Los atajos de teclado: ¿Son realmente útiles?

Vivimos en un tiempo en el que interfaces gráficas son tan intuitivas que casi no requieren explicación. Sin embargo, muchos usuarios de Excel siguen considerando los atajos de teclado como un ingrediente indispensable de la productividad. ¿Cuál es su verdadero valor hoy en día?

DEFINICIÓN:
Un atajo de teclado es una tecla, o combinación de teclas, desencadenante de una acción que normalmente implicaría una serie de pasos más larga. De ahí su nombre de atajos de teclado o teclas rápidas.

El diseño de los dispositivos digitales tienden a priorizar la intuición por sobre la memorización de comandos. Por eso, aprender decenas de atajos de teclado pudiera resultar tedioso, anticuado e innecesario. ¿Para qué memorizar que CTRL+G guarda un libro de Excel si podemos lograr lo mismo con un clic sobre el botón Guardar?

La respuesta de los usuarios experimentados en el uso de atajos es muy sencilla: ahorran varios metros de desplazamientos del ratón por día, lo que se traduce en un ahorro significativo de tiempo. ¿Y quién no quiere terminar el trabajo lo más rápido posible?

¿Entonces...?

¿Vale la pena aprender atajos o no? ¿Justifican sus beneficios el esfuerzo de aprenderlos? Evaluemos algunos ejemplos concretos.

Ejemplo 1: Seleccionar toda un área de datos

Quizás alguna vez has tenido que seleccionar un área de cientos o miles de filas y varias columnas. Hacer la selección con el ratón en estos casos no es lo más eficiente, pero tal vez es la única forma de hacerlo que conocías.

Y mientras veías pasar en la pantalla las interminables filas que ibas seleccionando, te preguntabas si no habría alguna manera más sencilla y rápida de hacer esto. Generalmente la frustración llega a su fin una vez que logramos terminar la selección y olvidamos el asunto… Hasta que nos enfrentamos a la misma situación de nuevo.

Miles de personas en el mundo tienen este problema, ignorando que la solución se resume a solo dos teclas: CTRL+*. Bastará con presionar la tecla CTRL y, sin soltarla, oprimir la tecla * (asterisco), para que toda el área de datos a la que pertenece la celda activa se seleccione.

 

Cuando usamos CTRL+*, Excel determina cuál es la celda activa y, a partir de allí, selecciona filas y columnas en todas direcciones hasta que toparse con una fila o columna vacía o los bordes de la hoja. Por lo tanto, lo único que tenemos que hacer antes de usar el atajo, es posicionarnos en cualquier celda dentro del área de datos que deseamos seleccionar.

Este es un caso claro en el que el uso de un atajo de teclado nos alegra la vida.

Ejemplo 2: Movernos al inicio y al fin de la hoja

Cambiemos rápidamente de escenario. Ahora la celda activa es la W41207 y necesitamos ir al inicio de la hoja. ¿Cómo lo hacemos? Podemos usar varias formas para conseguirlo, pero una de las más eficientes es usar el atajo CTRL+INICIO (o CTRL+HOME, en los teclados en inglés). ¡Listo!

¿Y si queremos ir rápidamente a la última celda utilizada? Bastará con presionar CTRL+FIN (o CTRL+END, según el teclado) ¡Pronto! Un detalle importante a tomar en cuenta es que Excel no considerará como última celda la última que contenga un dato, sino la última que haya sido usada, en cualquier momento, aunque actualmente esté vacía.

Ejemplo 3: Ir al primer o al último dato de una fila o columna

Poder saltar rápidamente al último dato de una fila o columna, en vez de desplazarnos hacia allá celda a celda, es una de las destrezas más satisfactorias que podemos aprender en Excel. Y lo mejor es que es muy fácil de aprender. Solo tienes que posicionarte en la fila o columna por la que quieras moverte y, luego, mientras mantienes apretada la tecla CTRL, presionar la TECLA DE DIRECCIÓN apropiada.

Por ejemplo, puedes saltar hacia la primera o la última celda de una columna con los atajos CTRL+↑ (flecha hacia arriba) y CTRL+↓ (flecha hacia abajo) respectivamente.

También, puedes usar CTRL+← y CTRL+→ para moverte a la primera o la última celda con datos de una fila. Muy sencillo, ¿no?

Ejemplo 4: Seleccionar un rango en un segundo

¿Y si lo que queremos no es saltar al último dato del área en la que estamos posicionados, sino que queremos seleccionar todo el rango de datos desde la celda activa hasta la última celda hacia arriba, abajo, izquierda o derecha?

Muy fácil: Solo tenemos que agregar la tecla MAYÚS (o SHIFT, en inglés) en medio del atajo anterior.

El atajo para saltar desde la celda activa a la última celda con datos es: CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN.

El atajo para seleccionar desde la celda activa a la última celda con datos es: CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN.

Estos pocos ejemplos muestran elocuentemente las ventajas de utilizar atajos de teclado. Aquí solo hemos visto cuatro. Imagínate la mejora de productividad que puede lograrse manejando diez, veinte o más.

Conclusiones

En resumen: el uso sistemático del teclado para interactuar con la computadora se traduce en una mayor velocidad, productividad y comodidad. Sin embargo, este aumento en la eficiencia tiene un precio: el esfuerzo de memorizar los atajos de teclado.

La clave para que este esfuerzo no sea demasiado pesado es no tratar de aprender todos los atajos de una sola vez. En una primera etapa bastará con aprender solo algunos de ellos. Especialmente, aquellos a los que pensamos darle un uso inmediato y que podremos aplicar con cierta regularidad. La cruda realidad es que los atajos de teclado que no se usan a menudo se olvidan. Sin embargo, los beneficios que obtendrás de memorizar unos pocos y aplicarlos, te motivarán a seguir agregando gradualmente más atajos a tu repertorio.

Seguiré ampliando este artículo.

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