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Domingo, 22 Noviembre 2015 02:32

Cómo sacar provecho de los Gráficos de Cascada (Waterfall Charts)

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Los Gráficos de Cascada han ido logrando cada vez más popularidad en el ámbito empresarial, de ahí que su incorporación en Excel 2016 sea un gran acierto. Hasta la versión 2013 generar un Gráfico de Cascada en Excel era bastante complejo. ¿A qué se debe su gran aceptación popular? Veamos algunos ejemplos prácticos de su uso.

Cómo usar los Gráficos de Cascada 1

 

Los Gráficos de Cascada (Waterfall, en inglés) muestran gráficamente cómo se ha ido acumulando una serie de valores positivos y negativos para derivar en el resultado final. Puede que esto no te diga mucho, así que vamos a los hechos.

 

Un Gráfico de Cascada es especialmente útil para visualizar un estado financiero, como el siguiente estado de pérdidas y ganancias (o estado de resultados).

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 2

 

 

En el gráfico se representan los valores positivos (ingresos) con color azul, los valores negativos (egresos) con color naranja y los subtotales con color gris. Cada bloque azul y naranja usa como referencia para posicionarse la altura a la que llegó el bloque anterior (salvo el primero, que arranca desde cero). Pero cada bloque azul se estira hacia arriba y cada bloque naranja hacia abajo, hasta alcanzar su valor correspondiente. Esto da la sensación de que están flotando.

 

Los bloques grises representan subtotales, es decir, la suma de los valores correspondientes a los bloques anteriores. Cada bloque gris va desde cero hasta el nivel máximo alcanzado por el bloque anterior.

 

 

Cómo se hace

Hay varias formas de insertar un Gráfico de Cascada en una hoja.

 

Lo primero es seleccionar alguna celda dentro de rango de datos a graficar.

 

Luego puedes hacer clic en la opción Gráficos recomendados en la ficha Insertar y elegirlo (ya sea en la pestaña Gráficos recomendados o en la pestaña Todos los gráficos).

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 3

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 4

 

 

Otra forma de hacerlo es cliquear directamente el ícono del Gráfico de Cascada de la ficha Insertar y luego elegirlo en el menú desplegable.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 5

 

 

La opción Gráficos recomendados te ayuda a encontrar el gráfico más apropiado tanto a nivel funcional como estético, basándose en un análisis los datos seleccionados. Excel suele recomendar Gráficos en Cascada cuando los datos de origen contienen una columna con valores de texto, otra con una mezcla de valores positivos y negativos en formato moneda y cuando el rango en su conjunto no tiene demasiadas celdas vacías. La cantidad de datos ideal para este tipo de gráfico oscila entre 8 y 20.

 

Una vez creado el Gráfico de Cascada, podrás comprobar que el orden en el que se muestran los datos es el mismo que tienen en el rango de base. En este ejemplo, Ventas productos siempre será el primer bloque (ya que es el primer dato del rango), seguido de Ventas servicios, y así sucesivamente, hasta llegar a Ganancias Netas.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 6

 

 

Sin embargo, puede que estés diciendo: “Este gráfico está mal… Los subtotales se están sumando a los ingresos… No se están mostrando los datos como en el ejemplo original.” Y es cierto. Veamos cómo solucionarlo.

 

 

Cómo establecer los subtotales

Actualmente nuestro gráfico no refleja correctamente la realidad, pues los Subtotales se mezclan con los Ingresos, generando una asimetría positiva. Para que adquiera el significado real debemos diferenciar los Subtotales de los Ingresos y Egresos.

 

En los Gráficos de Cascada es posible establecer fácilmente cualquier valor como un subtotal. Para esto primero tendrás que seleccionar el bloque por separado. Si haces clic una vez sobre él se seleccionarán todos los bloques del gráfico. Si haces clic nuevamente, se seleccionará solo el bloque cliqueado.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 7

 

 

A continuación, haz clic derecho en el bloque seleccionado y luego elige Establecer como total en el menú desplegable.

 

¡Listo! El subtotal dejará de verse como un bloque flotante y se establecerá "en el piso", sobre el eje horizontal.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 8

 

 

Si te arrepientes de haber establecido como subtotal alguno de los bloques, puedes seleccionarlo nuevamente, hacer clic derecho sobre él y, esta vez, elegir la opción Borrar total. Volverá a comportarse como un bloque flotante normal.

 

En este ejemplo, los valores Ingresos brutos, Ganancia bruta, Ganancias s/impuestos y Ganancias netas son subtotales que se establecen como puntos clave en la comprensión de nuestro estado financiero. El uso de subtotales en un Gráfico de Cascada hace que su visualización sea más fácil de leer y digerir.

 

 

Cómo personalizarlo

Podemos modificar los colores del gráfico haciendo clic en la ficha Diseño (que solo se hace visible cuando seleccionas el gráfico) y, luego, en la opción Cambiar colores. Se desplegará una galería de combinaciones de colores que puedes elegir.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 9

 

 

Los colores usados en las combinaciones de la galería se basan en el tema actual de tu libro. Sin embargo, es posible que en algunas circunstancias desees personalizarlos aún más para llamar la atención a ciertos datos específicos. Por ejemplo, en la mayoría de los contextos financieros, el color rojo significa pérdidas de efectivo o activos.

 

Para lograrlo, haz clic en la ficha Diseño de página y luego en la opción Colores (dentro del grupo Temas). Aquí puedes seleccionar otro de los temas predefinidos o crear uno propio, cliqueando la opción Personalizar colores y estableciendo nuevos colores de Enfasis (1, 2, 3, etc.). Pero ten en cuenta que los cambios efectuados afectarán a todo el tema del libro, incluyendo los colores usados en otros gráficos.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 10

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 11

 

 

Otra opción, que no afecta el tema general del libro, es modificar individualmente los colores de cada bloque. Es un poco más laborioso pero útil en determinadas circunstancias. Basta con seleccionar el bloque de forma independiente (como se explicó más arriba), hacer clic derecho sobre él y cambiar el color de fondo en el menú contextual.

 

Excel 2016 también permite mostrar u ocultar de forma muy sencilla los distintos elementos de un gráfico. Para acceder a la lista de dichos elementos basta con presionar el botón con el símbolo de más, ubicado en el ángulo superior derecho del gráfico.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 12

 

 

Otros usos del Gráfico de Cascada

El Gráfico de Cascada se puede aplicar más allá del contexto financiero. Es perfecto, por ejemplo, representar el crecimiento anual de la población de una localidad, con el detalle de los nacimientos y defunciones que conforman el crecimiento neto.

 

En la siguiente imagen podemos comparar un Gráfico de Barras tradicional con el flamante Gráfico de Cascada, como resumen visual de todo lo explicado anteriormente. Los bloques con los subtotales del Gráfico de Cascada son equivalentes a las columnas del Gráfico de Barras. Los bloques "flotantes" del Gráfico de Cascada muestran cómo varios valores individuales conforman cada uno de los subtotales.

 

Cómo usar los Gráficos de Cascada 13

 

 

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