argumento. Pero la guía que ofrece Excel nos dice que debemos usar como argumento un "núm_de_serie", que para la mayoría de los usuarios es un misterio.

El núm_de_serie al que se hace referencia es, obviamente, el número de serie interno de la fecha que deseamos usar como argumento.

Pero no es necesario que sepamos el número de serie de una fecha para usar esta función. Si usamos la referencia a una celda que contiene una fecha, Excel obtendrá el número de serie por sí mismo.

Puede que te preguntes por qué la guía de Excel pide un "núm_de_serie" en lugar de pedir, lisa y llanamente, una "fecha". Yo tampoco lo sé. Pero supongo que es para evitar que los usuarios escriban una fecha dentro de la fórmula del mismo modo que lo harían normalmente en una celda, como: =MES(12/12/2012). Esta fórmula devuelve un 1 (enero) en lugar de un 12 (diciembre), que es lo que se esperaría, porque Excel interpreta esta fecha como una división (12 dividido 12, dividido 2012), que da cero. Curiosamente, para Excel la fecha 0 cae en enero (más abajo en este artículo volveremos sobre esto).

Sin embargo, Excel sí acepta las fechas escritas entre comillas como argumentos de funciones, por ejemplo: =MES("12/12/2012").



Algunos ejemplos prácticos

Veamos ahora la sencillez con la que se pueden resolver los siguientes problemas en Excel, una vez que sabemos que las fechas en realidad son números enteros.


Ejemplo 1

Problema: Calcular la fecha de vencimiento de una factura a 60 días.
Solución: Sumar 60 a la fecha de factura.


Ejemplo 2

Problema: Averiguar cuántos días faltan para que termine el año.
Solución: Restar a la fecha del último día del año la fecha de hoy.


Ejemplo 3

Problema: Obtener el importe por un alquiler de $500 diarios.
Solución: Restar a la fecha del último día de alquiler la del primer día y multiplicar ese resultado por 500.




Horas

Como es de esperar, Excel utiliza un sistema similar al que usa con las fechas para manejar las horas.

Partiendo de la base de que las horas son fracciones del día, Excel representa las horas como números decimales entre cero y uno.

La hora 12:00:00 (el mediodía) es considerado por Excel internamente como 0,5, ya que, en un día de 24 horas, 12 horas representan la mitad. La hora 6:00:00, equivale para Excel al número 0,25 (la cuarta parte del día) y así.

Ya que las fechas son representadas por números enteros, no es difícil entender que las horas se expresen con números decimales, pues una hora es simplemente una porción del día.

Como un día se compone de 24 horas, para Excel, una hora equivale a 1/24, es decir: 0,0416666666666667. Si ingresas el número 0,0416666666666667 en una celda y luego le aplicas el formato de Hora, el número se mostrará como la hora 1:00:00.


De esta manera, Excel tiene la capacidad de representar la fecha y hora de un acontecimiento como un único número, donde su parte entera representa al día y su parte decimal a la hora.

El número de serie 42784,567, por ejemplo, equivale al 18/02/2017 a las 13:36:29.



Algunas curiosidades

Si ingresamos el número cero en una celda y luego le aplicamos un formato de fecha, Excel devolverá: 00/01/1900. Una fecha inexistente, pero curiosamente funcional (si sumamos, por ejemplo, 10 días al 00/01/1900, el resultado será la fecha 10/01/1900).

Si aplicamos un formato de fecha u hora sobre un número negativo, el resultado será una serie de signos numerales o almohadillas: #######, que indican que, como es lógico, no es posible para Excel manejar fechas ni horas negativas.

Otra fecha inexistente que acepta Excel es el 29/02/1900 (el año 1900 no fue bisiesto). Pero este error no partió de Excel sino de Lotus 1-2-3, que era el software de hojas de cálculo que dominaba el mercado cuando apareció Excel. Microsoft decidió mantener el error para ser compatible con Lotus y, de este modo, evitarles un problema a los nuevos usuarios de Excel que quisieran seguir usando las planillas creadas con el software de la competencia.

También por motivos de compatibilidad, Excel para Mac utiliza un sistema de fechas distinto, que comienza el 01/01/1904. Excel para Windows puede ser configurado para limitar el ingreso de fechas a partir de 1904, en lugar de hacerlo desde el 01/01/1900. Es una modificación que se aplica solo a nivel de libro y no afecta a la aplicación entera. Sin embargo, la gran mayoría de las veces este ajuste es totalmente innecesario.

Atajos de teclado:

Podemos insertar la fecha actual en una celda usando el atajo de teclado CTRL+, (esto significa presionar la tecla CTRL y mantenerla presionada hasta presionar la coma).

Para ingresar la hora actual, debemos presionar CTRL+: (La hora ingresada mediante este atajo tendrá implícita la fecha del día, como podremos comprobar si aplicamos a la celda un formato de Fecha.)


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La imagen superior de este artículo se basa en un diseño de Freepik.

8 comentarios en «La clave para dominar fechas y horas en Excel»

  1. ¿No hay forma de romper con esa barrera del año 1900? Quiero poner fechas mas antiguas...
    ¿Hay alguna macro o algo que cambie esa configuración?

    Responder
  2. Yo estoy sumando días y horas pero necesito el numero de dias consecutivos sin embargo al intentar darle formato de celdas no me lo agrega, ejemplo:
    28, 11:37:00 (es decir llevo 28 días sumados, pero requiero ver los demas, en la celda siguiente debo sumar )
    04, 05:56:00 y solo me devuelve 01, 17:33 lo cual es un error pues deberian ser :
    33 (dias), 1:33
    Sin embargo no puedo sacarlo en las celdas, ¿me puedes apoyar? de verdad me ayudaría mucho.
    Gracias

    Responder
    • Hola, Carolina.
      Disculpa, pero solo con tan pocos datos no puedo entender el problema.
      Necesitaría ver la fórmula en su contexto.
      Lo siento.

      Responder
  3. ¿Cómo puedo hacer que las horas y minutos en cada celda vayan aumentando? Es decir, si tengo en una celda 5:10, en la siguiente celda quiero que aparezca 5:15... y así sucesivamente.

    Responder
    • Hola, José.
      Para eso podrías dar estos dos pasos:
      1. Escribir las dos primeras fechas en las dos primeras celdas, en una 5:10, en la otra 5:15.
      2. Seleccionar ambas celdas y arrastrarlas, como cuando arrastras una celda con fórmula.
      Esto genera una serie de horas que sigue el patrón indicado en las dos primeras celdas.
      Espero te sirva.
      ¡Saludos!

      Responder

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