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Domingo, 28 Septiembre 2014 04:57

La función HOY y sus aplicaciones prácticas

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La función HOY tiene una combinación de cualidades que no se ve a menudo: es realmente práctica y, a la vez, una de las más sencillas de usar. Veamos cómo sacarle el máximo jugo posible.

Función HOY 1

 

Para qué sirve

Lisa y llanamente, la función HOY devuelve la fecha de nuestro equipo, actualizándola día a día. La función HOY siempre nos da la fecha actual.

 

Su sintaxis no podría ser más fácil, porque no tiene ningún argumento. Solo debemos limitarnos a escribir:

=HOY()

 

Y con solo eso ¡funciona!

 

 

Aplicaciones prácticas

Tener siempre a la vista la fecha en que vivimos puede ser bastante útil. Pero su verdadero potencial lo aprovechamos al incluir la función HOY dentro de fórmulas más complejas.

 

Para empezar, podemos “potenciar” la función HOY para que nos devuelva automáticamente otras fechas, como el día de mañana, el de ayer, etc.

 

Cálculo Fórmula
La fecha de hoy: =HOY()
La fecha de mañana: =HOY() + 1
La fecha de ayer: =HOY() - 1
La semana que viene: =HOY() + 7
30 días atrás: =HOY() - 30

 

 

Vencimientos

La función HOY es especialmente útil cuando tenemos que calcular vencimientos. Por ejemplo, supón que tienes una lista de facturas de crédito y quieres que Excel te dé una alarma visual en todas las que hayan llegado a su fecha de vencimiento.

 

En la celda F3 podrías escribir:

=SI(E3<=HOY();"Vencida";"")

 

Función HOY 2

 

 

La lógica es muy sencilla: Si la fecha de Vencimiento es anterior o igual a la de HOY, entonces la factura está Vencida; de lo contrario, no.

 

Sin embargo, la fórmula está utilizando una práctica desaconsejable: No es buena idea escribir la función HOY dentro de cada fórmula. HOY() es una función volátil. Eso significa que se ejecutará cada vez que una celda sea modificada, aunque el cambio no la afecte directamente. En otras palabras, la función HOY volverá a traer la fecha del sistema ante cada modificación que hagas en cualquier celda.

 

Si colocas la función HOY dentro de 200 fórmulas, Excel tendrá que recalcular las 200 fórmulas con cada cambio que realices en cualquier parte del libro, lo que consume recursos innecesariamente.

 

Por eso, lo mejor es ingresar la función HOY en una celda fuera del rango donde se usará y en la fórmula que calcula los vencimientos solo hacer referencia a la celda donde la función HOY se encuentra. De esta manera evitas que Excel tenga que calcular el resultado de la función HOY múltiples veces, porque solo figurará una vez.

 

Función HOY 3

 

 

No está de más recordar que, para que la fórmula funcione de manera correcta al copiarla o arrastrarla a otras celdas, debes fijar la referencia a la función HOY (en este caso, la celda C2). Esto lo conseguimos escribiendo $C$2 en vez de C2. Una mejor opción sería darle a la celda C2 un nombre personalizado. Puedes ver cómo hacer esto fácilmente en el artículo: Cómo asignar nombres a celdas o rangos

 

 

Dando un margen de 3 días al vencimiento

Es posible que desees que Excel no te avise el mismo día de vencimiento de las facturas, sino unos días antes, por ejemplo: 3. El ajuste que debes hacer en la fórmula es mínimo:

=SI(E5<=$C$2+3;"Alerta";"")

 

Función HOY 4

 

 

Simplemente debes sumar 3 días más al de la fecha de HOY. Con eso Excel no solo verificará si la factura ha vencido ya, sino también si vencerá en los próximos 3 días. Lógicamente la cantidad de días puede ser cualquiera; basta con sumarla a la fecha de HOY. Puedes leer la explicación de cómo calcula Excel las fechas, en el artículo Cómo maneja Excel las fechas y las horas.

 

 

Calcular la edad de una persona

Se encuentran por todos lados diversas propuestas para calcular la edad en Excel. Pero todas implican el uso de la función HOY. Una de las formas más fáciles de entender es la siguiente:

=ENTERO((HOY()-fecha de nacimiento)/365,25)

=ENTERO(($C$2-B5)/365,25)

 

Función HOY 5

 

 

Explicación: Si restas la fecha de Nacimiento a la fecha de HOY, obtendrás la cantidad de días transcurridos entre ambas. Hay 365 días y 6 horas en un año (esas 6 horas generan un día más cada 4 años, el famoso año bisiesto). En promedio, entonces, un año tiene 365 días y cuarto (=365+0.25). Por eso, dividiendo los días de vida entre 365,25 conseguimos calcular los años de vida. La función ENTERO es para que la edad no quede con decimales.

 

OBSERVACIÓN: Cómo comenté antes, esta es una de las formas de calcular la edad más fáciles de entender, pero no es la más exacta. En algunas circunstancias, muy esporádicas, puede presentar algunos pequeños desfasajes de días a causa de los años bisiestos. Se ofrece una mejor forma de hacer el cálculo de la edad (que también implica el uso de la función HOY) en el artículo: Aplicaciones prácticas de la función SIFECHA.

 

Como vimos en estos pocos ejemplos, la función HOY tiene una gran potencial. ¿Se te ocurre alguna otra aplicación práctica que pueda dársele?

 

Visto 21206 veces Modificado por última vez en Miércoles, 30 Marzo 2016 18:22

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26 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 31 Marzo 2015 09:05 publicado por Clases Excel

    Muy buen aporte, Hector. Gracias.
    Es una forma muy sencilla y práctica de calcular la edad.

    Pero en vez de "aa", ¿el formato personalizado a aplicarle no debería ser "yy"? Confírmame, por favor, si quisiste poner eso u otra cosa que no entendí.

    ¡Saludos y gracias de nuevo!

  • Enlace al Comentario Hector Lunes, 30 Marzo 2015 22:45 publicado por Hector

    Particularmente la uso para calcular edades de socios:
    En una celda pongo la fecha de nacimiento de la persona, en otra la fórmula =HOY()- la celda que contenga la fecha de nacimiento. Esto devuelve la edad.
    A la celda que devuelve el resultado se le da formato personalizado como "aa" para que devuelva sólo la edad y no toda la fecha actual.
    También funciona con =AHORA()
    A lo mejor hay alguna otra manera, aunque esta es bien sencilla.
    Saludos y felicitaciones por tan excelentes articulos....

  • Enlace al Comentario Clases Excel Jueves, 12 Marzo 2015 02:45 publicado por Clases Excel

    Nos alegra que la información te sea útil, Rocío. Gracias a los comentarios de todos.

  • Enlace al Comentario rocio hdz Martes, 10 Marzo 2015 03:30 publicado por rocio hdz

    Fantastico, gracias por lo tips, realmente excel tiene funciones tan utiles!

  • Enlace al Comentario WALTER Lunes, 06 Octubre 2014 23:06 publicado por WALTER

    SORPRESAS QUE TIENE EXCEL, TODO PARA BIEN

  • Enlace al Comentario ever Lunes, 06 Octubre 2014 20:58 publicado por ever

    interesante el mundo de Excel

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