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Domingo, 17 Mayo 2015 23:30

Cómo encontrar tus archivos más fácilmente

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¿Se te complica encontrar el archivo en el que debes seguir trabajando? ¿Sabes que está en alguna parte pero no te acuerdas ni siquiera el nombre? Cuando por fin lo hallas ¿te surgen dudas de si será la versión más actualizada o si habrá otra posterior? Si es así, este artículo puede serte útil.

Cómo encontrar archivos más fácilmente 1

 

Elige el nombre correcto para cada archivo

Puede ser algo obvio, pero no es recomendable guardar los archivos de Excel con el nombre que traen por defecto, como Libro1.xlsx, Libro2.xlsx, o con nombres genéricos como Archivo.xlsx, Datos.xlsx, Trabajo.xlsx, etc.

 

Es mucho más conveniente emplear títulos que describan lo más posible el contenido de cada libro. Windows permite que uses nombres de archivo de hasta 255 caracteres, por lo que no es necesario escatimar palabras. ¿Por qué llamar a un libro CStk15.xlsx si puedes llamarlo Control de Stock 2015.xlsx? Te alegrarás de haber tomado el tiempo necesario para elegirle un buen nombre cuando, dentro de una semana o un mes, te urja encontrarlo.

 

Si has creado diferentes versiones de un mismo libro evita la tentación de usar títulos como Último.xlsxFinal.xlsx o Definitivo.xlsx, para la más reciente, porque es muy probable que en poco tiempo tengas la necesidad de crear una nueva versión del archivo y el anterior ya no será el último, final o definitivo. Una buena práctica, si quieres conservar las versiones anteriores como respaldo, es agregar la fecha en el título, por ejemplo:

Lista_de_Precios_5Marzo2015.xlsx,
Lista_de_Precios_10Abril2015.xlsx,
Lista_de_Precios_18Mayo2015.xlsx,
Lista_de_Precios_22Abril2015.xlsx, etc.

 

Sin embargo, si vas a usar una fecha como parte del nombre de un archivo o carpeta, conviene que ingreses primero el año, luego el número correspondiente al mes y finalmente el día. Los días y meses entre el 1 y el 9 deben ser antecedidos por cero. De este modo los archivos o carpetas en cuestión, quedarán ordenados por orden cronológico a la vez que alfabético.

 

Cómo encontrar archivos más fácilmente 2

 

Cómo encontrar archivos más fácilmente 3

 

 

También es buena idea utilizar una nomenclatura única para los títulos de los libros con contenidos de un mismo tipo. Por ejemplo, es mejor si usas:

Gastos_Ene_2015.xlsx,
Gastos_Feb_2015.xlsx,
Gastos_Mar_2015.xlsx, etc.,

 

en vez de:

Gastos_Enero2015.xlsx,
GASTOS_de_febrero_del_2015.xlsx,
Gasto_mensual-MARZO2015.xlsx, etc.

 

 

Elige la ubicación correcta

Por último, si ordenas los archivos dentro de un sistema de carpetas y subcarpetas bien estructurado, te evitarás mucho estrés y pérdidas de tiempo innecesarias a la hora de localizarlos.

 

Visto 1994 veces Modificado por última vez en Domingo, 06 Marzo 2016 00:15

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