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Viernes, 08 Noviembre 2013 04:03

Cómo maneja Excel las fechas y las horas

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No es ningún secreto, pero sí un conocimiento poco difundido que puede llegar a simplificar mucho los cálculos con fechas y horas.

Cómo maneja Excel fechas y horas 1

 

 Fechas


Excel almacena las fechas como números enteros secuenciales a partir del 1 de enero de 1900. Dicho de otro modo: Excel numera las fechas, cuenta los días comenzando el 01/01/1900. Al 02/01/1900 le asigna el número 2; al 31/01/1900 le asigna el 31; al 01/02/1900, el 32; etc. El 12/12/2012 es para Excel el día número 41255.

 

Esto se puede comprobar muy fácilmente: si ingresas un número entero en una celda y luego le aplicas un formato de fecha, el número se mostrará con el formato de fecha aplicado. Algo similar sucede si hacemos el proceso inverso: si ingresas una fecha en una celda y luego le aplicas el formato General, la fecha se mostrará como un número entero.

 

Cómo maneja Excel fechas y horas 2

 

 

¿Tiene algún valor práctico saber esto? Muchísimo. Sabiendo que las fechas para Excel son valores numéricos correlativos, podemos sumarlas, restarlas o emplearlas en otros cálculos de manera simple. Muy frecuentemente los usuarios se ven ante la necesidad de hallar la diferencia entre dos fechas. La tendencia natural de la mayoría es buscar alguna función que haga este cálculo. Pero ahora ya sabes que para obtener este resultado basta con restar ambas fechas como si fuesen dos números, porque eso es lo que son en definitiva. El formato de fecha no es más que una forma de mostrar un valor, pero no el valor en sí mismo.

 

 

 Algunos ejemplos

Nota la sencillez con la que pueden resolverse los siguientes problemas en Excel, considerando que las fechas son en realidad números enteros.

 

  • Ejemplo 1
  • Problema: Calcular la fecha de vencimiento de una factura a 60 días.
  • Solución: Sumar 60 a la fecha de factura.
  • Cómo maneja Excel fechas y horas 3

 

  • Ejemplo 2
  • Problema: Averiguar cuántos días faltan para que termine el año.
  • Solución: Restar a la fecha del último día del año la fecha de hoy.
  • Cómo maneja Excel fechas y horas 4

 

  • Ejemplo 3
  • Problema: Obtener el importe por un alquiler de $500 diarios.
  • Solución: Restar a la fecha del último día de alquiler la del primer día y multiplicar ese resultado por 500.
  • Cómo maneja Excel fechas y horas 5

 

Como ves, tratar las fechas como números es mucho más simple que tratarlas como si fueran realmente fechas y tener que lidiar con días, meses y años.

 

 

 Horas


Una vez asumido el concepto anterior, no es difícil entender que las horas se expresen con números decimales, ya que una hora es simplemente una porción del día. Si ingresas el número 0.5 en una celda y luego le aplicas un formato de hora, el número se mostrará como la hora 12:00:00. Esto se debe a que la unidad (el número 1) representa a un día de 24 horas (1440 minutos) y, por lo tanto, la mitad (0,5) son 12 horas (720 minutos), la cuarta parte (0,25) representa 6 horas (360 minutos), la décima parte (0,1) representa 2 horas y 24 minutos (144 minutos), etc.

 

Podemos, por lo tanto, hacer todo tipo de operaciones matemáticas con las horas, al igual que con las fechas.

 

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