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Domingo, 28 Septiembre 2014 04:57

La función HOY y sus aplicaciones prácticas

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La función HOY tiene una combinación de cualidades que no se ve a menudo: es realmente práctica y, a la vez, una de las más sencillas de usar. Veamos cómo sacarle el máximo jugo posible.

Función HOY 1

 

 Para qué sirve

Lisa y llanamente, la función HOY devuelve la fecha de nuestro equipo, actualizándola día a día. La función HOY siempre nos da la fecha actual.

 

Su sintaxis no podría ser más fácil, porque no tiene ningún argumento. Solo debemos limitarnos a escribir:

=HOY()

 

Y con solo eso ¡funciona!

 

 

 Aplicaciones prácticas

Tener siempre a la vista la fecha en que vivimos puede ser bastante útil. Pero su verdadero potencial lo aprovechamos al incluir la función HOY dentro de fórmulas más complejas.

 

Para empezar, podemos “potenciar” la función HOY para que nos devuelva automáticamente otras fechas, como el día de mañana, el de ayer, etc.

 

Cálculo Fórmula
La fecha de hoy: =HOY()
La fecha de mañana: =HOY() + 1
La fecha de ayer: =HOY() - 1
La semana que viene: =HOY() + 7
30 días atrás: =HOY() - 30

 

 

 Vencimientos

La función HOY es especialmente útil cuando tenemos que calcular vencimientos. Por ejemplo, supón que tienes una lista de facturas de crédito y quieres que Excel te dé una alarma visual en todas las que hayan llegado a su fecha de vencimiento.

 

En la celda F3 podrías escribir:

=SI(E3<=HOY();"Vencida";"")

 

Función HOY 2

 

 

La lógica es muy sencilla: Si la fecha de Vencimiento es anterior o igual a la de HOY, entonces la factura está Vencida; de lo contrario, no.

 

Sin embargo, la fórmula está utilizando una práctica desaconsejable: No es buena idea escribir la función HOY dentro de cada fórmula. HOY() es una función volátil. Eso significa que se ejecutará cada vez que una celda sea modificada, aunque el cambio no la afecte directamente. En otras palabras, la función HOYvolverá a traer la fecha del sistema ante cada modificación que hagas en cualquier celda.

 

Si colocas la función HOY dentro de 200 fórmulas, Excel tendrá que recalcular las 200 fórmulas con cada cambio que realices en cualquier parte del libro, lo que consume recursos innecesariamente.

 

Por eso, lo mejor es ingresar la función HOY en una celda fuera del rango donde se usará y en la fórmula que calcula los vencimientos solo hacer referencia a la celda donde la función HOY se encuentra. De esta manera evitas que Excel tenga que calcular el resultado de la función HOY múltiples veces, porque solo figurará una vez.

 

Función HOY 3

 

 

No está de más recordar que, para que la fórmula funcione de manera correcta al copiarla o arrastrarla a otras celdas, debes fijar la referencia a la función HOY (en este caso, la celda C2). Esto lo conseguimos escribiendo $C$2 en vez de C2. (Para tener una explicación detallada sobre este tema te recomiendo leer el artículo Todo lo que debes saber sobre las referencias relativas y absolutas.) Una mejor opción sería darle a la celda C2 un nombre personalizado. Puedes ver cómo hacer esto fácilmente en el artículo: Cómo asignar nombres a celdas o rangos

 

 

 Dando un margen de 3 días al vencimiento

Es posible que desees que Excel no te avise el mismo día de vencimiento de las facturas, sino unos días antes, por ejemplo: 3. El ajuste que deberías hacer en la fórmula en este caso sería mínimo:

=SI(E5<=$C$2+3;"Alerta";"")

 

Función HOY 4

 

 

Simplemente debes sumar 3 días más al de la fecha de HOY. Con eso Excel no solo verificará si la factura ha vencido ya, sino también si vencerá en los próximos 3 días. Lógicamente la cantidad de días puede ser cualquiera; basta con sumarla a la fecha de HOY. Puedes leer la explicación de cómo calcula Excel las fechas, en el artículo Cómo maneja Excel las fechas y las horas.

 

 

 Calcular la edad de una persona

En internet se encuentran diversas propuestas para calcular la edad en Excel. Pero todas implican el uso de la función HOY. Una de las formas más fáciles de entender es la siguiente:

=ENTERO((HOY()-fecha de nacimiento)/365,25)

=ENTERO(($C$2-B5)/365,25)

 

Función HOY 5

 

 

Explicación: Si restas la fecha de Nacimiento a la fecha de HOY, obtendrás la cantidad de días transcurridos entre ambas. Hay 365 días y 6 horas en un año (esas 6 horas generan un día más cada 4 años; el famoso año bisiesto). En promedio, entonces, un año tiene 365 días y cuarto (=365+0.25). Por eso, dividiendo los días de vida entre 365,25 conseguimos calcular los años de vida. La función ENTERO es para que la edad no quede con decimales.

 

OBSERVACIÓN: Cómo comenté antes, esta es una de las formas de calcular la edad más fáciles de entender, pero no es la más exacta. En algunas circunstancias, muy esporádicas, puede presentar algunos pequeños desfasajes de días a causa de los años bisiestos. Se ofrece una mejor forma de hacer el cálculo de la edad (que también implica el uso de la función HOY) en el artículo: Aplicaciones prácticas de la función SIFECHA.

 

Como vimos en estos pocos ejemplos, la función HOY tiene una gran potencial. ¿Se te ocurre alguna otra aplicación práctica que pueda dársele?

 

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31 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Lunes, 27 Julio 2015 05:28 publicado por Clases Excel

    Gracias, Jaime, por tu comentario. Me alegra mucho que te haya servido. Saludos.

  • Enlace al Comentario jaime valencia Domingo, 26 Julio 2015 16:17 publicado por jaime valencia

    Mil gracias, estaba buscando una forma fácil y practica de llevar mis actividades y al fin la encontré.

  • Enlace al Comentario Hector Miércoles, 01 Abril 2015 22:09 publicado por Hector

    ¡Gracias por tantos y tan buenos artículos!

  • Enlace al Comentario Clases Excel Miércoles, 01 Abril 2015 07:21 publicado por Clases Excel

    Hola, Hector.

    Tienes razón, el uso de "aa" o de "yy" está determinado por la configuración regional del equipo. Haciendo una investigación superficial, noté que la configuración regional para el español de España o de México utiliza "aa" (o "aaaa") para el año. En cambio para la mayoría de los países de habla hispana (por ejemplo: Argentina, Chile, Colombia, Venezuela y Uruguay) se utiliza "yy" (o "yyyy").

    Que Excel siempre te pregunte si deseas guardar los datos se debe a la función HOY. Con AHORA pasa lo mismo. Ambas funciones se actualizan cada vez que abres el libro y Excel detecta el cambio.

    Gracias por el aporte.

    Saludos

  • Enlace al Comentario Hector Martes, 31 Marzo 2015 16:23 publicado por Hector

    "aa" (año) está bien puesto, supongo que es porque uso la versión en español y tú te refieres a "yy" (year) en la versión en inglés.
    Al menos en mi Excel me funciona. :)
    Lo que si no soluciono, es que cada vez que lo abro, aunque no haga nada, me pide si deseo guardar. Supongo que es porque cada vez que lo abro calcula la edad, así sea con diferencia de minutos. Supongo que con una macro se solucionaría, pero el VBA no es mi fuerte Jejeje.
    Saludos!!!!

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 31 Marzo 2015 09:05 publicado por Clases Excel

    Muy buen aporte, Hector. Gracias.
    Es una forma muy sencilla y práctica de calcular la edad.

    Pero en vez de "aa", ¿el formato personalizado a aplicarle no debería ser "yy"? Confírmame, por favor, si quisiste poner eso u otra cosa que no entendí.

    ¡Saludos y gracias de nuevo!

  • Enlace al Comentario Hector Lunes, 30 Marzo 2015 22:45 publicado por Hector

    Particularmente la uso para calcular las edades de los socios:
    En una celda pongo la fecha de nacimiento de la persona, en otra la fórmula =HOY() - la celda que contenga la fecha de nacimiento. Esto devuelve la edad.
    A la celda que devuelve el resultado le doy el formato personalizado "aa" para que devuelva sólo la edad y no toda la fecha actual.
    También funciona con =AHORA().
    A lo mejor hay alguna otra manera, aunque esta es bien sencilla.
    Saludos y felicitaciones por tan excelentes artículos...

  • Enlace al Comentario Clases Excel Jueves, 12 Marzo 2015 02:45 publicado por Clases Excel

    Me alegra mucho que la información te sea útil, Rocío. Gracias a los comentarios de todos.

  • Enlace al Comentario rocio hdz Martes, 10 Marzo 2015 03:30 publicado por rocio hdz

    Fantástico, gracias por lo tips. ¡Realmente Excel tiene funciones tan útiles!

  • Enlace al Comentario WALTER Lunes, 06 Octubre 2014 23:06 publicado por WALTER

    SORPRESAS QUE TIENE EXCEL, TODO PARA BIEN.

  • Enlace al Comentario ever Lunes, 06 Octubre 2014 20:58 publicado por ever

    Interesante el mundo de Excel.

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