Clases Excel
Domingo, 06 Julio 2014 07:36

Cómo guardar un libro de Excel (o parte de él) en formato PDF

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Casi todos los usuarios de Excel hemos necesitado alguna vez guardar un libro (o parte de él) en formato PDF. Hace un tiempo, la única forma de hacer esta conversión era por medio de un software de terceros, porque Excel carecía de esta funcionalidad. Afortunadamente hoy ya disponemos en Excel de una forma muy fácil de guardar en un archivo PDF la información deseada, sin el auxilio de herramientas externas. Te invitamos a conocer todas sus posibilidades.

La función SIFECHA 1

 


PDF es la sigla de Portable Document Format (Formato de Documento Portable). El formato PDF fue creado por la empresa Adobe Systems en 2008, para garantizar que los documentos conservaran su formato original independientemente del medio en que fueran visualizados o impresos. Para poder leer un documento PDF necesitas tener instalada una aplicación específicamente desarrollada para ello, como Adobe Reader, que puedes descargar gratuitamente desde el sitio web de Adobe.

 

La primera versión de Excel en la que puede guardarse un libro como archivo PDF es la 2007. Sin embargo, dicha funcionalidad no viene integrada de forma nativa en esta versión, sino que es necesario descargar e instalar un software complementario, provisto por Microsoft, para hacerla disponible. El software, puede ser descargado gratuitamente desde el siguiente link: www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=7.

 

De todos modos, en los equipos configurados para aceptar actualizaciones automáticas es muy probable que las versiones de Excel 2007 instaladas ya posean esta funcionalidad. En versiones posteriores de Excel (2010 en adelante) no es necesario realizar ninguna acción.

 

 

Cómo se guarda

El procedimiento para guardar un libro de Excel en formato PDF es sumamente simple:

 

1) En Excel 2010 o 2013 haz clic en la ficha Archivo. En Excel 2007 haz clic en el botón de Office.

 

2) Elige la opción Guardar como... Se abrirá el cuadro de diálogo de Windows para guardar archivos.

 

(TIP: Presionando la tecla F12 puede lograrse lo mismo que con dos pasos anteriores.)

 

3) En la lista desplegable Tipo elige: "PDF (*.pdf)".

 

4) Pulsa el botón Guardar para generar el archivo PDF.

 

Guardar planilla Excel en PDF 2

 

 

Calidad de Impresión o para la Web

Excel te ofrece la posibilidad de elegir entre dos calidades diferentes para el archivo PDF a generar: Estándar y Tamaño Mínimo.

 

Guardar planilla Excel en PDF 3

 

 

La versión Estándar ocupa más espacio pero es la más adecuada en caso de que el archivo PDF vaya a ser impreso. Esta es la opción predeterminada. Sin embargo, si el único destino del archivo PDF es ser publicado en Internet puedes optar por la versión Tamaño Mínimo. En todo caso puedes probar las dos versiones y optar por la que te parezca más adecuada.

 

 

Cómo guardar una hoja, varias hojas o todo el libro

Si no le indicamos lo contrario, Excel convertirá en PDF solamente la hoja activa, es decir, la que se vea en pantalla al momento de guardar el archivo.

 

¿Cómo se pueden guardar varias hojas en el mismo archivo PDF? Basta con que selecciones todas las hojas que deseas guardar y luego generes el archivo PDF del modo antes indicado.

 

Para seleccionar varias hojas presiona la tecla Ctrl y, sin soltarla, haz clic con el ratón en todas las etiquetas cuyas hojas quieras seleccionar. A esta acción Excel le llama “agrupar hojas”. (Atención: Lo que hagas en una de las hojas agrupadas se repetirá en todas las demás. Por eso no olvides desagruparlas una vez guardado el archivo.)

 

¿Cómo podemos guardar todo el libro? Una forma obvia, teniendo en cuenta los anterior, es seleccionar todas las hojas del libro y luego guardarlo como PDF.

 

Pero hay otra forma que puede resultar más práctica, especialmente en el caso un libro con muchas hojas.

 

Primero presiona la tecla F12 para abrir el cuadro de diálogo Guardar como… Luego, en la lista desplegable Tipo, selecciona el tipo de archivo a generar: "PDF (*.pdf)".

 

Y aquí viene la clave: Presiona el botón “Opciones…”.

 

Guardar planilla Excel en PDF 4

 

 

Se abrirá un cuadro de diálogo. Allí, en la sección "¿Qué desea publicar?", selecciona la opción "Todo el libro".

 

Guardar planilla Excel en PDF 5

 

 

Finalmente presiona los botones Aceptar y Guardar.

 

En caso de que solamente quieras guardar en PDF una selección de celdas, elige la opción Selección (debes haber seleccionado el rango previamente). Si quieres guardar solo una tabla, debes marcar la opción Tabla (debes haber seleccionado la tabla previamente).

 

 

Cómo ajustar la distribución del contenido en el PDF

Puede suceder que la información importada desde Excel no quede distribuida en el archivo PDF de acuerdo a tus necesidades. Por ejemplo, pudiera ser que ciertos datos que debieran haber quedado en la misma página aparezcan separados, o al revés.

 

¿Cómo podemos ajustar esto?

 

Tenemos que tomar en cuenta que la división de páginas que se establece en el PDF es la misma que se establece al imprimir el libro en papel. Por eso para ajustar la distribución de la información en el archivo PDF debemos cambiar el porcentaje de la escala de impresión. Esto se logra de la siguiente manera:

 

1) Haz clic en la ficha Diseño de página.

 

2) Cliquea en el pequeño botón ubicado abajo a la derecha del grupo Configurar página.

 

Guardar planilla Excel en PDF 6

 

 

3) Se abrirá un cuadro de diálogo. En la pestaña Página, establece la escala que debe aplicarse a la impresión, respecto del tamaño original. Por defecto la escala está en el 100%; si la estableces en 50% entrará 4 veces más información en la hoja (aunque, como es lógico, también se verá 4 veces más pequeña). Te aconsejo experimentar diferentes porcentajes para ver el resultado.

 

Guardar planilla Excel en PDF 7

 

 

4) Confirma los cambios haciendo clic en el botón Aceptar. Luego guarda el archivo en formato PDF, de acuerdo a todo lo explicado anteriormente.

 

Visto 37264 veces Modificado por última vez en Jueves, 18 Agosto 2016 09:28

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20 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Domingo, 23 Octubre 2016 02:41 publicado por Clases Excel

    Hola, Maruca.
    No, lamentablemente no entendí la consulta. Si deseas enviarme más información puedes hacerlo a través de este enlace: http://clasesexcel.com/index.php/contacto.html
    Saludos

  • Enlace al Comentario Maruca Carmona Viernes, 21 Octubre 2016 17:35 publicado por Maruca Carmona

    Buenas tardes, necesito que me ayuden con lo siguiente por favor:

    Tengo un documento de excel de 12 paginas que en vez d aparecer en pantalla tal cual, aparece de la siguiente manera:
    - las hojas de mi documento, que es un presupuesto, se ven más pequeñas de lo normal; y en la parte izquierda d la pantalla.
    - pero a la derecha de la misma pantalla, aparece otra hoja de excel en paralelo, pero en blanco.

    Lo que necesito es que me aparezca el documento como siempre, lo normal, solo en la pantalla y que según le voy dando al cursor hacia abajo, sigo viendo las distintas páginas del documento. Sin más.

    No sé si me explico bien.
    Gracias de antemano po su ayuda.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 26 Agosto 2016 00:24 publicado por Clases Excel

    Hola, Sigi.
    No puedo explicar todo el proceso en detalle, pero los pasos básicos son:
    1) Ir a la ficha Vista, la opción Macros (al final) y luego elegir Grabar macro.
    2) Guardar el libro en formato PDF de forma manual, para que se graben los pasos en la macro, hasta el punto en que sea necesario.
    3) Ir a la ficha Vista, la opción Macros y luego elegir Detener macro.

    Para ejecutar la macro tendrías que ir a la ficha Vista, la opción Macros y luego elegir Ver macros. Finalmente hacer doble clic sobre la macro creada o, de lo contrario, seleccionarla y presionar el botón Ejecutar.
    Saludos

  • Enlace al Comentario Sigi Jueves, 25 Agosto 2016 12:58 publicado por Sigi

    Desearía ayuda como automatizar este proceso utilizando macros

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 28 Junio 2016 18:31 publicado por Clases Excel

    Hola, Daniela.
    En el siguiente artículo se explica cómo crear hipervínculos entre hojas y celdas, dentro del mismo libro:
    http://clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/62-como-hacer-un-vinculo-a-una-celda-especifica.html
    Pero creo que te refieres que los hipervínculos internos desaparecen cuando guardas el libro en formato PDF. No sé si hay una solución para eso; yo al menos no la conozco.
    Saludos

  • Enlace al Comentario Daniela Martes, 28 Junio 2016 14:41 publicado por Daniela

    Qué sucede si tengo hipervínculos de una hoja del libro a otra? Con hipervínculos a otros archivos funciona bien, pero en el caso de tenerlos dentro del mismo libro, quedan deshabilitados, se puede hacer algo?
    Muchas gracias

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 17 Junio 2016 09:36 publicado por Clases Excel

    Hola, Haydee. Gracias a ti por el comentario. Me alegro de que te haya servido.

  • Enlace al Comentario haydee Miércoles, 15 Junio 2016 21:39 publicado por haydee

    gracias , muy bien explicado

  • Enlace al Comentario Christian González Miércoles, 16 Diciembre 2015 22:05 publicado por Christian González

    Excelente aporte!

  • Enlace al Comentario julio cesar santiz Lunes, 27 Julio 2015 23:19 publicado por julio cesar santiz

    excelente aportacion hermano, pero en estos momentos estoy buscando fragmento de codigo para ir estructurando una macro que lo haga desde un boton con solo click

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 24 Julio 2015 02:01 publicado por Clases Excel

    Hola, Fabián.

    Si no le indicamos lo contrario, Excel convertirá en PDF solamente la hoja activa, es decir, la que se vea en pantalla al momento de guardar el archivo.

    Para guardar cada hoja como un PDF separado bastará con que vayas seleccionando cada hoja y guardándolas una por una.

    Saludos

  • Enlace al Comentario Fabián M Quijano Jueves, 23 Julio 2015 03:52 publicado por Fabián M Quijano

    Buen día, quisiera saber si es posible guardar archivos PDF de un mismo libro por separado, es decir, tomar la hoja 1 y que se guarda aparte de la hoja 2 y así sucesivamente.

    Gracias.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 15 Mayo 2015 00:49 publicado por Clases Excel

    Hola, Carlos.

    La única solución que se me ocurre es la más "dolorosa": cambiar todos los porcentajes de forma manual para que se adapten al tamaño que deseas en el PDF, guardar la planilla como PDF y luego cerrar el libro sin guardar, para que queden los porcentajes originales. Las opciones de automatización que da la conversión de una planilla en PDF no son demasiadas, por lo menos actualmente.

    Saludos

  • Enlace al Comentario Carlos Roncal Jueves, 14 Mayo 2015 16:44 publicado por Carlos Roncal

    Hola, estoy trabajando con Excel 2013, haciendo la exportación de algunas hojas de un libro a PDF, cada hoja tiene diferente configuración de porcentaje de la escala, cuando me hace la exportación en el PDF resultante se muestra las hojas con diferentes tamaños, hay alguna solución posible para que salgan todas con el mismo tamaño?. Gracias

  • Enlace al Comentario Clases Excel Domingo, 10 Mayo 2015 21:30 publicado por Clases Excel

    Hola, Chubasco.

    Para automatizar ese proceso tendrías que usar macros.

    Saludos

  • Enlace al Comentario CHUBASCO Sábado, 09 Mayo 2015 19:25 publicado por CHUBASCO

    COMO PUEDO GENERAR DE MANERA AUTOMATICA UN ARCHIVO PDF POR CADA HOJA DEL LIBRO GRACIAS

  • Enlace al Comentario Clases Excel Jueves, 09 Abril 2015 02:44 publicado por Clases Excel

    Gracias a ti, Victor. Saludos

  • Enlace al Comentario Victor Miércoles, 08 Abril 2015 15:16 publicado por Victor

    Gracias por esta explicacion tan clara.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 15 Julio 2014 23:48 publicado por Clases Excel

    Me alegra mucho, Mariella, que te haya sido útil el artículo. Gracias por hacérnoslo saber. Saludos

  • Enlace al Comentario Mariella Martes, 15 Julio 2014 17:53 publicado por Mariella

    Me encantó toda la explicación, muy clara y fácil de aplicar y recordar.

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