Clases Excel
Viernes, 12 Mayo 2017 04:51

¡Descarga la planilla de Control de tareas pendientes!

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Administrar el tiempo de forma eficiente es un objetivo difícil de alcanzar, más cuando pareciera que las tareas pendientes siempre superan a las que logramos completar. Las cosas para hacer se acumulan en agendas, post-it, cuadernos, pizarras, archivos de texto, etc., etc. y su manejo se vuelve un caos. Así que me pareció buena idea realizar una planilla que permitiera llevar un mejor control de las tareas, destacando de forma visual los asuntos urgentes y mostrando gráficamente si lo estamos haciendo bien o no tanto. Aquí está…

Control de tareas 1

 

 

  Descargar planilla de Control de tareas pendientes

 

 

 

 ¿Cómo se usa?

Basta con que vayas ingresando las tareas pendientes con la fecha de ingreso, su fecha de vencimiento, su prioridad (Alta, Media o Baja) y su estado (No empezado, En proceso o Terminado).

 

Pese a que creo que conviene (y no cuesta demasiado) completar todos los datos, los únicos imprescindibles son la fecha de vencimiento, el nombre de la tarea y su estado.

 

Control de tareas 2

 

 

La fecha de vencimiento sirve para que aparezca una alerta visual (amarilla) cuando falten pocos días para esa fecha y otra (roja) cuando ya haya pasado.

 

Control de tareas 3

 

 

El estado de la tarea tiene efecto también en las alarmas, pues cuando se establece el estado en "Terminado" las alarmas se deshabilitan. Indicar el estado de cada tarea sirve, además, para que los gráficos de la derecha puedan mostrar los porcentajes de las tareas terminadas, en proceso y no empezadas.

 

Control de tareas 4

 

 

Completando solo esos pocos datos, la planilla tendrá todo lo necesario para realizar el resto. No es necesario nada más.

 

Los filtros de columna pueden ayudarte a visualizar solo los datos relevantes en un momento dado y puedes usarlos (y combinarlos) a voluntad.

 

El libro trae 12 hojas, cada una con un Control de tareas mensual. Pero en caso de que lo prefieras puedes utilizar una hoja por año. El nombre de cada hoja es meramente una etiqueta que puede modificarse a gusto, pues no afecta para nada el funcionamiento de la planilla. Lo mismo aplica al contenido de la celda G1.

 

Control de tareas 5

 

 

 

 Protección

Las hojas están protegidas para evitar errores involuntarios que la hagan inutilizable. Pero a todas (salvo a la Portada) es posible desprotegerlas con un simple clic en el comando Desproteger hoja de la ficha Revisar.

 

La portada del libro es la única hoja protegida con contraseña.

 

 

 

 Parámetros

En la hoja Parámetros puedes modificar los nombres de las prioridades y de los estados de las tareas.

 

También puedes agregar todas las prioridades que desees y quedarán automáticamente disponibles en las planillas de control. Los estados, sin embargo, se deben limitar a 3 y el tercero de ellos solo puede tener como nombre "Terminado", "Finalizado" o "Concluido".

 

La fecha Hoy no debe modificarse, porque eso ocasionaría errores en los cálculos.

 

En la casilla "Cantidad de días antes del vencimiento que debe mostrarse la alerta" se establece cuántos días antes del vencimiento deseas que aparezca la alerta amarilla. De forma predeterminada viene fijado en 3, pero puedes modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

 

Control de tareas 6

 

 

 

 Descárgala

Este material se hace disponible de forma totalmente libre y gratuita. Este es el enlace de descarga:

 

  Descargar planilla de Control de tareas pendientes

 

 

No dudes en compartirlo si crees que a algunos de tus amigos les puede ser útil. Si lo compartes en las redes me estarás ayudando a que pueda seguir manteniendo el blog y brindar más materiales en el futuro.

 

Y si piensas que se puede mejorar de alguna manera o si encuentras un error, házmelo saber; así lo mejoramos entre todos. Todos los comentarios brindados con espíritu constructivo serán tomados en cuenta.

 

Visto 4288 veces Modificado por última vez en Viernes, 12 Mayo 2017 19:10

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14 comentarios

  • Enlace al Comentario Melissa Miércoles, 02 Agosto 2017 17:01 publicado por Melissa

    Gracias, practico y simple para llevar un control de tareas pendientes.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Jueves, 06 Julio 2017 01:19 publicado por Clases Excel

    Gracias a ti, José, por tu comentario.
    Saludos

  • Enlace al Comentario José Barrantes Elizondo Miércoles, 05 Julio 2017 23:22 publicado por José Barrantes Elizondo

    Excelente; muchas gracias por compartirlo.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 19 Mayo 2017 19:36 publicado por Clases Excel

    Gracias a ti, Ramón, por tu comentario. Saludos.

  • Enlace al Comentario Ramon Lopez Viernes, 19 Mayo 2017 00:28 publicado por Ramon Lopez

    Gracias por compartir sus conocimientos a través de estas útiles herramientas.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Lunes, 15 Mayo 2017 23:01 publicado por Clases Excel

    Claudio, muchas gracias por tu comentario y por compartir.

    Sobre los gráficos, cada uno toma la información de un par de celdas. Por ejemplo, el gráfico que muestra el porcentaje de tareas "Terminadas" toma los valores de las celdas K11 y L11. En K11 calculo el porcentaje de tareas terminadas y en L11 calculo el resto para llegar al 100%. Cada uno de estos valores será representado con un color diferente en el gráfico. El tipo de gráfico usado es Anillo, dentro del grupo Circular.

    El gráfico "En proceso" toma los valores de K12 y L12 y el gráfico "No empezado", de K13 y L13.

    Es difícil de explicar en un espacio tan corto y tampoco sé hasta que punto tengo que explicar porque ignoro tus conocimientos de Excel.

    Puedes analizar las fórmulas de esas celdas para ver cómo está hecho y adaptarla a tus necesidades. Una vez que estén los cálculos, seleccionas ambas celdas y eliges el tipo de gráfico.

    Básicamente es eso, aunque implica ciertos conocimientos específicos.

    Intentaré hacer un artículo que explique este procedimiento; espero lograr el tiempo necesario.

    Saludos

  • Enlace al Comentario Clases Excel Lunes, 15 Mayo 2017 23:00 publicado por Clases Excel

    Hola, José Rafael y Bernardo. Agradezco mucho sus comentarios y me alegra que la planilla de Control de tareas les resulte tan útil como expresan.
    ¡Saludos!

  • Enlace al Comentario Claudio Lunes, 15 Mayo 2017 14:34 publicado por Claudio

    Compartiendo...
    Junto con saludar, quiero agradecerles la tremenda capacidad de compartir. Este "control de tareas" sin dudas me ayudará a una mejor organización en mi trabajo.
    Quisiera pedirles un favor...sólo si es posible... Necesito saber cómo se construyó la parte de los gráficos actualizables, ya que me interesa para dar valor agregado a una planilla que llevo... Gracias nuevamente.
    Un brazo

  • Enlace al Comentario Bernardo Pedro Alcaraz Domingo, 14 Mayo 2017 20:02 publicado por Bernardo Pedro Alcaraz

    Excelente material es muy útíl, muchas gracias

  • Enlace al Comentario jose rafael Domingo, 14 Mayo 2017 08:44 publicado por jose rafael

    Gracias.
    Aprecio mucho tu bondad y con toda seguridad el formulario que hoy nos provees será de mucha utilidad.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Sábado, 13 Mayo 2017 17:48 publicado por Clases Excel

    Muchísimas gracias por sus comentarios, Ángel, Héctor y Adela. Es muy importante para mí tener su apoyo y, ante todo, saber que les ha servido el material. Me alegro por ello.
    Saludos.

  • Enlace al Comentario Adela Ruiz Sábado, 13 Mayo 2017 10:38 publicado por Adela Ruiz

    Excelente libro en Excel "Tareas Pendientes", realmente es muy útíl, ya que siempre tenemos tareas que debemos realizar. Gracias.

  • Enlace al Comentario Hector Francovig Viernes, 12 Mayo 2017 16:20 publicado por Hector Francovig

    Muy, pero muy bueno, lo he modificado inmovilizando paneles para tener siempre a la vista el título de columnas para simplificar aun más este fabuloso archivo.
    Gracias y saludos!!!

  • Enlace al Comentario Angel Cabrera Viernes, 12 Mayo 2017 13:41 publicado por Angel Cabrera

    Excelente material, muchas gracias. Ya lo compartí en todo lugar posible, espero se difunda y te pueda ayudar.

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