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Martes, 08 Julio 2014 06:02

Cómo acelerar el ingreso de textos con una parte que se repite, usando formato personalizado

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A veces necesitamos ingresar varios textos con pequeñas diferencias entre sí, mientras que una gran parte de ellos se mantiene idéntica. Por ejemplo, supongamos que debemos escribir los siguientes códigos: ABC-g11-10, ABC-gx22-10, ABC-t22-10, ABC-gn55-10, ABC-gn59-10, etc. Si miras con atención advertirás que la parte inicial y final se repite en todos los códigos. ¿Es posible configurar Excel para que, ingresando nosotros solo el texto variable, Excel escriba por nosotros la parte que no cambia? Sí; entérate cómo…

Textos con formato personalizado 1

 

Para que Excel escriba por nosotros parte del contenido de la celda, debemos aplicar a dicha celda un formato personalizado. No nos estamos refiriendo aquí al formato de negrita, cursiva, subrayado, etc., que podemos aplicar a una fuente, sino a lo que Excel llama formato de número y que nos permite agregar al valor numérico de una celda un formato de moneda, porcentaje, fecha, etc., sin que pierda su condición de número.

 

Textos con formato personalizado 2

 

 

El formato de número que tienen aplicado todas las celdas de una hoja o libro en blanco es el General, es decir, ningún formato concreto. Si desplegamos la lista de formatos (ubicada en el grupo Número de la ficha Inicio) veremos unos cuantos de los que vienen predefinidos en Excel: Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, etc.

 

Textos con formato personalizado 3

 

 

Pero ninguno de estos nos resuelve el problema planteado al inicio del artículo. Para eso, debemos recurrir a un formato personalizado, es decir, a un formato de número diseñado por nosotros mismos.

 

A esta altura quizás te preguntes por qué vamos a utilizar un formato de número para aplicar a un texto. La respuesta más simple es que algunas características del formato de número son útiles también para aplicar a un texto. (Encontrarás un análisis más profundo de los formatos de número en el artículo: Qué son los formatos de número en Excel.)

 

 

Aplicando un formato personalizado a una celda

En el encabezado del artículo enumeramos una serie de códigos con una parte fija y una parte variable. Valiéndonos de ese ejemplo, veamos cómo aplicar un formato personalizado para simplificar el ingreso de textos similares.

 

1) Selecciona las celdas a las que quieras aplicar el formato personalizado.

 

2) Haz clic derecho dentro de la selección de celdas y escoge la opción: Formato de celdas. Se abrirá un cuadro de diálogo. (Puede abrirse también con el atajo de teclado Ctrl+1, pero atención: no funciona con el 1 del teclado numérico; debe usarse el 1 de la parte superior izquierda del teclado.)

 

Textos con formato personalizado 4

 

 

3) En el cuadro de diálogo (dentro de la ficha Número) elige la categoría Personalizada.

 

4) En la casilla Tipo, sustituye la palabra General por lo siguiente: "ABC-"@"-10" (con las comillas incluidas).

 

Textos con formato personalizado 5

 

 

5) Presiona la tecla Aceptar. El formato personalizado va a quedar establecido para todas las celdas que habías seleccionado.

 

La explicación de este formato personalizado en realidad es muy sencilla: Todo el texto entre comillas es el que Excel agregará automáticamente y la @ (arroba) representa la parte cambiante del texto, la que va a escribir el usuario en la celda.

 

Ahora todo lo que ingreses en las celdas va a ocupar el lugar de la @. Por ejemplo, si escribes Hola, al presionar Enter la celda mostrará: ABC-Hola-10

 

 

Consideraciones finales

Todo lo que quieras que agregue Excel automáticamente en la celda debes escribirlo entre comillas en el código del formato personalizado.

 

La @ del código de formato personalizado representa el texto ingresado por el usuario en la celda. El texto ingresado por el usuario en la celda puede tener prácticamente cualquier extensión.

 

Mientras el usuario no ingrese ningún texto la celda se mostrará vacía.

 

 

Los textos fijos y el variable pueden ordenarse de tres maneras básicas:

Formato personalizado Texto ingresado Resultado mostrado
"XXX"@ Hola XXXHola
@"XXX" Hola HolaXXX
"XXX"@"XXX" Hola XXXHolaXXX

 

 

Los espacios ingresados en el formato personalizado afectan el resultado:

Formato personalizado Texto ingresado Resultado mostrado
"XXX" @ Hola XXX Hola
@" XXX" Hola Hola XXX
"XXX"  @"XXX" Hola XXX  HolaXXX

 

 

Ingresar más de una @ es válido, pero hay que tener en cuenta que el texto ingresado por el usuario aparecerá en cada lugar que haya una @ en el formato personalizado:

Formato personalizado Texto ingresado Resultado mostrado
"XXX" @@ Hola XXX HolaHola
@"XXX"@ Hola HolaXXXHola
@ @@ Hola Hola HolaHola

 

 

El texto ingresado por el usuario puede incluir letras, números, espacios y caracteres especiales:

Formato personalizado Texto ingresado Resultado mostrado
"XXX"@ Hola 123 XXXHola 123
"XXX"@ 999 XXX999
"XXX"@ [Hola] XXX[Hola]

 

 

Aplicaciones prácticas: Lista de correos electrónicos de una empresa; lista de direcciones dentro de la misma ciudad y/o país; lista de nombres con tratamiento.

Formato personalizado Texto ingresado Resultado mostrado
@"@miweb.com" juanp Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
@", Montevideo, Uruguay" Dirección 1234 Dirección 1234, Montevideo, Uruguay
"Dr(a). "@ Ana López Dr(a). Ana López

 

Textos con formato personalizado 6

 

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