La clave para manejar fechas y horas en Excel

El contenido de este artículo no es ningún secreto, pero sí un conocimiento que puede ayudarte mucho a simplificar y controlar mejor los cálculos con fechas y horas.

La clave para manejar fechas y horas en Excel

Fechas

Hacer operaciones con fechas sin ayuda de un calendario es bastante engorroso. Pero Excel tiene una forma muy práctica de resolver estos cálculos: internamente, le asigna un número correlativo a cada fecha a partir del 01/01/1900. De esta manera, el 01/01/1900 para Excel equivale al número 1; el 02/01/1900, al número 2; el 31/01/1900, al número 31; el 01/02/1900, al número 32; etc. El 12/12/2012 es el día número 41255 para Excel; el 08/11/2013, la fecha en que se publicó este artículo por primera vez, corresponde al número de serie 41586.

De este modo, si le pedimos a Excel que sume 45 días a la fecha 18/02/2017, simplemente sumará 42784+45, porque internamente el 18/02/2017 tiene el número de serie 42748. 42784+45 nos da 42829, que es el número de serie correspondiente al 04/04/2017.

Internamente, Excel almacena las fechas como números enteros secuenciales a partir del 1 de enero de 1900. Esa es la primera fecha válida para Excel y la última es el 31/12/9999 cuyo número de serie es el 2958465. Las fechas anteriores al 01/01/1900 no son reconocidas como tales por Excel.

 

Pero Excel, como los buenos prestidigitadores, no nos deja ver ese truco. Cuando nosotros ingresamos una fecha en una celda que tiene el formato General, Excel la sustituye por su número de serie correspondiente y, de inmediato, le aplica a la celda el formato Fecha. Todo es tan rápido que, si no conocemos el truco, no nos damos cuenta de nada.

Sin embargo, todo lo dicho hasta ahora se puede comprobar muy fácilmente: si ingresas una fecha en una celda y luego le aplicas el formato General, la fecha se mostrará como un número entero. Algo similar sucede si hacemos el proceso inverso: si ingresas un número entero en una celda y luego le aplicas un formato de fecha, el número se mostrará con el formato de fecha aplicado.

Excel detecta las fechas ingresadas

 

¿Tiene algún valor práctico saber esto? Pues, sí. Creo que sirve de mucho. Por un lado, podemos ver las operaciones con fechas como simples operaciones con números enteros. Podemos sencillamente sumar o restar días a una fecha para obtener la fecha resultante, sin tener que lidiar con los meses y los años. También podemos restar dos fechas para saber la cantidad de días que hay entre ellas.

Además, saber que Excel maneja las fechas internamente como números de serie nos ayuda a entender por qué a veces esperamos una fecha y obtenemos un número o esperamos un número y obtenemos una fecha. Es solamente un problema relacionado con el formato de número asignado a la celda, que se soluciona cambiándolo de General a Fecha o viceversa.

Por último, dejará de ser un misterio el argumento “núm_de_serie” que aparece en muchas funciones de fecha. Por ejemplo, la función MES da como resultado el número del mes de la fecha que se le ingresa como argumento. Pero la guía que ofrece Excel nos dice que debemos usar como argumento un “núm_de_serie”, que la mayoría de los usuarios no logran entender.

Número de serie

 

El núm_de_serie al que se hace referencia es obviamente, el número de serie interno de la fecha que deseamos usar como argumento.

Pero no es necesario que sepamos el número de serie de una fecha para usar esta función. Si usamos la referencia a una celda que contiene una fecha, Excel obtendrá el número de serie por sí mismo.

Puede que te preguntes por qué la guía de Excel pide un “núm_de_serie” en lugar de pedir, lisa y llanamente, una “fecha”. Yo tampoco lo sé. Pero supongo que es para evitar que los usuarios escriban una fecha dentro de la fórmula del mismo modo que lo harían normalmente en una celda, como: =MES(12/12/2012). Esto devolvería un 1 (enero) en lugar de un 12 (diciembre), porque Excel interpretaría la fecha como una división (12 dividido 12, dividido 2012), que da cero. Curiosamente, para Excel la fecha 0 cae en enero (más abajo en este artículo volveremos sobre esto).

Sin embargo, Excel sí acepta las fechas escritas entre comillas como argumentos de funciones, por ejemplo: =MES(“12/12/2012”).

 

Algunos ejemplos prácticos

Nota la sencillez con la que se pueden resolver los siguientes problemas en Excel, considerando que las fechas son en realidad números enteros.


Ejemplo 1

Problema: Calcular la fecha de vencimiento de una factura a 60 días.
Solución: Sumar 60 a la fecha de factura.

Calcular vencimiento


Ejemplo 2

Problema: Averiguar cuántos días faltan para que termine el año.
Solución: Restar a la fecha del último día del año la fecha de hoy.

Calcular días que restan del año


Ejemplo 3

Problema: Obtener el importe por un alquiler de $500 diarios.
Solución: Restar a la fecha del último día de alquiler la del primer día y multiplicar ese resultado por 500.

Calcular alquiler


 

Horas

Si hacer cálculos con días, meses y años de forma manual es complejo, mucho más lo es hacer cálculos manuales con horas.

Como es de esperar, Excel utiliza un sistema similar al que usa con las fechas para manejar las horas.

Partiendo de la base de que las horas son fracciones del día, Excel representa las horas como números decimales entre cero y uno.

La hora 12:00:00 (el mediodía) es considerado por Excel internamente como 0,5, ya que, en un día de 24 horas, 12 horas representan la mitad. La hora 06:00:00, equivale para Excel al número 0,25 (la cuarta parte del día) y así.

Ya que las fechas son representadas por números enteros, no es difícil entender que las horas se expresen con números decimales, pues una hora es simplemente una porción del día. Como un día se compone de 24 horas, para Excel, una hora equivale a 1/24, es decir: 0,0416666666666667. Si ingresas el número 0,0416666666666667 en una celda y luego le aplicas un formato de hora, el número se mostrará como la hora 1:00:00.

 

De esta manera, Excel tiene la capacidad de representar la fecha y hora de un acontecimiento como un único número, donde su parte entera representa al día y su parte decimal a la hora.

El número de serie 42784,567, por ejemplo, equivale al 18/02/2017 a las 13:36:29.

Afortunadamente, no debemos preocuparnos casi nunca de estas conversiones, que se efectúan de manera transparente a los usuarios. Pero no cabe duda de que este conocimiento de cómo Excel trabaja de forma interna, nos ayuda a sentir que lo dominamos mejor.

 

Algunas curiosidades

Si ingresamos el número cero en una celda y luego le aplicamos un formato de fecha, Excel devolverá: 00/01/1900. Una fecha inexistente, pero curiosamente funcional (si sumamos, por ejemplo, 10 días al 00/01/1900, el resultado será la fecha 10/01/1900).

Si aplicamos un formato de fecha u hora sobre un número negativo, el resultado será una serie de signos numerales o almohadillas: #######, que indican que, como es lógico, no es posible para Excel manejar fechas ni horas negativas.

Otra fecha inexistente que acepta Excel es el 29/02/1900 (el año 1900 no fue bisiesto). Pero este error no partió de Excel sino de Lotus 1-2-3, que era el software de hojas de cálculo que dominaba el mercado cuando apareció Excel. Microsoft decidió mantener el error para ser compatible con Lotus y, de este modo, evitarles un problema a los nuevos usuarios de Excel que quisieran seguir usando sus planillas de Lotus.

También por motivos de compatibilidad, Excel nos permite utilizar el sistema de fechas de Mac, que comienza el 01/01/1904, en lugar de su sistema de fechas predeterminado. Es un cambio que se aplica solo a nivel de libro y no afecta a la aplicación entera. Sin embargo, realizar este cambio no se recomienda y la gran mayoría de las veces es totalmente innecesario.

 

Atajos de teclado:

Podemos insertar la fecha actual en una celda usando el atajo de teclado CTRL+, (esto significa presionar la tecla CTRL y mantenerla presionada hasta presionar la coma).

Para ingresar la hora actual, debemos presionar CTRL+: (La hora ingresada mediante este atajo tendrá implícita la fecha del día, como podremos comprobar si aplicamos a la celda un formato de Fecha.)


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