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Lunes, 08 Junio 2015 14:29

Cómo ahorrar varias horas al año gracias a los atajos de teclado

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Nunca he encontrado un experto en Excel que no aconseje utilizar atajos de teclado para lograr una mayor productividad. Pero, por otro lado, miles de usuarios se preguntan si vale la pena el esfuerzo de aprenderse una multitud de combinaciones de teclas y hacerse el hábito de usarlas. ¿Cuánto tiempo podemos llegar a ahorrar realmente?

Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 1

 

En el sitio thekeycuts.com hicieron un experimento para responder a esa interrogante y llegaron a la conclusión de que, en promedio, se pueden ahorrar unos 10,79 minutos por día, lo que equivale a unas ¡47 horas al año! ¡Casi 2 días enteros o 6 jornadas laborales!

 

Tras esa declaración el artículo explica cómo llegaron a ese cálculo: Comprobaron el tiempo que se tarda en completar 5 acciones básicas en Excel usando atajos de teclado y lo compararon con el tiempo que se demora en efectuar esas mismas tareas con el ratón.

 

El autor reconoce que en el experimento no se consideró el tiempo que se pierde en buscar el atajo de teclado en Internet, lo que suele llevar, según estiman, unos 15 segundos. Este tiempo excede por mucho el que ahorramos con el atajo. Pero, teniendo en cuenta que son solo 5 acciones, no costará demasiado esfuerzo a ningún usuario de Excel aprender los atajos de memoria en un período muy breve. El ahorro de tiempo real vendrá, por lo tanto, después del período de aprendizaje inicial.

 

Finalmente se aclara que todas las pruebas se realizaron en Excel 2011 para Mac; un dato que no nos aporta demasiado de todas maneras.

 

Vayamos ahora a los 5 atajos analizados:

 

 

Crear filtros

Es decir, los clásicos botones en los títulos de columna, que nos permiten desplegar las diferentes opciones de filtrado de datos. Realizar esta acción con el teclado lleva, cuando menos dos clics. El atajo de teclado es Ctrl+Mayús+L. (El signo de más significa que debe mantenerse presionada la tecla anterior hasta terminar la secuencia.)

 

Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 2

 

 

Rellenar celdas hacia abajo

La tan utilizada operación que permite copiar el contenido de una celda hacia abajo, a través de un rango. En la imagen siguiente, por ejemplo, se ha colocado una fórmula en la celda D2 y se necesita que, de alguna manera, la fórmula se copie hacia abajo a las celdas restantes del rango. La forma más usada para esto es el clásico “arrastre” de la celda con el controlador de relleno (el cuadradito ubicado en el ángulo inferior derecho de la celda activa). Hay formas más rápidas de hacerlo, por ejemplo: haciendo doble clic en el controlador de relleno en lugar de arrastrarlo o convertir el rango de datos en una tabla (el atajo para esto es Ctrl+T).

 

Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 3

 

 

El atajo de teclado para rellenar hacia abajo es Ctrl+J, pero para que funcione tenemos que haber seleccionado previamente todo el rango que deseamos rellenar. Para rellenar hacia la derecha el atajo es más intuitivo: Ctril+D.

 

Para seleccionar filas o columnas de un rango de datos, puedes usar el atajo Ctrl+Mayús+TeclaDeDirección. La selección abarcará desde la celda activa hasta la última celda con datos, en el sentido indicado por la tecla de dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha).

 

 

Aplicar formato porcentaje

Como todo usuario de Excel sabe, aplicar formato porcentaje a un número suele ser una práctica muy frecuente. Hay que decir, no obstante, que realizar esta acción no está tan compleja para el ratón como las anteriores. Basta con un clic para acceder a la opción % del grupo Número, en la ficha Inicio. Aun así se ahorran varios segundos con el atajo del teclado, que, por otra parte, no es demasiado difícil de recordar: Ctrl+% (o lo que es lo mismo: Ctrl+Mayús+5).

 

Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 4

 

 

Otro tipo de formato que se aplica muy frecuentemente (tal vez más que el de porcentaje) es el de moneda. El atajo de teclado para aplicar formato de moneda a un número es tan fácil de aprender como el anterior: Ctrl+$ (o lo que es lo mismo: Ctrl+Mayús+4).

 

Para un análisis más profundo de los porcentajes en Excel puedes leer: Cómo calcular porcentajes en Excel.

 

 

Eliminar columna

Esta acción no necesita explicación. La eliminación de una columna (o fila) por medio del ratón se suele hacer en dos clics. El atajo del teclado para eliminar una columna o fila, previamente seleccionada, es también intuitivo: Ctrl+- (es decir, presionar la tecla Ctrl y, sin soltarla, presionar el signo de menos).

 

Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 5

 

 

Para seleccionar una columna entera, el atajo es Ctrl+BarraEspaciadora y para seleccionar una fila: Mayús+BarraEspaciadora.

 

Ya que estamos en este tema, no está de más agregar que para insertar una columna o fila basta con presionar Ctrl++ (es decir, presionar la tecla Ctrl y, sin soltarla, presionar el signo de más). La nueva columna aparecerá a la izquierda de la seleccionada; la nueva fila, arriba de la seleccionada.

 

 

Pegado especial

Excel permite pegar los datos de diversas maneras. Si hemos cortado o copiado información, podemos abrir las opciones de pegado especial haciendo clic en la flechita ubicada debajo del botón Pegar (ficha Inicio, grupo Portapapeles).

 

Podemos acceder a ellas más fácilmente con el atajo Alt, O, V (en este caso no es necesario mantener ninguna tecla presionada, basta con seguir la secuencia).

 

Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 6

 

 

Una de las opciones de pegado más útiles es Pegar valores, que permite copiar una fórmula y pegar solo los resultados. Para acceder directamente a esta opción de pegado especial basta con agregar la tecla V al atajo anterior: Alt, O, V, V.

 

Para conocer qué tipo de pegado corresponde a cada icono te recomiendo consultar la Infografía: Opciones de pegado en Excel.

 

 

Tablas

A continuación les dejo las tablas con los cálculos hechos por la gente de KeyCuts (traducidos) y una lista de los atajos de teclado mencionados en este artículo. Este es un plus de ClasesExcel, porque en el artículo original no se menciona ningún atajo.

 

Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 7

 

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Ahorrar tiempo usando atajos de teclado 9

 

 

Conclusiones

Es cierto que los cálculos se basaron en suposiciones sobre la cantidad de veces por día que un usuario medio realizaría las acciones estudiadas. La cantidad de días trabajados por año también es estimativa, como es lógico. Aun así, si redujéramos a la mitad el tiempo de ahorro calculado (a 3 jornadas laborales completas), sigue siendo más que significativo. Hay que tener en cuenta, además, que solo cinco acciones básicas de Excel fueron objeto de estudio, por lo que el tiempo ahorrado podría ampliarse mucho más incorporando más atajos en las tareas diarias.

 

Pero tampoco debemos ser dogmáticos y considerar al ratón como el malo de la película. Imaginemos lo que sería tener que trabajar en Excel solamente con atajos de teclado; sería sumamente frustrante. El equilibrio exacto en el uso de ambos periféricos es lo que nos dará la efectividad óptima.

 

Resumiendo: Los atajos que más nos conviene aprender son aquellos que nos permiten ahorrar tiempo en las acciones que más frecuentemente realizamos; no hay una ley inflexible en esto. Las acciones que fueron objeto del experimento son buenos ejemplos, porque prácticamente todos los usuarios de Excel las emplean muy a menudo. Sin embargo, hay acciones que se realizan más rápido con el ratón que con el teclado, como mover objetos (imágenes, gráficos, celdas, etc.). Así que, como en casi todas las cosas de la vida, en el mejor aprovechamiento del tiempo en Excel, depende del sentido común. ¿Qué piensas tú? ¿Hay algún atajo de teclado de Excel que te haya cambiado la vida?

 

Visto 4323 veces Modificado por última vez en Domingo, 06 Marzo 2016 00:27

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