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Martes, 06 Enero 2015 17:09

10 opciones “escondidas” que facilitan tu trabajo en Excel

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Excel contiene muchas funcionalidades que nos ayudan a trabajar de manera más cómoda y rápida. Pero están tan inteligentemente ”camufladas” para que no estorben, que pasan desapercibidas para la mayoría de los usuarios. Aquí te alistamos 10 de las más útiles. Todas son aplicables al menos desde Excel 2007.

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1) Esconder y mostrar la Cinta de opciones

Si la Cinta de opciones te quita demasiado espacio puedes esconderla haciendo doble clic en el nombre de la ficha seleccionada. Si luego necesitas usarla, basta con que hagas un clic simple en el nombre de una ficha para que la Cinta aparezca momentáneamente. Se volverá a ocultar cuando hagas clic en cualquier celda.

 

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Para volver a mostrar la Cinta de forma permanente, vuelve a hacer doble clic en el nombre de cualquiera de las fichas.

 

El atajo de teclado para esconder y mostrar la Cinta de opciones es Ctrl+F1.

 

Otra forma de ocultar la Cinta de opciones (en Excel 2010 y 2013) es por medio de un pequeño botón ubicado sobre el sector superior derecho de la ventana. En Excel 2010 se encuentra encima de la Cinta y en Excel 2013, debajo:

 

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2) Ampliar la Barra de fórmulas

Si tienes que lidiar con una fórmula tan larga que no cabe en la Barra de fórmulas, puedes ampliar su tamaño haciendo clic en el botón ubicado a la derecha de la Barra. Para volverla al tamaño predeterminado, vuelve a cliquear el mismo botón.

 

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3) Seleccionar todas las celdas de la hoja a la vez

Puedes seleccionar todas las celdas de la hoja activa con un simple clic. Debes hacerlo en el cuadro formado por la intersección de los títulos de fila y columna.

 

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En Excel 2007 y 2010 puedes lograr lo mismo con el atajo Ctrl+E.

 

Para quitar la selección haz clic en cualquier celda.

 

 

4) Contar, Sumar y Promediar valores con solo seleccionar

Aunque casi nadie se percata de ello, cada vez que seleccionas un rango de celdas con datos, Excel muestra automáticamente cierta información, como la cantidad de celdas seleccionadas, en la zona inferior derecha de la ventana. Si la selección tiene valores numéricos, Excel también devolverá la suma de dichos valores y su promedio. La banda donde aparece esta información se llama Barra de estado.

 

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Si haces clic con el botón derecho del ratón en esa misma Barra, aparece un menú contextual con todos los cálculos automáticos que se pueden incluir o quitar.

 

 

5) Recuperar los últimos 24 elementos copiados o cortados

Si miras atentamente, en la esquina inferior derecha del grupo Portapapeles (en la ficha Inicio), verás un botón muy pequeño que generalmente pasa desapercibido. Haciendo clic en él aparecerá un panel con los 24 últimos contenidos copiados o cortados, que puedes reutilizar.

 

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Para ver más detalles sobre esta característica puedes consultar el artículo: El portapapeles de Excel guarda los últimos 24 elementos copiado o cortados.

 

 

6) Combinar horizontalmente

Puedes seleccionar varias celdas adyacentes y combinarlas en una gran celda, presionando la opción Combinar y centrar, (en el grupo Alineación de la ficha Inicio). Esto es probable que ya lo supieras. Lo que no es tan conocido es que la opción Combinar y centrar no es un simple botón, sino una lista desplegable que ofrece más opciones. Si haces clic en la flechita a la derecha de Combinar y centrar, aparecerá disponible el ítem Combinar horizontalmente que te evita tener que combinar varios grupos de celdas fila tras fila.

 

Por ejemplo, supongamos que tienes que combinar las celdas de las columnas C y D desde la fila 1 a la 3. No es necesario que combines por separado C1:D1; C2:D2 y C3:D3. Puedes seleccionar todo el rango (C1:D3) y aplicarle la opción Combinar y centrar horizontalmente.

 

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7) Copiar formato de una sola vez en celdas separadas

Una de las formas más usuales de copiar el formato de una celda en otra es con la opción Copiar formato (en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio). El proceso es bastante conocido. Consiste en seleccionar la celda que tiene el formato deseado, hacer clic en Copiar formato (el puntero del mouse se transformará en una brocha) y hacer clic en la celda a la que quieres aplicar el formato.

 

Si desearas aplicar el formato a un rango solo tendrías que arrastrar el ratón sobre dicho rango.

 

El problema de este procedimiento es que después de aplicar el formato a una celda o un rango, el puntero pierde su apariencia de brocha y vuelve a la normalidad, lo que nos indica que ya se terminó la “magia”. ¿Cómo podemos hacer para aplicar un mismo formato a varias celdas o rangos separados, sin tener que hacer clic en Copiar formato cada vez?

 

Muy fácil: Basta con hacer doble clic en Copiar formato. Todas las celdas y rangos que seleccionemos de aquí en más quedarán con el formato copiado. Para salir de este estado y volver a la normalidad, bastará con hacer clic de nuevo en Copiar formato.

 

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8) Borrar todo

Cuando usamos la tecla Suprimir (o Supr) para eliminar el contenido de una celda, no eliminamos el formato y los comentarios que pudiera contener. La mayoría de los usuarios eliminan cada cosa por separado de forma manual, deshaciendo lo hecho paso a paso. Sin embargo, puedes utilizar la opción Borrar (en el grupo Modificar de la ficha Inicio), para eliminar todo de un plumazo.

 

Al hacer clic en Borrar se despliega un listado de opciones entre las que se encuentra Borrar todo, que deja la celda o rango seleccionado totalmente limpio de contenido, formato, comentarios y, en Excel 2010 y 2013, hipervínculos. También puedes optar por una sola de las opciones.

 

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Cabe aclarar, por si acaso, que eliminar el formato incluye eliminar el formato condicional.

 

 

9) Personalizar la Barra de acceso rápido

Una muy buena práctica para aumentar la productividad en cualquier tarea es colocar a mano las herramientas que vamos a utilizar. Excel nos permite hacer esto por medio de la Barra de acceso rápido, que aparece arriba a la izquierda de la ventana. Si haces clic en el botón a la derecha de la Barra, se desplegará una lista de herramientas que puedes seleccionar. Si la deseada no estuviera disponible aquí, haz clic en la opción Más comandos…

 

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En el cuadro de diálogo que se abrirá, busca la herramienta y presiona el botón Agregar. Finalmente, haz clic en el botón Aceptar.

 

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10) Ir de inmediato a cualquier celda

Puedes ir de inmediato a cualquier celda ingresando su referencia en el Cuadro de nombres y presionando la tecla Enter.

 

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