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Viernes, 08 Noviembre 2013 04:14

Cómo asignar nombres a celdas o rangos

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Asignar un nombre personalizado a una celda o rango de celdas es una práctica que mejora mucho la productividad. Se trata de una funcionalidad básica de Excel, pese a que muchos usuarios la desconocen. ¿Cuáles son las ventajas de la asignación de nombres a celdas y cómo implementarla?

Asignar nombres a celdas 1

 

Excel tiene una forma muy práctica de denominar a las celdas de una hoja: combinando el nombre de la columna y la fila donde está ubicada. De esta manera, a la celda que está en la columna B y la fila 3 se la identifica como B3, a la celda que está en la columna AC y la fila 159 se la identifica como AC159 y así sucesivamente. El nombre de la celda activa aparece en el Cuadro de nombres, en la zona superior izquierda de la hoja.

 

Asignar nombres a celdas 2

 

 

 ¿Y dónde está el chiste?

Sí, es muy probable que ya supieras lo que acabo de explicar. Pero lo que no todos los usuarios de Excel conocen es que se puede asignar un nombre personalizado a una celda de manera muy sencilla: Basta con posicionarte en la celda que quieres nombrar, hacer clic dentro del Cuadro de nombres, digitar el nombre y presionar Enter. Esto tiene varias ventajas.

 


Una vez que hemos asignado un nombre a una celda, Excel lo reconoce como otra referencia a esa celda. De modo que podemos usar esos nombres como sustitutos de las referencias estándar.

Las referencias con nombres personalizados son más fáciles de recordar y las fórmulas en las que se usan son más fáciles de entender. Casi todos concordaremos en que es mucho más conveniente usar fórmulas del estilo =B5/dólar que del estilo =B5/'Hoja3'!$AB$7.

 

Por ejemplo, si en la celda C3 tenemos la fecha del día, en C5 tenemos la cotización del dólar y en C6 tenemos la cotización del euro y luego otras cotizaciones de moneda, resulta más práctico asignar a dichas celdas los nombres respectivos de "fecha", "dólar", "euro", etc., y usar estas denominaciones en lugar de C3, C5, C6, etc.

 

Asignar nombres a celdas 3

 

 

Tenemos una libertad bastante amplia a la hora de asignar nombres a celdas; podemos usar prácticamente cualquier denominación, evitando unas pocas excepciones que se alistan más adelante en el artículo.

 

 

 Otra gran ventaja

Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos que necesitamos obtener el equivalente en dólares de varios importes en moneda nacional.

 

Supongamos que los importes en moneda nacional están en la columna E y empiezan en la fila 5. Los valores en dólares los vamos a calcular en la columna F.

 

Si usáramos las referencias de celda que trae Excel por defecto, colocaríamos la siguiente fórmula en F5:

=E5/C5

 

Como tal vez sepas, antes de arrastrar esta fórmula a lo largo de las demás filas donde deba aparecer, deberíamos tener la precaución de fijar C5 como una referencia absoluta, de la siguiente manera:

=E5/$C$5

 

Asignar nombres a celdas 4

 

 

Si deseas una explicación detallada de las referencias de celda relativas y absolutas, puedes leer el artículo: Todo lo que debes saber sobre las referencias relativas y absolutas.

 

Sin embargo, si utilizamos el nombre personalizado para la celda que contiene la cotización del dólar (es decir: "dólar", en este caso), Excel lo considerará directamente como una referencia absoluta, porque con ese nombre identifica exclusivamente a esa celda. De manera que ya no deberíamos preocuparnos por colocar los famosos $ para fijar la referencia y alcanzaría con escribir la siguiente fórmula en F5:

=E5/dólar

 

Asignar nombres a celdas 5

 

 


 Una gran ventaja de los nombres personalizados de celda es que equivalen a referencias absolutas.

 

 

 Dar nombres a rangos

También podemos darles nombres personalizados a rangos de celdas y no solo a celdas individuales.

 

Imaginemos que necesitamos sumar los valores contenidos en el rango C4:C166. La forma tradicional de hacerlo sería:

=SUMA(C4:C166)

 

Asignar nombres a celdas 6

 

 

Pero también podemos seleccionar el rango en cuestión, colocarle un nombre en el Cuadro de nombres (por ejemplo: "total") y usar ese nombre en la función SUMA:

=SUMA(total)

 

Asignar nombres a celdas 7

 

 

En este artículo se usan ejemplos simples de entender, para no agregar una complejidad innecesaria a la explicación. No obstante, las mayores ventajas las obtendremos al usar los nombres de rangos personalizados en funciones de búsqueda y referencia como BUSCARV, INDICE y COINCIDIR.

 

 

Limitaciones a la hora de asignar nombres

Hay algunas expresiones que no pueden usarse como nombres de celda o rango. Aquí va un resumen de las restricciones más importantes (en Excel 2007 y posteriores):

 

No se permiten nombres equivalentes a las referencias de Excel: como A1, B3, XZ48, C2:H15, etc.
(Si se ingresan en el Cuadro de nombres, Excel seleccionará las celdas o rangos en cuestión.)

Tampoco es lícito usar nombres que contengan espacios, guiones y otros caracteres especiales: como Venta-Total, Gastos del Mes, LIBROS PRESTADOS, etc.
Los únicos caracteres válidos, ademas de las letras [A...Z, a...z] y los números [0...9], son: el guión bajo [_], el punto [.], la contrabarra [\] y los signos de interrogación [¿, ?]. De todos estos caracteres no alfabéticos solo tres, el guión bajo [_], la contrabarra [\] y el signo de interrogación inicial [¿], pueden usarse al comienzo del nombre.
(Nombres válidos: Venta_Total, Gastos.del.Mes, LibrosPrestados)

Serán rechazados también los nombres que comiencen por un número: como 10ENERO, 2014, 2ºPeriodo, etc.
(Nombres válidos: ENERO10, _2014, SegundoPeriodo)

No serán admitidos tampoco los nombres que excedan los 255 caracteres de longitud.
(Si se ingresan nombres de más de 255 caracteres, Excel corta el nombre, eliminando los caracteres excedentes.)

 

 

 El Administrador de nombres

Ya hemos visto que dar nombre a una celda o rango es muy sencillo desde el Cuadro de nombres. Pero ¿cómo podemos modificar o eliminar un nombre ya creado?

 

Para eso debemos acudir al Administrador de nombres, que encontramos en la ficha Formulas (en el grupo Nombres definidos). También podemos acceder a él con el atajo de teclado CTRL+F3 (esto es: presionar la tecla CTRL y, sin soltarla, presionar F3).

 

Asignar nombres a celdas 8

 

 

El Administrador de nombres nos da la posibilidad de modificar tanto el nombre como la referencia asociadas. Basta con hacer clic en el botón Modificar, hacer los cambios deseados en la nueva ventanita que se abre y presionar el botón Aceptar.

 

Asignar nombres a celdas 9

 

Asignar nombres a celdas 10

 

 

Desde el Administrador de nombres también podemos borrar completamente cualquier nombre de la lista. Solo hay que cliquear el botón Eliminar y, luego, aceptar la confirmación que requiere Excel.

 

Asignar nombres a celdas 11

 

 

 Ámbito del nombre

Ya terminando, me parece importante considerar el tema del ámbito en que será reconocido el nombre. De forma predeterminada, cuando creamos una designación para una celda o rango desde el Cuadro de nombres, Excel le asigna un ámbito global, es decir: podrás usar el nombre en todas las hojas del libro que desees.

 

Pero, si por alguna razón, necesitas que el nombre de una celda o rango solo esté disponible en una hoja concreta y en ninguna otra, deberás precisar que su ámbito se limite a dicha hoja.

 

Esto debes hacerlo al momento de crear el nombre y a través del Administrador, presionando el botón Nuevo y especificando todos los datos requeridos.

 

Asignar nombres a celdas 12

 

 

El ámbito de un nombre no se puede modificar una vez creado. En caso de que necesites cambiarlo, no tendrás otra opción que eliminar el nombre y volverlo a crear con el ámbito correcto.

 

 


 AYUDA PARA RECORDAR LOS NOMBRES

Si no recuerdas los nombres de celda o rangos disponibles al momento de escribir una fórmula, puedes presionar la tecla F3 para que aparezca una ventana con todos los nombres disponibles. Puedes seleccionar cualquiera de ellos haciendo doble clic sobre él.

Asignar nombres a celdas 13

 

 

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