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Miércoles, 26 Noviembre 2014 05:35

Excel Online: ¿Te sirve?

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Sabemos que Excel es parte del paquete de aplicaciones Office y que son varias las versiones de Office que Microsoft hace disponibles en la actualidad. Básicamente las podemos dividir en 3 grandes grupos: Office 2013, Office 365 y Office Online. La única que puede ser usada de forma totalmente gratuita es Office Online, aunque, como es lógico, presenta ciertas limitaciones en relación a las versiones de pago. ¿Cuáles son las limitaciones de Excel Online y cuáles sus ventajas?

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¿Por qué evaluar las opciones?

Una cosa es clara: las licencias de pago de Microsoft no se caracterizan por ser económicas, por lo que al momento de evaluar la compra de Office debemos ser cuidadosos en la elección. Una pregunta que podemos hacernos es: ¿Realmente necesito todas las prestaciones de las versiones de pago de Office? ¿Qué es lo que realmente voy a utilizar?

 

Ante la perspectiva de tener que desembolsar cientos de dólares cada vez que Microsoft lance una nueva versión de Office o la de tener que gastar unos 1000 dólares en los próximos diez años por una suscripción a Office 365, es importante analizar seriamente si Office Online pueden satisfacer nuestras necesidades.

 

Centrémonos en analizar las virtudes y desventajas de Excel Online, que es la aplicación de Office que nos interesa más particularmente. (Puedes obtener una introducción a las características de Office Online y Excel Online en los artículos: Office Online: Office gratuiito en la red y Excel Online: Qué es y cómo usarlo.)

 


Existen otras opciones en la web para poder realizar prácticamente las mismas tareas que con Office Online, entre las que se destaca principalmente Google Docs , de la empresa Google. Como es lógico también hay ciertas diferencias entre ambos servicios, lo que hace que algunos usuarios se decanten en favor de uno u otro. En este artículo lo que pretendemos no es hacer una comparación entre Office Online y Google Docs, sino entre las aplicaciones ofimáticas online y de escritorio.

Como representante de las propuestas online elegimos la de Office, por provenir de la empresa creadora de Excel (Microsoft). De este modo podemos comparar a Excel contra Excel. No obstante, la mayoría de los conceptos vertidos en este artículo respecto a virtudes y carencias de las versiones online de las aplicaciones ofimáticas, son igualmente aplicables a Office Online y a Google Docs. (Puedes tener una visita guiada sobre Google Docs aquí: www.google.com/google-d-s/intl/es/tour1.html.)

 

 

El propósito declarado de Excel Online

El propósito de Excel Online no es de ningún modo reemplazar a las versiones de pago. Microsoft lo presenta, en realidad, como una forma de ampliar las capacidades de las versiones de escritorio. Mediante Excel Online, por ejemplo, es posible que un usuario con conexión a Internet tenga acceso a sus archivos personales, los lea e incluso les haga pequeñas modificaciones, aunque no esté trabajando en su propio equipo. Excel Online presenta, además, formas más sencillas y novedosas de compartir los archivos: ya no es necesario que un usuario envíe un archivo por mail para que otro lo edite y lo devuelva al primero; ahora es posible que ambos accedan a él simultáneamente y lo editen, viendo cada uno en tiempo real los cambios del otro.

 

Todas estas características hacen de Excel Online un complemento excelente para la versión de escritorio. Pero ¿puede sernos de utilidad Excel Online por sí solo?

 

 

¿Realmente necesitas tener la versión completa de Excel?

Esta puede ser la pregunta clave del artículo. La versión online de Excel no tiene más que una pequeña fracción de todo el contenido que la versión completa ofrece. Sin embargo es posible que te encuentres entre el vasto grupo de usuarios que solo acostumbra a usar las características básicas que ofrece la versión online, como las funciones o los gráficos.

 

Para los estudiantes novatos de Excel, por ejemplo, la versión online puede ser una muy buena oportunidad de aprender las características básicas de la aplicación, sin tener que pagar ni un centavo por ella.

 

En este caso la falta de características avanzadas incluso puede llegar a ser una ventaja, ya que una interfaz más simple facilita el acceso a las herramientas más utilizadas.

 

También puede ser una excelente opción para aquellos que usan Excel a nivel hogareño, (por ejemplo, para hacer cálculos domésticos como los gastos del mes), o incluso para los pequeños comerciantes que no tienen necesidad de efectuar análisis complejos de sus datos.

 

Sin embargo, si tu trabajo en Excel gira mayormente en torno a las tablas dinámicas o las macros, tu experiencia en Excel Online como única opción será frustrante y no te la recomendamos. En la siguiente sección te indicamos cuáles de las características de Excel más importantes, existen o no en la versión online al momento de publicar este artículo.

 

 

Qué nos ofrece Excel Online (y qué no)

La ficha Archivo de Excel Online contiene prácticamente todas las opciones básicas (como crear nuevos libros o abrir, guardar, imprimir, y compartir libros existentes) y una muy limitada Ayuda, pero no presenta ninguna de las múltiples posibilidades de configuración que trae la versión de escritorio.

 

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La ficha Inicio tiene casi todas las opciones más usadas. Posiblemente, la que más se echen en falta sean las de Pegar Formato, Formato Condicional, Estilos de Celda y Filtros (aunque si pueden convertirse rangos de datos en Tablas, que contienen autofiltros). En contrapartida, la versión online incluye una interesante herramienta para generar encuestas en la web, que no está disponible en las versiones de escritorio. Puedes leer más sobre ella en el siguiente enlace: office.microsoft.com/ca-es/office-online-help/encuestas-de-excel-hospedadas-en-linea-HA103171060.aspx.

 

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En la ficha Insertar de Excel Online ya empezamos a notar grandes carencias respecto a la versión de escritorio. Las únicas opciones disponibles son las de insertar Función, Tabla, Gráficos (solo 2D), Hipervínculo y Comentario. También se repite aquí la opción ya mencionada de insertar una Encuesta. Las ausencias más notables son la imposibilidad de importar imágenes e ilustraciones y la de generar Tablas (y Gráficos) Dinámicos.

 

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A medida que seguimos cliqueando fichas nuestro desencanto va en aumento pues las opciones disponibles se vuelven cada vez más escasas.

 

La ficha Datos se limita a estas opciones:

 

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La ficha Revisar contiene solo estas:

 

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La ficha Vista solo muestra dos opciones exclusivas de la versión online: Vista de edición (en la que abre por defecto) y Vista de lectura (es decir, de solo lectura, sin posibilidad de edición).

 

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La ficha Desarrollador (llamada Programador en Excel 2007 y 2010) no está disponible en Office Online y no hay posibilidad de grabar macros ni de insertar código Visual Basic para Aplicaciones.

 

 

Ventajas de una suite ofimática basada en Web

Algunas ventajas que ofrece el uso de Excel Online, aparte de las consideradas, son las siguientes:

 

No es necesario instalar ningún software en el equipo. Para usar Excel Online basta con acceder a la web desde cualquier dispositivo y empezar a trabajar.

 

Los archivos generados quedarán almacenados online, lo que garantiza que, por más que tus dispositivos se dañen, la información permanecerá intacta.

 

Independientemente del dispositivo desde el que accedamos, siempre encontraremos la última versión de nuestros archivos.

 

Todos los cambios que realicemos en un archivo online se guardarán automáticamente. Esto significa que ante un corte repentino de la conexión a Internet, la información permanecerá a salvo, a la espera de que volvamos a conectarnos.

 

 

¿Te sirve?

Puede que a esta altura ya hayas decidido que la versión web de Excel te sirve o no. Sin embargo, siendo una aplicación totalmente accesible y gratuita, no está de más que la pruebes por ti mismo y saques tus propias conclusiones. Incluso para aquellos usuarios que no puedan (o no quieran) prescindir de sus versiones de escritorio de Excel, incursionar en la versión online puede resultar muy instructivo. Nunca sabemos si en alguna oportunidad no se nos pedirá que subamos, descarguemos o editemos algún archivo de Excel Online y estar preparados puede librarnos de algún que otro dolor de cabeza.

 

Puedes obtener más información sobre Office Online en los siguientes enlaces:
office.microsoft.com/es-hn/online
www.microsoft.com/es-xl/news/Presentamos-Office-Online-en-Office.com.aspx

 

Visto 6676 veces Modificado por última vez en Domingo, 20 Marzo 2016 03:53

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6 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Miércoles, 27 Julio 2016 08:20 publicado por Clases Excel

    Gracias, Luis.
    Saludos

  • Enlace al Comentario luis cantor Miércoles, 27 Julio 2016 00:54 publicado por luis cantor

    muchas gracias, excelente explicación

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 28 Junio 2016 18:10 publicado por Clases Excel

    Hola, Anyela.

    Las principales ventajas de Excel Online son que es gratuito y que se puede usar desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Sus principal desventaja es que sus funcionalidades son limitadas.

    Las principales ventajas de Excel de escritorio es que dispones de muchísimas más funcionalidades y que no necesitas conectarte a Internet para tener acceso a él. Su principal desventaja es que es de pago.

    Saludos

  • Enlace al Comentario anyela Lunes, 27 Junio 2016 20:26 publicado por anyela

    Hola cuales son las ventajas y desventajas de usar ecxel online y ecxel de escritorio. Gracias

  • Enlace al Comentario Clases Excel Jueves, 22 Enero 2015 07:57 publicado por Clases Excel

    Hola, Z.

    Según la información oficial de Microsoft: "Excel Online permite ver tablas y gráficos Power Pivot, pero se necesita la aplicación Excel 2013 de escritorio para crear modelos de datos Power Pivot."
    https://technet.microsoft.com/en-us/library/excel-online-service-description.aspx

    Esto aplica a la versión de Excel Online para Office 365, de pago. La versión normal de Excel Online (gratuita) directamente no es compatible con Power Pivot.

    Saludos

  • Enlace al Comentario Z Miércoles, 21 Enero 2015 18:42 publicado por Z

    Hola, muy interesante el post.
    Mi pregunta es si hago algo con powerPivot en el escritorio y lo subo a excel online, solo tengo forma de aplicar los settings desde un excel web de pago?

    la opción garatuita indica lo siguiente:

    "Este libro contiene conexiones de datos externas o características de BI no compatibles."

    gracias.

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