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Sábado, 27 Septiembre 2014 18:24

Cómo reemplazar fórmulas por sus resultados de manera casi “mágica”

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A veces, cuando ingresamos una fórmula en una celda, no queremos que se conserve la fórmula, sino solo el valor obtenido. Es decir, una vez que conseguimos el resultado, deseamos que éste quede fijo en la celda como si lo hubiéramos escrito directamente, sin intermediación de fórmula alguna. ¿Cómo hacerlo? Hay varias maneras de lograr esto, pero las formas más simples y rápidas son muy poco conocidas. Aquí las develamos.

Convertir fórmulas a valores 1

 

Analicemos un caso práctico para comprender mejor su uso en el día a día.

 

Supongamos que tenemos un rango de datos en el que se ha designado una columna para los nombres y otra para los apellidos, de la siguiente manera:

 

Convertir fórmulas a valores 2

 

 

Deseamos unir apellido y nombre en una sola celda, para lo cual usamos la fórmula:

=B2&", "&A2

 

El símbolo & (conocido como et o ampersand) es un operador que sirve para unir texto. A esta operación se le denomina concatenación, pero no es el objetivo de este artículo entrar en más detalles sobre ella.

 

Convertir fórmulas a valores 3

 

 

Una vez que tenemos unificados en la columna C todos los nombres y apellidos, ya podemos eliminar las columnas A y B. ¿O no?

 

No, no podemos, porque la fórmula que colocamos en la columna C depende de los valores de las columnas A y B. Este es un caso típico en el que necesitamos convertir una fórmula en los valores que devuelve como resultado.

 

Convertir fórmulas a valores 4

 

 

Las formas tradicionales de cambiar una fórmula a su resultado

Una de las opciones de pegado que ofrece Excel es Pegar Valores. El proceso que debemos seguir es: 1) seleccionar todo el rango de fórmulas que deseamos convertir en valores, 2) copiarlo y 3) pegar el contenido copiado encima del mismo rango pero como valores.

 

No está de más decir que, para copiar el contenido, basta con hacer clic sobre el botón Copiar de la ficha Inicio o usar el atajo de teclado Ctrl+C (es decir, presionar la tecla Ctrl y, sin soltarla, presionar la tecla C).

 

Para resolver el tercer paso hay dos formas muy usadas:

 

Podemos pegar las fórmulas como valores usando el botón Pegar de la ficha Inicio. Haciendo clic sobre la flechita que se encuentra debajo del botón, se desplegarán las siguientes opciones, entre las cuáles debemos seleccionar la indicada:

 

Convertir fórmulas a valores 5

 

 

La otra forma es usando el menú contextual, que aparece al hacer clic derecho sobre el rango seleccionado. Allí debemos elegir la misma opción que indicamos en el caso anterior:

 

Convertir fórmulas a valores 6

 

 

En ambos casos el resultado será la sustitución de la fórmula copiada por su resultado. Ahora ya puedes eliminar las columnas A y B sin problemas.

 

Convertir fórmulas a valores 7

 

 

F9 en el modo edición

La fórmula también puede ser reemplazada por su resultado dentro de lo que Excel llama el modo edición, es decir, en el momento de escribir o editar la fórmula, cuando el cursor parpadea dentro de la celda.

 

El truco consiste simplemente en presionar la tecla F9, una vez que la fórmula se encuentre completa, pero antes de pulsar la tecla Enter. Si la fórmula ya estuviera ingresada debes entrar en el modo edición (por ejemplo, con la tecla F2) y luego pulsar F9 y Enter.

 

Convertir fórmulas a valores 8

 

 

El gran inconveniente de este procedimiento es que debes repetirlo para cada celda en que quieras aplicarlo. No sirve si tienes una gran cantidad de fórmulas que desees convertir en valores.

 

 

La 1º magia: Pegar Valores con un atajo de teclado

Muchos usuarios de Excel claman por un atajo de teclado para pegar valores, sin obtener respuesta. Hay que reconocer que no es un atajo muy difundido, ni muy fácil de descubrir por uno mismo. Pero existe y es el siguiente:

 

Convertir fórmulas a valores 9

 

 

Nota que las teclas están separadas por comas y no por signos de más (+), lo que significa que las teclas deben presionarse una tras otra y no es necesario que se opriman dos o más a la vez.

 

Al presionar la tecla Alt aparecerán en la pantalla una cantidad de letras que representan todas las fichas, comandos y herramientas a las que puedes acceder desde el teclado. Fíjate que la letra O identifica a la ficha Inicio. Al presionar la O se abren nuevas opciones y así sucesivamente. La secuencia de teclas Alt, O, V, V ejecuta la acción de Pegado Especial.

 

Convertir fórmulas a valores 10

 

 

Como es obvio, para que funcione este atajo debes haber copiado anteriormente el contenido que deseas pegar. La serie completa de pasos sería:

 

1. Selecciona el rango de fórmulas que necesitas reemplazar por sus resultados.

2. Copia el contenido con Ctrl+C.

3. Presiona sucesivamente las teclas Alt, O, V, V.

 

¿No es mágico?

 

 

La 2º magia: Pegar Valores con un atajo de ratón

Reconozco que el truco anterior es difícil de superar. Pero estoy seguro que los amantes del uso del ratón quedarán realmente fascinados con el siguiente, que tiene un halo mágico mucho mayor.

 

El procedimiento se resume en estos 4 simples pasos:

 

1. Selecciona el rango de fórmulas que necesitas reemplazar por sus resultados.

2. Mueve el ratón por el borde de la selección hasta que el puntero se convierta en una cruz con flechas en sus puntas.

3. Haz clic con el botón derecho y arrastra el ratón fuera del rango seleccionado; sin soltarlo arrástralo de nuevo dentro del rango y suéltalo. Esta es la parte crucial.

Convertir fórmulas a valores 11

4. Aparecerá un menú contextual; haz clic sobre la opción: Copiar aquí solo como valores.

 

Aquí puedes ver el proceso entero:

 

Convertir fórmulas a valores 12

 

 

Espero no haber defraudado tus expectativas, este es uno de mis trucos favoritos y lo uso a menudo. Pruébalo. Verás que hacerlo es mucho más fácil de lo que parece al leerlo.

 

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Visto 6936 veces Modificado por última vez en Miércoles, 30 Marzo 2016 18:46

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8 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Miércoles, 06 Julio 2016 16:50 publicado por Clases Excel

    Gracias, Gloria. Me alegra mucho que te sean útiles.
    Saludos

  • Enlace al Comentario GLORIA INÉS GIRALDO VALENCIA Martes, 05 Julio 2016 20:55 publicado por GLORIA INÉS GIRALDO VALENCIA

    Apenas estoy aprendiendo excel, buena esa, los trucos son maravillosos.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 01 Julio 2016 18:22 publicado por Clases Excel

    Hola, Cris.
    Sí, funciona. Muchas gracias por el aporte.
    Saludos

  • Enlace al Comentario Cris Jueves, 30 Junio 2016 19:19 publicado por Cris

    Para pegar como valores creo que hay un atajo más rápido.
    Presionar CONTROL + V, luego CONTROL y, soltando CONTROL, presionar V.

    CONTROL+V ... CONTROL , V

    Si te acostumbras es muy rápido.

    Espero que os sirva
    Saludos

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 24 Junio 2016 12:15 publicado por Clases Excel

    Hola, Juan Manuel.
    Para ver las fórmulas tienes que seleccionar la opción "Mostrar fórmulas", en la ficha "Fórmulas". (Está en el grupo "Auditoría de fórmulas".)
    Para volver la planilla a la normalidad hay que desactivar la funcionalidad de la misma manera que la activaste.
    Saludos

  • Enlace al Comentario Juan Manuel Jueves, 23 Junio 2016 14:33 publicado por Juan Manuel

    y como se hace al reves? yo necesito contar con la formula pero mi excel la esta convirtiendo automaticamente en el valor resultante. Yo deseo visualizar las formulas.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 24 Noviembre 2015 16:12 publicado por Clases Excel

    Gracias, Francisco.
    Empezaba a pensar que solo a mi me gustaba este truco.
    Saludos.

  • Enlace al Comentario Francisco Solorzano Martes, 24 Noviembre 2015 04:57 publicado por Francisco Solorzano

    Buenas noches!
    Excelente! Extraordinario!
    Creo que es uno de los mejores trucos que he aprendido últimamente!
    Realmente Efectivo!!
    Saludos.

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