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Martes, 13 Octubre 2015 16:19

Cómo calcular vencimientos en Excel

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Una de las tareas más habituales en una empresa es el cálculo de vencimientos: Todo tiene una fecha límite. ¿Cómo podemos sumar días, semanas o meses enteros a una fecha, para obtener vencimientos exactos en Excel? ¿Cómo podemos excluir los feriados? Aquí van las respuestas…

Calculo de vencimientos en Excel 1

 

Días calendario

Para agregar una cantidad de días a una fecha basta con sumar, literalmente, los días a la fecha. Por ejemplo, si deseamos calcular la fecha de vencimiento de una factura cuya forma de pago es a los 30 días corridos, solo debemos sumarle 30 a la fecha de factura.

 

Sl la fecha de vencimiento fuera dos semanas después de la emisión de la factura, bastará con sumarle 14 a la fecha inicial para obtener el plazo límite de pago.

 

Calculo de vencimientos en Excel 2

 

 

Meses exactos

¿Qué sucede si no deseamos sumar días sino meses enteros a una fecha? Por ejemplo, si al 01/07/2015 le sumamos 90 días, el resultado será 29/09/2015. Sin embargo, el resultado esperado tal vez fuera 01/10/2015, es decir: 3 meses justos después.

 

Para esto existe una función muy sencilla, llamada FECHA.MES:

FECHA.MES(fecha inicial; meses)

 

Calculo de vencimientos en Excel 3

 

 

Como primer argumento de esta función debemos indicar una fecha, de alguna de las siguientes maneras:

  1. Escribiéndola directamente, entre comillas. Por ejemplo: "20/04/2014"
  2. Haciendo referencia a una celda que contenga una fecha. Por ejemplo: B3
  3. Ingresando una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo: HOY()
  4. Ingresando el número de serie de una fecha. Por ejemplo: 41749. (Excel utiliza una serie de números, desde el 1 al 2958465, para representar las fechas entre el 01/01/1900 y el 31/12/999 inclusive. Aquí puedes leer más sobre la forma en que Excel maneja las fechas)

 

El segundo argumento, debe ser un número entero que represente la cantidad de meses completos a sumar a la fecha inicial.

 

Un detalle muy interesante de la función es que nos permite no solo sumar meses a una fecha, sino también restarlos, ingresando un número de meses negativo.

FECHA.MES(“01/07/2015”; -1)

 

Si el resultado se muestra como un número en vez de como una fecha, solo debes cambiarle el formato de General a Fecha. (En el cuadro desplegable del grupo Número, en la ficha Inicio.)

 

 

Días hábiles

Ahora supongamos que debemos sumar una cantidad cualquiera de días laborables a una fecha. Imaginemos, por ejemplo, que el plazo que tenemos para terminar una tarea son 20 días hábiles. ¿Cómo podemos saltear los feriados en nuestro cálculo?

 

Tratar de resolverlo por nosotros mismos sería muy engorroso, pero una vez más Excel viene en nuestro auxilio. Esta vez con la función DIA.LAB, que tiene 2 argumentos obligatorios y uno opcional:

DIA.LAB(fecha inicial; días; [feriados])

 

Calculo de vencimientos en Excel 4

 

 

El primer argumento, fecha inicial, es idéntico al que detallamos antes para la función FECHA.MES. Como segundo argumento debemos indicar la cantidad de días a sumar (o eventualmente a restar), por medio de un número entero.

 

Con solo estos dos argumentos, la función DIA.LAB nos devuelve la fecha final del período indicado, excluyendo sábados y domingos.

DIA.LAB("01/07/2015"; 20)

 

El tercer argumento, opcional, es una lista de feriados adicionales que deben saltearse en el cálculo del período. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una matriz (del tipo: {"01/01/2016";"06/01/2016"}) que contenga las fechas.

DIA.LAB("01/01/2016"; 20; G2:G3)

DIA.LAB("01/01/2016"; 20; {"01/01/2016";"06/01/2016"})

 

Calculo de vencimientos en Excel 5

 

 

Más sobre fechas

La lógica natural de descomponer las fechas en días, meses y años para calcular los vencimientos (tal como nos lo enseñaron en la escuela) nos hubiera complicado la vida. Pero los 3 ejemplos considerados muestran lo sencillo que es resolver cálculos con fechas en Excel. Si deseas conocer algunas otras funciones de fecha útiles, te invito a leer los siguientes artículos:

 

Cómo maneja Excel las fechas y las horas

Cómo calcular fácilmente diferencias de días, meses y años con la función SIFECHA

Aplicaciones prácticas de la función SIFECHA

La función HOY y sus aplicaciones prácticas

Cómo extraer fácilmente el nombre del mes o del día desde una fecha

 

Visto 10201 veces Modificado por última vez en Domingo, 06 Marzo 2016 06:48

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4 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Lunes, 10 Octubre 2016 02:09 publicado por Clases Excel

    Hola, Angélica.
    La fórmula (suponiendo que los datos estén en las columnas A a la D y empiecen en la fila 2, dejando la fila 1 para los encabezados de columna), podría ser:
    =FECHA.MES(C2;B2)

    Espero te sirva.
    Saludos

  • Enlace al Comentario Angelica Vazquez Miércoles, 05 Octubre 2016 19:01 publicado por Angelica Vazquez

    quiero sacar el vencimiento en automático de plazos.
    ejemplo
    Factura Pago fecha vencimiento
    100 1 05/10/2016 05/11/2016
    100 2 05/10/2016 05/12/2016
    100 3 05/10/2016 05/01/2017

    como se hace? ojala puedan ayudarme

  • Enlace al Comentario Clases Excel Miércoles, 03 Agosto 2016 01:07 publicado por Clases Excel

    Hola, Yasmil.

    1) Para empezar conviene que tengas en alguna celda la fecha actual con la función:
    =HOY()
    Esta función devuelve siempre la fecha del sistema. Supongamos que esta fecha está en A1, para simplificar.

    2) Selecciona el rango de fechas a las que quieres aplicar el formato condicional. Luego, en los 3 casos, debes ir a Formato condicional -> Nueva regla -> Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan

    La configuración es lo que cambia en cada caso:
    La primera vez (color VERDE) debe quedar así:
    Valor de la celda / mayor o igual que / =$A$1
    (Suponíamos que en A1 estaba la función HOY.)

    La segunda vez (color ROJO) debe quedar así:
    Valor de la celda / menor que / =$A$1

    La tercera vez (color AMARILLO) debe quedar así:
    Valor de la celda / entre / =$A$1 / y / =$A$1 + 30

    Eso es todo, debería funcionar...
    Saludos

  • Enlace al Comentario Yasmil Martes, 02 Agosto 2016 13:56 publicado por Yasmil

    Buenos días
    Necesito generar una alerta de vencimiento en Excel, para contratos a tiempo determinado. Las condiciones que propongo para que se desarrollen automáticamente son las siguientes: Mientras que el contrato esté vigente que las fechas de la columna Vigencia estén de color verde, cosa que cuando falten 30 días para la culminación me genere una alerta cambiando para el color amarillo y que cambie a rojo a partir que se venza. Se q se puede hacer con el formato condicional, pero por más fórmulas que me han transmitido no se cumplen mis condiciones. Agradecería su pronta solución.

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