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Viernes, 23 Enero 2015 03:00

Personaliza Excel para sacarle el máximo provecho. Parte1: Configuración

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Cuando abres por primera vez una versión de Excel, éste presenta una configuración estándar. Dicha configuración es la que Microsoft supone que mejor encaja con las necesidades del usuario promedio. Miles de personas en el mundo adaptan su modo de trabajar a esta configuración predeterminada sin saber que pueden hacer justamente lo contrario: adaptar la configuración a su modo de trabajar. Hacerlo vale la pena, porque es bastante sencillo y tu productividad aumentará enormemente. Averigua cómo…

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Generalmente los usuarios novatos (y no tan novatos) pierden mucho tiempo tratando de localizar comandos, herramientas y otras funcionalidades que son de difícil acceso. Es común también perder tiempo escribiendo innumerables veces la misma información o repitiendo las mismas acciones vez tras vez. Si cada vez que empezamos una planilla arrancamos de cero, tal como cuando usamos Excel por primera vez, perderemos muchísimo tiempo innecesariamente.

 

En esta serie de cuatro artículos, vamos a centrarnos en cuatro formas distintas en las que podemos personalizar Excel. Ellas son:

 

  1. Modificar opciones de configuración predeterminadas
  2. Personalizar la barra de acceso rápido y la cinta de opciones
  3. Usar plantillas de temas y estilos
  4. Automatizar tareas repetitivas con macros

 

En esta primera entrega abordaremos el primer método de personalización, es decir, la configuración de algunas opciones de Excel desde la Vista Backstage, disponible desde Excel 2007. (La posibilidad de cambiar muchas de las opciones predeterminadas de Excel existe desde Excel 2000, aunque la manera de acceder a ellas puede ser algo diferente en cada versión. En esta serie de artículos explicaremos cómo hacerlo desde la versión 2007.)

 

 

Cómo acceder a la Vista Backstage

En inglés la expresión backstage se usa para referirse a lo que pasa entre bastidores, en la parte de atrás. La Vista Backstage de Excel es una especie de panel de control desde la cual se manejan los archivos y en la cual se configura la forma en que deben comportarse. Algunas de las modificaciones que se hagan en el Backstage afectarán a todos los archivos de Excel y otras solamente al actual. Las mencionadas en este artículo tendrán efecto en todos los libros creados a partir de los cambios.

 

Para poder modificar la configuración predeterminada en Excel 2007 debes hacer clic en el botón de Office, y luego presionar el botón Opciones de Excel, ubicado en la parte inferior derecha.

 

En tanto que para poder cambiar los valores por defecto en Excel 2010 y 2013, debes cliquear en la ficha Archivo y después sobre el ítem Opciones, en el panel izquierdo.

 

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En todos los casos se abrirá una nueva ventana denominada Opciones de Excel.

 

 

Tip 1: Modifica la cantidad de hojas predeterminada

Cuando creamos un libro nuevo en Excel 2013, de forma preestablecida contiene solo 1 hoja. En las versiones anteriores todo libro nuevo contiene 3 hojas en blanco. ¿Cómo puedes hacer para modificar la cantidad de hojas que Excel crea de manera predeterminada?

 

La opción está en la sección Más frecuentes en Excel 2007 y General en Excel 2010 y 2013.

 

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Tip 2: Deshabilita la comprobación automática de errores

Excel de forma predeterminada está alerta a los posibles errores que pudieras cometer y, si los datos de un rango o tabla no siguen el patrón esperado, te los señala. Por ejemplo, cuando una celda contiene una fórmula diferente a las del resto de la columna, Excel presupone un error. El problema es que muchas veces no se trata de ninguna equivocación tuya, sino que es Excel quien se equivoca. Si esto te ha ocurrido varias veces y nunca se trata de un verdadero error, es posible que desees deshabilitar este comportamiento predeterminado. Para ello debes ir a la sección Fórmulas y destildar la opción Habilitar comprobación de errores en segundo plano. Otra posibilidad, más personalizada, es elegir individualmente qué opciones de comprobación de errores marcar o desmarcar, de entre las que se alistan como Reglas de verificación de Excel. Cada una de ellas tiene una breve explicación de lo que hace y un ejemplo sencillo.

 

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Ahora bien, si estas alertas de Excel te son útiles y te han ayudado a corregir problemas reales, tal vez no sea buena idea que las deshabilites. Esta serie de artículos tiene como objetivo que mejores tu productividad. Si esta característica de Excel solo te distrae innecesariamente y te quita tiempo, es claro que te conviene quitarla. Si te permite solucionar problemas que de otro modo hubieran pasado desapercibidos o te hubiera tomado mucho más trabajo encontrar, no la quites.

 

 

Tip 3: Dile a Excel cada cuánto y dónde quieres guardar tus datos

De manera preestablecida Excel guarda una copia de cada libro abierto cada 10 minutos. Esto te da la seguridad de que, si se llegase a bloquear o apagar imprevistamente tu equipo mientras usas Excel, solo perderías, como mucho, los últimos 10 minutos de trabajo. Si perder 10 minutos de trabajo te parece demasiado, puedes indicarle a Excel que grabe el libro cada un período de tiempo más corto. Esta opción debes configurarla en la sección Guardar, como se muestra en la imagen siguiente. De paso, en la misma sección, puedes indicarle a Excel qué carpeta debe abrir al momento de guardar un libro. De forma predeterminada Excel abre la carpeta Documentos, pero no todos almacenamos indiscriminadamente todos nuestros archivos allí. Si sueles hacer un pequeño tour por tu sistema operativo para llegar a la carpeta de destino cada vez que grabas tus datos, esta opción te va a encantar.

 

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Tip 4: Saca provecho de la Autocorrección

Cómo su nombre lo indica, esta herramienta permite que Excel corrija errores ortográficos o de tipeo frecuentes, de manera automática. Por ejemplo, si escribimos “a imprimido”, Excel directamente cambiará esa expresión por “ha impreso”, si digitamos “desed”, la cambiará por “desde”. Sin embargo podemos darle una tarea más interesante: la de simplificarnos la digitación. Si tienes necesidad de ingresar los mismos datos regularmente, como tu mail, tu teléfono, la dirección de la empresa, etc., este truco te puede ser útil.  Por ejemplo, puedes crear la regla de que cuando tipees la expresión mm, Excel la sustituya por tu email o que cuando escribas t1, Excel reemplace esa expresión por tu número de teléfono, etc. Por supuesto, cada abreviatura será de tu total invención. Con la práctica irás desarrollando una nomenclatura propia.

 

Otra utilidad que se le puede dar a esta funcionalidad es la de acelerar el ingreso de fórmulas muy usadas. Podemos, por ejemplo, hacer que cuando escribamos bv, Excel sustituya esto por =BUSCARV( o que la expresión ssi sea reemplazada por =SUMAR.SI.CONJUNTO(.

 

¿Cómo agregamos estas reglas a la lista de Autocorrección? Al hacer clic en el botón Opciones de autocorrección… (en la sección Revisión) se abrirá la ventana de Autocorrección, que contiene el listado de todas las expresiones que Excel corrige de forma automática.

 

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Escribe la nueva expresión, que deseas que sea cambiada automáticamente por otra, en la casilla Reemplazar. Luego, en la casilla Con, ingresa la expresión que sustituirá a la que escribiste en Reemplazar. Luego presiona el botón Agregar.

 

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Si deseas eliminar una expresión de la lista de Autocorrección, selecciónala en el listado y presiona el botón Eliminar.

 

Para modificar una expresión, selecciónala y edita el contenido de la casilla Con. Luego presiona el botón Reemplazar.

 

Vale la pena aclarar que esta funcionalidad es común a varias aplicaciones de Office, incluidas Word y PowerPoint, de modo que todo cambio que hagas en las opciones de autocorrección desde una aplicación, afectará también a las demás.

 

 

Tip 5: Genera Listas personalizadas

Si escribes Enero en una celda y la arrastras con el controlador de relleno (es decir: el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda) Excel generará una lista ordenada de los meses.

 

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Si ingresas Lunes en una celda (o Jueves, o Sábado, no es necesario empezar por un nombre concreto) y la arrastras, aparecerá un listado de los días de la semana.

 

Pero lo mejor es que puedes crear listas personalizadas de las provincias, departamentos o ciudades de tu país, de las secciones de tu empresa, de las materias que estás cursando, de los gastos fijos del mes o de lo que quieras. Cualquier lista que utilices a menudo puedes añadirla a la de las predeterminadas y así evitar tener que escribirlas vez tras vez.

 

Hay varias formas de lograr esto. Veamos una:

 

Ingresa todos los elementos de tu lista en un rango de celdas. Deben estar en el orden en que deseas que aparezcan.

 

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Ingresa en la Vista Backstage. En Excel 2007 elige la sección Más frecuentes; en Excel 2010 y 2013 elige Avanzadas. Busca en el panel derecho de la ventana el botón Modificar listas personalizadas… y presiónalo. (En 2007 este botón está a simple vista en la ventana; en las versiones 2010 y 2013 deberás desplazarte hacia abajo hasta encontrarlo en el grupo General.)

 

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Se abrirá la ventana con las Listas personalizadas. En el cuadro de texto Importar lista desde las celdas:, ingresa el rango con el listado. Finalmente, presiona el botón Importar. ¡Listo!

 

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La lista creada estará disponible en todos los libros que crees a partir de entonces.

 

 

Esto es solo el comienzo

La configuración de las opciones del Backstage es solo uno de los métodos de personalización con los que contamos en Excel. Te invitamos a seguir viendo muchas más formas en los próximos artículos de esta serie.

 

Visto 3692 veces Modificado por última vez en Domingo, 06 Marzo 2016 05:21

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