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Lunes, 11 Abril 2016 16:23

Qué son los formatos de número en Excel

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Todos sabemos lo que es un formato: una serie de características gráficas aplicadas a un dato (o conjunto de datos), con el fin de destacarlo del resto. Los formatos clásicos se suelen aplicar sobre texto, modificando su estilo de letra o su tamaño, aplicándole negrita, cursiva o subrayado, cambiándole el color, etc. Sin embargo, como los protagonistas de una hoja de cálculo son los números, Excel contiene un conjunto de formatos especialmente diseñados para aplicar sobre ellos. Son los llamados formatos de número. ¿Para qué sirven? ¿Cómo usarlos? ¿Qué formatos de número tenemos disponibles?

Formatos de número en Excel 1

 

Para qué sirven

Una masa de números sin ningún tipo de formato resulta muy difícil de entender. Por eso, casi desde el surgimiento de las hojas de cálculo, se vio la necesidad de dotar a los valores numéricos de algunas características que facilitaran su lectura.

 

Formatos de número en Excel 2

 

 

Por ejemplo, supón que tienes una serie de valores numéricos a los que deseas añadirle el símbolo de alguna moneda, como $, , ¥, £, etc. En una época, si añadías uno de estos símbolos a un número escribiéndolo directamente, el valor perdía su calidad de número y pasaba a ser considerado como un texto. Con ello se cortaba toda posibilidad de hacer cálculos matemáticos con él.

 

Para solventar este problema, se crearon los formatos de número. Cuando se aplica uno de estos formatos a un número, en la celda aparece con las características asignadas, pero internamente se lo sigue considerando como el número que originalmente era. En otras palabras, el valor original no es modificado; solo se lo muestra al usuario con la apariencia que desee verlo.

 

En la barra de fórmulas se suele ver el valor real, sin formato (aunque no siempre).

 

Formatos de número en Excel 3

 

 

Las últimas versiones de Excel reconocen la mayoría de los símbolos de moneda agregados a un número directamente por medio del teclado y le asignan el formato apropiado de forma automática. (Excel también reconoce y asigna automáticamente otros tipos de formato, como porcentaje, fecha y hora. Volveremos sobre esto al final del artículo.) Sin embargo, todavía sigue siendo muy necesario para los usuarios poder elegir y aplicar formatos de número de la forma tradicional.

 


En resumen:

Los formatos de número tienen el propósito de mostrar los valores numéricos con un aspecto diferente en la celda, sin que pierdan por ello su condición de números.
Un formato de número no afecta el valor real de la celda, que puede seguir siendo usado en cálculos matemáticos.

 

 

Cómo usarlos

Lo primero es seleccionar la celda o el rango sobre el que deseamos aplicar un determinado formato.

 

Luego, podemos elegir el formato numérico deseado, de diversas maneras.

 

La más común es usar una de las opciones que tenemos a la mano en el grupo Número de la ficha Inicio.

 

Formatos de número en Excel 4

 

Formatos de número en Excel 5

 

 

La lista desplegable ubicada en este grupo nos ofrece varios formatos prestablecidos que podemos elegir con un simple clic.

 

Formatos de número en Excel 6

 

 

Si necesitáramos emplear algún formato que no está a la vista, tendremos que abrir el cuadro de diálogo Formato de Celdas. Lo podemos hacer mediante tres formas:

 

  1. Haciendo clic en el pequeño botón situado en la esquina inferior derecha del grupo Número. (Se marca en rojo en la segunda imagen hacia arriba.)
  2. Eligiendo la última opción de la lista desplegable del grupo Número. (Lo puedes ver en la imagen anterior.)
  3. Con el atajo de teclado Ctrl+1 (Es decir, presionando la tecla Ctrl y, sin soltarla, presionar el 1). El 1 debe ser el del teclado alfanumérico, arriba a la izquierda; el del teclado numérico no funciona en este atajo.

 

Una vez abierta esta ventana, debemos elegir la ficha Número (si es que no está seleccionada) y allí, entre las 12 categorías de formatos que Excel ofrece, buscar y configurar el que más nos convenga.

 

Formatos de número en Excel 7

 

 

¿Qué formatos de número tenemos disponibles?

 

Formato Descripción
General Este formato muestra el número tal como fue escrito, sin modificación alguna (salvo ciertas excepciones que se detallan en el último subtítulo de este artículo). El formato General (lo que equivale a decir: ningún formato) es el que tienen todas las celdas de forma predeterminada.
Número Se usa para poder establecer una cantidad de decimales fija (que por defecto suele ser dos) y para poder agregar separadores de millares y para determinar el modo en que se muestran los números negativos.
Moneda Añade un símbolo de moneda al número. Con este formato se pueden especificar, además, una cantidad de decimales fija y el modo en que se deben mostrar los números negativos.
Contabilidad Este formato es similar a Moneda. También permite elegir un símbolo monetario y una cantidad de decimales fija. Tiene la particularidad de alinear los símbolos de moneda y las comas decimales y de mostrar los ceros como guiones.
Fecha Este formato nos permite elegir entre diferentes nomenclaturas de fecha. Excel solo admite las fechas entre el 1/1/1900 y el 31/12/9999 inclusive, a las que asocia a una serie de números que van del 1 al 2958465. Para Excel el 1/1/1900 corresponde al número de serie 1, el 2/1/1900, corresponde al número 2 y así sucesivamente. Cuando un usuario ingresa un texto que puede ser identificado como una fecha (por ejemplo 12/12/12), Excel sustituye internamente ese valor por el número de serie correspondiente a dicha fecha e inmediatamente le aplica el formato Fecha. Si cambiamos el formato Fecha de una celda al formato General podremos ver su número de serie correspondiente.
Hora Este formato nos permite elegir entre diferentes nomenclaturas de hora. Internamente, Excel almacena las horas como números decimales entre 0 (las 00:00:00) y 0,999988425925926 (las 23:59:59), que representan una fracción del día. Cuando un usuario ingresa un texto que puede ser identificado como una hora (por ejemplo 12:12:12), Excel sustituye internamente ese valor por el número de serie correspondiente a dicha hora e inmediatamente le aplica el formato Hora. Si cambiamos el formato Hora de una celda al formato General podremos ver su número de serie correspondiente.
Porcentaje Muestra un número decimal en formato porcentaje. Puesto que, por ejemplo, 25% equivale a 0,25 (25 dividido 100), cuando hacemos la operación inversa (es decir, cuando aplicamos formato porcentaje a un número decimal), Excel lo multiplica por 100 y le añade el símbolo de porcentaje (%). El formato Porcentaje permite especificar la cantidad de decimales a usar.
Fracción Muestra un número como fracción. Aplicando previamente este formato en una celda impedimos que Excel convierta 1/2 en 01-feb o 3/4 en 03-abr. De forma predeterminada, Excel simplificará la fracción cuando que sea posible. Por ejemplo, convertirá 75/100 en 3/4.
Científica Muestra un número en notación exponencial, conocida también como notación científica. Si aplicamos este formato al número 1234567890, Excel lo mostrará como 1,23+E09. Esto reduce el tamaño de la expresión, que consta de dos partes separadas por un signo de más y que, en este caso, significa que 1,23 debe multiplicarse por 10 elevado a la novena potencia (1,23 x 109). Esto da un valor aproximado de la cifra original. La cantidad después de la E representa el exponente al que se debe elevar el número 10. De forma predeterminada, el formato Científica muestra dos posiciones decimales después de la coma; pero esta cantidad puede modificarse.
Texto Este formato trata al número como si fuese un texto, mostrándolo tal como se ha escrito y alineándolo a la izquierda.
Especial Aplica al número uno de los formatos especiales preestablecidos para que muestre la sintaxis de un código postal, un número de teléfono o un número de seguridad social.
Personalizado Esta categoría contiene algunos formatos totalmente personalizables e incluso nos permite crear nuestros propios formatos numéricos desde cero, siguiendo la sintaxis requerida. Se pueden agregar entre 200 y 250 de formatos de número personalizados, dependiendo de la versión de Excel que se esté usando.

 

La siguiente imagen muestra la apariencia que adquiere el número 1234,5 al aplicarle diferentes formatos numéricos de Excel:

 

Formatos de número en Excel 8

 

 

Ajustes de formato automáticos

Excel cambia el formato de número de forma automática en algunas circunstancias. Siempre lo hace desde el formato General a cualquier otro tipo. (Para obtener más información sobre la forma de impedir o revertir estos cambios, puedes leer el artículo: ¿Por qué Excel cambia lo que escribo?) Veamos ahora las circunstancias en que más frecuentemente lo hace:

 

  • Cuando se ingresa un número con muchos decimales y la celda no es lo suficientemente ancha para mostrarlo entero, el formato General lo redondea para que entre en el lugar disponible.
  •  

  • El formato General es cambiado a notación Científica (exponencial) si se ingresa un número de 12 o más dígitos.
  •  

  • Si se ingresa un valor que puede ser interpretado como una fecha, Excel cambia el formato de General a Fecha. Esto genera a veces algunos problemas, como cuando se intenta escribir 1/2 y Excel lo transforma en 01-feb.
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  • Si se ingresa un valor que puede ser interpretado como una hora, Excel cambia el formato de General a Hora.
  •  

  • Cuando se ingresa un número seguido del signo % (de porcentaje), Excel cambia el formato de General a Porcentaje. Internamente considera el número original como dividido entre 100; es decir, el valor 25% es interpretado por Excel como 0,25.
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  • Las últimas versiones de Excel, suelen reconocer algunos símbolos de moneda escritos directamente junto al número. En estos casos, el número será convertido al formato Moneda de forma automática. También suelen detectar la separación de millares.

 

 

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Visto 3145 veces Modificado por última vez en Viernes, 01 Julio 2016 18:13

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4 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 01 Julio 2016 17:39 publicado por Clases Excel

    Hola, Lino. Justo estaba pensando en hacer un artículo sobre eso.

    Lo que mencionas es una limitación de Excel: solo admite números de 15 cifras significativas. A partir de la 16 convierte todos los dígitos en ceros.
    El número 1236547890987654321, por ejemplo, será transformado en 1236547890987650000.

    La única forma de que Excel no lo cambie es antecediendo el número con una comilla simple ('). o dando previamente un formato de Texto a la celda donde escribirás el número. El problema que se mantiene es que, aunque ahora el número se vea correctamente, no podrás efectuar operaciones aritméticas con él. Aunque, afortunadamente, creo que en tu caso no necesitarás hacer operaciones con los números de documento.

    Saludos

  • Enlace al Comentario Lino Viernes, 01 Julio 2016 14:36 publicado por Lino

    buenos dias.
    Escribo un numero que es una referencia de un documento , este numero tiene 20 digitos al colocarlos me toma 15 digitos como los escribi y el resto me pone puros ceros.
    No lleva puntos decimales ni comas solo digitos consecutivos. Como se puede evitar esto?

  • Enlace al Comentario Clases Excel Miércoles, 13 Abril 2016 17:23 publicado por Clases Excel

    Muchas gracias, José, por darnos tu opinión. Me alegra que te haya sido útil. Saludos

  • Enlace al Comentario José Valente González Nava Miércoles, 13 Abril 2016 13:56 publicado por José Valente González Nava

    Hola..
    La verdad es la primer clase que recibo y me parece muy buena ya que es muy explícita y completa ,muy bien.

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