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Viernes, 09 Enero 2015 04:28

Gráficos dentro de celdas

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Excel 2010 trajo como novedad la incorporación de los minigráficos, que no son otra cosa que gráficos tan diminutos que caben en una celda y sirven para visualizar rápidamente tendencias. Sin embargo, no son la única forma de graficar tendencias en poco espacio. Te presentamos aquí cuatro opciones diferentes, para que puedas encontrar el estilo que más se adapte a tus necesidades.

Gráficos en celdas 1

 

Los minigráficos

Los minigráficos sirven para mostrar tendencias en una serie de valores. De un solo vistazo podemos detectar aumentos o disminuciones, ciclos o valores mínimos y máximos. La ventaja del minigráfico, es que ayuda a “digerir” mejor la información escondida en una serie de números. Por lo general, a la gente le aburren los números pero le atraen las imágenes.

 

Veamos un ejemplo sencillo:

 

Gráficos en celdas 2

 

 

Analizar la tendencia de las ventas basándonos solo en los números nos hubiera llevado un poco más de tiempo y esfuerzo que entender lo que muestra el minigráfico.

 

Hasta Excel 2013 disponemos de tres tipos de minigráficos diferentes: de línea, de columna y de ganancia o pérdida. El último solo es útil cuando dentro del rango a graficar existen tanto valores positivos como negativos.

 

Gráficos en celdas 3

 

 

Puedes insertar un minigráfico desde el grupo Minigráficos de la ficha Insertar.

 

Gráficos en celdas 4

 

 

Al hacer clic en uno de los tres tipos disponibles, se abrirá un cuadro de diálogo pidiéndote el rango de datos que quieres graficar y la celda en la que deseas ubicar el minigráfico. Una vez ingresados los datos, haz clic en el botón Aceptar y aparecerá tu pequeño gráfico tal y como lo pediste.

 

Gráficos en celdas 5

 

 

Barras de datos

Como acabamos de ver, los minigráficos representan los datos de varias celdas en una sola y son idóneos para datos que se distribuyen de manera horizontal, sobre una fila.

 

Pero a veces puede sernos más útil estudiar la tendencia por medio de representar gráficamente cada valor numérico en una celda diferente, como en el ejemplo siguiente:

 

Gráficos en celdas 6

 

 

Aquí los valores se distribuyen verticalmente, a lo largo de una columna y en la misma columna se representa porcentualmente cada valor con una barra de color. Una barra de datos ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. Se asemeja (aunque no lo es), a un gráfico con los ejes cambiados que abarca varias celdas.

 

Esta es una funcionalidad que Excel incorpora desde la versión 2007, como una opción más de formato condicional.

 

Para ver las barras de datos en acción, debes seleccionar un rango de números, hacer clic en la opción Formato condicional (en el grupo Estilos de la ficha Inicio) y, luego, en la opción Barras de datos. Se desplegarán allí varios formatos de barras predeterminadas para escoger. Si quieres puedes aplicar diferentes formatos a modo de aprendizaje y comprobar que efectos causan.

 

Gráficos en celdas 7

 

 

Escalas de color

La escalas de color son primas hermanas de las barras de datos. Su principal diferencia radica en que, en lugar de mostrar las variaciones de los valores por la largura de las barras, lo hace por medio de una escala de color.

 

Una escala muy frecuentemente usada es la que asigna el color verde al valor más alto del rango, rojo al menor y amarillo a la media de ambos valores. Los demás valores tendrán los colores intermedios de la escala.

 

Gráficos en celdas 8

 

 

Para aplicar una escala de color, debes seleccionar un rango de números, hacer clic en la opción Formato condicional (en el grupo Estilos de la ficha Inicio) y, luego, en la opción Escalas de color. Aparecerán varias escalas prediseñadas listas para usar.

 

Gráficos en celdas 9

 

 

Gráficos “manuales”

Hubo un tiempo, no hace mucho, cuando no teníamos ninguna de las opciones anteriores y era necesario usar el ingenio para graficar tendencias, si no queríamos recurrir a gráficos hechos y derechos.

 

Una solución interesante consistía en obtener una especie de Barras de datos “caseras”, implementadas a base de combinar una fórmula sencilla y algunos formatos de fuentes específicos.

 

Gráficos en celdas 10

 

 

Quizás hoy ya no sea demasiado atractivo ni práctico implementar este sistema, pero me parece una buena forma de “jugar” con Excel de manera didáctica.

 

La clave consiste en repetir tantas veces como sea necesario algún carácter que genere una apariencia visual similar a una barra. La función REPETIR hace justamente eso, repite un mismo carácter una cantidad de veces determinada. Los dos parámetros que requiere son, precisamente, el tipo de carácter que queremos repetir y la cantidad de veces que debe repetirse.

=REPETIR(texto a repetir;cantidad de veces)

 

Aquí van algunas combinaciones de fórmula y formato que pueden usarse:

 

Gráficos en celdas 11

 

 

Celda C5: Celda D5 Celda E5
Fórmula: =REPETIR("|";B5)
Fuente: Script (tamaño 7, negrita)
Fórmula: =REPETIR("n";B5/5)
Fuente: Windings (tamaño 7, negrita)
Fórmula: =REPETIR("|";B5/2)
Fuente: Arial (tamaño 7, negrita)

 

Un par de consideraciones importantes:

 

El carácter usado en las columnas C y E es la barra vertical, que se puede conseguir al presionar la tecla Alt y, sin soltarla, escribir 124.

 

A veces puede ser conveniente dividir la cantidad entre 2 o 5, para que la cadena de caracteres no sea excesivamente larga. Como es lógico, para que se mantenga la coherencia, en todas las fórmulas de la misma columna, la cantidad debe ser dividida por el mismo coeficiente.

 

 

A partir de Excel 2013...

Excel 2013 nos brinda formas más sencillas de insertar minigráficos, Puedes hacerlo del siguiente modo:

 

1) Selecciona todo el rango de datos que deseas graficar.

2) Haz clic en el pequeño botón de Análisis rápido que aparecerá en la esquina inferior derecha de la selección. (Los dos pasos anteriores pueden abreviarse seleccionado una celda del rango de datos y usando el atajo Ctrl+Q.)

3) Haz clic en la etiqueta Minigráficos y elige el estilo apropiado. Los minigráficos se generarán a la derecha de la selección.

 

Gráficos en celdas 12

 

 

Entre las opciones de Análisis rápido, hallarás también un estilo predeterminado de Barra de datos y otro de Escala de colores.

 

Gráficos en celdas 13

 

 

Y ahora: la práctica

Lo explicado en este artículo es solo la punta del iceberg de lo que Excel ofrece respecto a minigráficos y formato condicional. Sería imposible analizar todas sus características en un solo artículo. Por eso, una vez que domines los conceptos básicos sobre su uso, te invito a seguir investigando por tu cuenta qué otras posibilidades ofrecen estas herramientas.

 

Para ir entrando en calor, te invito a descargar el libro usado de ejemplo en el artículo y usarlo como primer campo de pruebas.

 

Descarga el libro de ejemplo

 

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