Clases Excel
Sábado, 01 Agosto 2015 05:44

Cómo depurar datos en Excel (del modo fácil)

Valora este artículo
(5 votos)

¿Te ves en la necesidad de importar datos externos a Excel con frecuencia? ¿Pierdes mucho tiempo depurando esos datos para que Excel pueda trabajar con ellos? Si es así, este artículo puede serte de gran ayuda para acelerar el proceso.

Depurar datos en Excel 1

 

Una de las tareas que más tiempo y esfuerzo consumen a la mayoría de los usuarios de Excel es la depuración de los datos. Esto se debe a que, salvo excepciones, esta tarea se desarrolla estoicamente “a mano”, corrigiendo celda a celda. ¿Es este tu caso? Si lo es, pueden serte de mucha ayuda una gran cantidad de herramientas que Excel ofrece para estos fines, pero que, por diversas razones, no se suelen usar demasiado.

 

 

1. Dar coherencia a los datos con funciones de texto

Es común que cuando importas información a Excel desde varias fuentes, los datos sean inconsistentes y desees unificarlos. Por ejemplo, pudiera haber algunos nombres y apellidos escritos totalmente en mayúscula y otros en minúscula o solo con la mayúscula inicial. Algunos campos pudieran tener espacios de más o símbolos extraños. Tal vez desees juntar en una sola celda datos que aparecen separados. O quizás quieras extraer solo una parte de los datos que figuran en cada celda.

 

Aquí van las funciones de texto más útiles para ordenar rápidamente ese caos:

 

Función Descripción
=ESPACIOS(Texto)
[Observación: En Excel 2010 puede llamarse RECORTAR.]
Remueve los espacios en blanco excedentes en un texto
=LIMPIAR(Texto) Elimina del texto todos los caracteres no imprimibles
=CONCATENAR(Texto 1; Texto 2; Texto 3…) Junta varios textos independientes en uno solo
=ENCONTRAR(Texto buscado; Texto completo; Posición inicial) Obtiene la posición en la que comienza un texto dentro de un texto mayor (diferencia mayúsculas de minúsculas)
=HALLAR(Texto buscado; Texto completo; Posición inicial) Obtiene la posición en la que comienza un texto dentro de un texto mayor (no diferencia mayúsculas de minúsculas)
=MAYUSC(Texto) Convierte en mayúsculas todas la letras de un texto
=MINUSC(Texto) Convierte en minúsculas todas la letras de un texto
=NOMPROPIO(Texto) Convierte en mayúsculas las iniciales de cada palabra en un texto y en minúsculas al resto
=IZQUIERDA(Texto; Cantidad de caracteres) Extrae de un texto la cantidad de caracteres indicada, comenzando desde la izquierda
=DERECHA(Texto; Cantidad de caracteres) Extrae de un texto la cantidad de caracteres indicada, comenzando desde la derecha
=EXTRAE(Texto; Posición inicial; Cantidad de caracteres)
[Observación: En Excel 2010 puede llamarse MED.]
Extrae de un texto la cantidad de caracteres indicada, comenzando desde la posición indicada
=LARGO(Texto) Obtiene la cantidad de caracteres de un texto
=IGUAL(Texto 1; Texto 2) Indica si dos textos son exactamente iguales
=SUSTITUIR(Texto completo; Texto a reemplazar; Texto nuevo; Cantidad de ocurrencias) Sustituye parte de un texto por otro

 

Descarga el libro con ejemplos para cada una de estas funciones:

 

Descarga el libro de ejemplo

 

 

2. Reemplazar las fórmulas por sus resultados

Después de obtener los datos deseados por medio de fórmulas (según lo sugerido en el subtítulo anterior), lo lógico es que desees eliminar las celdas con los datos de origen. Pero no es posible eliminarlas así como así, porque si lo haces las fórmulas perderán sus referencias y darán un mensaje de error.

 

Para resolver este problema te invito a leer el artículo Cómo reemplazar fórmulas por sus resultados de forma casi mágica, donde se explican 5 formas de conseguirlo, para que elijas la que te parezca más práctica.

 

 

3. Eliminar datos duplicados (o solo resaltarlos)

Excel tiene una herramienta especialmente diseñada para eliminar valores repetidos en un abrir y cerrar de ojos.

 

1) Selecciona alguna celda del rango de datos que deseas depurar.

2) Haz clic en la ficha Datos y luego en la opción Quitar duplicados, dentro del grupo Herramientas de datos. Aparecerá un cuadro de diálogo.

3) Si el rango de datos a depurar abarca varias columnas, marca en cuál o cuáles de ellas deseas buscar datos repetidos y haz clic en el botón Aceptar.

Depurar datos en Excel 2

 

 

Cuando Excel encuentre más de una fila con datos idénticos en las columnas indicadas, dejará sin tocar la primera fila y eliminará las demás.

 

Es posible que solo quieras saber qué datos están duplicados, sin eliminarlos. Para esto Excel también tiene una solución rápida:

 

1) Selecciona todo el rango de datos que deseas inspeccionar.

2) En la ficha Inicio haz clic en la opción Formato condicional, en el grupo Estilos.

3) En el menú desplegable selecciona Resaltar reglas de celdas y, luego, Duplicar valores.

4) En la segunda lista desplegable puedes especificar el formato que quieres asignar a los valores repetidos (por defecto se resaltarán con color rojo). Finalmente, haz clic en Aceptar.

 

Depurar datos en Excel 3

 

Depurar datos en Excel 4

 

 

4. Reparar números y fechas no reconocidos por Excel

Las últimas versiones de Excel permiten hacer operaciones con números expresados en formato texto, cosa que antes no ocurría. Sin embargo, sigue habiendo muchas ocasiones en que los números o las fechas importadas a Excel tienen un formato incompatible.

 

Si el separador decimal de tu equipo es la coma y copias una lista de números decimales desde Internet es muy posible que no puedas operar con ellos, porque la web suele usar el punto como separador decimal.

 

Por fortuna, este tipo de situaciones se soluciona muy fácilmente:

 

1) Selecciona el rango de números que deseas corregir.

2) Presiona Ctrl+L (esto es, presiona la tecla Ctrl y, sin soltarla, presiona la L). Este atajo es lo mismo que hacer clic en el botón Buscar y seleccionar (en el grupo Modificar de la ficha Inicio) y luego elegir la opción Reemplazar.

3) Escribe un punto (aparecerá en el cuadro de texto Buscar); luego haz clic en el cuadro de texto Reemplazar con y escribe una coma.

4) Finalmente presiona el botón Reemplazar todos.

Depurar datos en Excel 5

 

 

Con esto, todos los puntos de los valores seleccionados serán cambiados por comas y Excel ya los considerará como números hechos y derechos.

 

Puedes cambiar cualquier otro carácter que impida que Excel lo considere un número válido con este mismo proceso. Incluso puedes eliminar caracteres extras (como un símbolo de moneda), dejando vacío el cuadro de texto Reemplazar con, es decir, reemplazándolo por ningún carácter.

 

Depurar datos en Excel 6

 

 

Lo mismo que decimos para los números es aplicable para algunos formatos de fecha no compatibles, como 27.07.2015. En este caso bastaría con cambiar los puntos por barras inclinadas (/), para que Excel las reconociera.

 

 

5. Resolver problemas con números negativos

Algunos reportes, como los estados de cuenta de nuestro banco o nuestros proveedores, pueden expresar con signo negativo algunas cifras que desearíamos convertir en positivas. Hay varias formas de lograr esto, dependiendo de las circunstancias. El artículo Cómo quitar el signo negativo de un número y como convertir un número en su opuesto: negativo en positivo o viceversa, analiza todas ellas.

 

 

6. Armar o descomponer una fecha

En algunas ocasiones es posible que tengas todos los datos de fecha en celdas separadas y necesites obtener la fecha completa en una sola celda. Para eso puede serte útil la función FECHA, cuya sintaxis es:

=FECHA(Año; Mes; Día)

 

Los tres argumentos deben estar en formato numérico.

 

Depurar datos en Excel 7

 

 

Si por el contrario deseas obtener el día, mes y año de una fecha, puedes usar las siguientes funciones de fecha:

 

Función Descripción
=DIA(Fecha) Extrae el día de una fecha
=MES(Fecha) Extrae de una fecha el número correspondiente al mes
=AÑO(Fecha) Extrae el año de una fecha

 

La función MES devuelve el resultado en formato numérico.

 

En el caso de que quieras extraer el nombre del mes o el nombre del día de la semana de una fecha deberás usar la función TEXTO. En el artículo Cómo extraer fácilmente el nombre del mes o del día desde una fecha, se explica la manera de hacerlo.

 

 

7. Rellenar con ceros todas las celdas en blanco

Las celdas en blanco suelen despistar a Excel, lo que conduce a resultados erróneos. Por ejemplo, muchas veces Excel se guía por las filas y columnas en blanco para determinar automáticamente los límites de una región de datos. Además, algunas funciones tan básicas como CONTAR, dan resultados diferentes dependiendo de si en una celda hay un cero o no hay nada.

 

Afortunadamente, hay una manera de seleccionar todas las celdas en blanco a la vez y, luego, rellenarlas todas juntas con ceros o cualquier otro valor. Aquí van los pasos:

 

1) Selecciona todo el rango de datos que contiene las celdas en blanco.

2) Presiona la tecla F5. Se abrirá el cuadro de diálogo Ir a.

3) Haz clic en el botón Especial. Se abrirá el cuadro de diálogo Ir a Especial.

4) Marca la opción Celdas en blanco y luego presiona el botón Aceptar.

 

Depurar datos en Excel 8

 

Depurar datos en Excel 9

 

 

Esto seleccionará todas las celdas vacías del rango.

 

Ahora escribe un 0 (o cualquier otro dato que quieras que aparezca en cada celda en blanco). Finalmente, presiona Ctrl+Enter (es decir, haz clic en la tecla Ctrl y luego, sin soltarla, en la tecla Enter). Ten en cuenta que si solo presionas Enter, el dato se insertará únicamente en la celda activa. Ctrl+Enter, sin embargo, rellena todas las celdas seleccionadas.

 

 

8. Separar el contenido de una celda en varias

Hemos visto cómo podemos juntar varios textos en uno solo con la función CONCATENAR. Pero a veces puedes necesitar justamente lo contrario. Por ejemplo, puede ser que en una columna figuren juntos el primer nombre y el primer apellido de ciertas personas y tú necesites tenerlos separados en dos columnas.

 

Depurar datos en Excel 9

 

 

¿Cómo lograrlo? Sí, una opción sería realizar una súper fórmula que combinara varias de las funciones de texto vistas anteriormente, pero es mucho más sencillo usar una funcionalidad de Excel desarrollada justamente para este fin. Haz lo que sigue:

 

1) Selecciona los datos que quieras separar, asegurándote de que haya suficientes columnas libres hacia la derecha para acoger a las nuevas palabras resultantes.

2) Selecciona la ficha Datos y allí la opción Texto en Columnas (dentro del grupo Herramientas de datos). Esta acción abrirá un asistente que te pedirá realizar 3 pasos:

 

Paso 1: Selecciona el criterio de separación que se debe usar. Si en el texto hay un carácter separador (como un espacio o una coma), la situación más común, deja la opción por defecto: Delimitados. Luego, presiona el botón Siguiente.

 

Depurar datos en Excel 10

 

Paso 2: Indica el carácter separador. Si no es ninguno de los propuestos, marca la opción Otro e ingresa el carácter en la casilla de la derecha. Haz clic en Siguiente.

 

Depurar datos en Excel 11

 

Paso 3: Por último, presiona el botón Finalizar.

 

Depurar datos en Excel 12

 

 

Conclusiones

Espero que estos tips te resulten de ayuda a la hora de depurar datos en Excel. Es posible que ya estuvieras usando más de uno, pero también que algunos no los conocieras. Y es que a eso debe Excel parte de su popularidad: a su gran versatilidad, a la cantidad inagotable de soluciones que ofrece. Aunque lo hayamos usado durante años siempre nos sorprende con algo nuevo. ¿Quieres comentar sobre algún otro tip o solución de los que nos han quedado en el tintero?

 

Visto 7376 veces Modificado por última vez en Domingo, 06 Marzo 2016 07:27

Deja un comentario

Los campos imprescindibles están marcados con asterisco (*). Tu dirección de correo nunca será publicada.

2 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 15 Noviembre 2016 13:42 publicado por Clases Excel

    Hola, Sol.
    Eso depende de si el 33:00 tiene formato de hora o de texto. Antes que nada selecciona todas las celdas que quieras cambiar.

    Si tienen formato de hora:
    1) Presiona CTRL+1 (el 1 que está arriba a la izquierda en el teclado, no funciona con el del teclado numérico de la derecha).
    2) Selecciona "Personalizada", la última opción a la izquierda.
    3) En la casilla "Tipo" escribe [h] y presiona Aceptar.

    Si tienen formato de texto:
    1) Presiona CTRL+L.
    2) En "Buscar" escribe ":00". (En "Reemplazar con" no escribas nada).
    3) Presiona Reemplazar todos.

    Espero te ayude
    Saludos

  • Enlace al Comentario sol Lunes, 14 Noviembre 2016 22:10 publicado por sol

    quiero eliminar todos lo que va despues de los :
    ejemplo 35:00 dejarlo en 35, como lo hago

Suscríbete a nuestro Boletín gratuito

Recibe periódicamente en tu email los últimos artículos, tutoriales y otras novedades de Excel.


Tus datos son confidenciales, nunca serán compartidos con nadie.

Inicio    Contacto    Términos y condiciones    Mapa del sitio

Ir arriba

Desarrollado por www.espectradesign.com