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Miércoles, 13 Abril 2016 04:01

¿Por qué Excel cambia lo que escribo?

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Ingresas un número grande, por ejemplo un número de identificación tributaria y Excel lo convierte su formato a notación científica, ingresas una fracción y Excel la cambia por una fecha, aplicas formato porcentaje a un número y Excel lo agranda. ¿Por qué pasa esto y cómo hacer que Excel no interfiera en tu trabajo?

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A veces puede parecer que Excel juega con nuestra paciencia y logra alterarnos… Pero no lo hace con ese fin; es más bien un exceso de buena voluntad. Excel trata de anticiparse a lo que deseas hacer para facilitarte el trabajo. El problema es que a veces se equivoca.

 

 

Números grandes

Por ejemplo, si ingresas un número de más de 11 cifras, Excel supone que estás haciendo cálculos complejos (como la distancia entre Neptuno y el Sol o la masa de un protón) y, para facilitarte la tarea, lo convierte a su notación científica. El inconveniente es que si deseas ingresar un humilde número de identificación tributaria (que suele tener 12 o más dígitos) Excel te complica la existencia.

 

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La solución, sin embargo, es muy simple. Basta con aplicar el formato Texto antes de ingresar el número. Excel entonces tratará al número como un texto, que es lo que verdaderamente es, porque nadie va a usar un número de identificación tributaria en ningún tipo de cálculo.

 

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Otra opción es aplicarle previamente a la celda el formato Número. Es posible que, en este caso, tengas que reducirle las posiciones decimales a cero.

 

 

Porcentajes

Si digitas directamente un porcentaje, por ejemplo, la expresión 25%, Excel la mantiene tal como la escribiste. Pero si escribes 25 y luego aplicas el formato Porcentaje a la celda, Excel lo convierte en 2500%. Es un comportamiento que suele confundir y frustrar bastante a los usuarios desprevenidos. ¿Por qué sucede esto?

 

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En Excel, añadir el operador % al final de un número equivale a dividirlo entre 100.

 

La fórmula =1234*25% equivale a =1234*0,25.

 

En otras palabras, Excel permite usar la nomenclatura 25%, pero internamente lo considera como 0,25.

 

Si 0,25 equivale a 25%, 25 equivale a 2500%.

 

Esa es la razón por la cual, si aplicamos el formato Porcentaje a un número, Excel lo multiplica por 100: expresado en forma porcentual un número es cien veces más grande que expresado en su forma decimal.

 

Si escribimos 0,25 y le aplicamos el formato Porcentaje obtendremos el porcentaje deseado.

 

25% equivale a 0,25 (25 partes de cada 100, es decir: 25/100); 38% equivale a 0,38; 72% equivale a 0,72 y así por el estilo.

 

Para un análisis más detallado de los porcentajes, puedes leer el artículo: Cómo calcular porcentajes en Excel.

 

 

Fracciones

Excel fue especialmente "entrenado" para detectar fechas. Cada vez que ingresamos una expresión en una celda vacía, Excel verifica si se trata de una fecha, para aplicarle dicho formato. De esta manera, nos ahorra el trabajo de tener que aplicar el formato fecha por nosotros mismos en cada caso, lo cual sería terriblemente tedioso.

 

¿Cómo determina Excel si lo que ingresamos es una fecha? En primer lugar, está atento a las barras inclinadas y a los guiones. Cualquier expresión que los tenga es una fecha potencial. También verifica los números implicados.

 

11/7/14 es un perfecto candidato para que Excel lo catalogue como fecha; 117/14, por supuesto, no lo es.

 

Pero este comportamiento hace que la fracción 1/2 (un medio) sea transformada, vez tras vez, en 01-feb, que 3/4 sea transformada en 03-abr y así por el estilo.

 

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¿Cómo evitarlo? Basta con aplicar el formato Fracción a la celda antes de ingresarla. Excel entonces respetará nuestra voluntad.

 

Para un análisis más detallado sobre este tema, puedes leer el artículo: Cómo introducir una fracción en Excel sin morir en el intento.

 

 

Más sobre formatos de número

Los formatos de número de Excel se analizan a fondo en el artículo: Qué son los formatos de número en Excel.

 

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2 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Miércoles, 13 Abril 2016 18:00 publicado por Clases Excel

    Hola, Juan Manuel.

    Sin el archivo a la vista es muy difícil darte una respuesta. Si deseas puedes enviarme un archivo de Excel en el que se reproduzca el problema, a través de la sección Contacto:
    http://clasesexcel.com/index.php/contacto.html

    Saludos

  • Enlace al Comentario Juan Manuel Cobo Solano Miércoles, 13 Abril 2016 17:32 publicado por Juan Manuel Cobo Solano

    En primer lugar, darle las gracias por su blog, es muy didáctico.
    Si puedo, me gustaría, si fuera posible, formular una pregunta (duda) que tengo desde hace bastante tiempo y no consigo resolver. Es la siguiente: cuando en una celda introduzco una fórmula el resultado es cero. ¿Porqué?. Sin embargo en la barra de fórmulas aparece la fórmula que yo introduje
    Otra vez, me reitero, en darle las gracias.
    Atentamente,

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