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Miércoles, 14 Septiembre 2016 13:59

Como rellenar las celdas vacías de una tabla con el valor inmediato anterior

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A veces en las planillas que recibimos faltan algunos datos que su diseñador da por supuestos. Por ejemplo, puede ser que se omita un valor en una celda si es el mismo que el de la celda superior. En este artículo veremos por qué es importante rellenar las celdas vacías y cómo hacerlo de la manera más rápida.

Copiar valor inmediato anterior 1

 

 El problema

Supongamos que recibimos la siguiente planilla que registra documentos de venta:

 

Copiar valor inmediato anterior 2

 

 

Tiene más agujeros que un queso gruyere. Claro, se supone que las celdas en blanco tienen el mismo valor que el de la más cercana hacia arriba.

 

Pero si quisiéramos, por ejemplo, ordenar los datos por el Tipo de documento tendríamos un problema, porque las celdas en blanco quedarían todas agrupadas al final del rango y perderíamos el control de la información. Ya no sabríamos a qué tipo pertenecían esos documentos.

 

Copiar valor inmediato anterior 3

 

 

Un rango de datos con celdas en blanco tampoco sería idóneo para ser empleado como origen de una tabla dinámica. Tampoco sería apropiado para, por poner otro caso, obtener los totales facturados por Tipo de Documento con la función SUMAR.SI.

 

Copiar valor inmediato anterior 4

 

 

 Cómo completar los datos faltantes

Afortunadamente, Excel nos proporciona una forma bastante simple de rellenar esas celdas vacías. Los pasos a seguir son los siguientes:

 

1) Selecciona el rango que contiene las celdas a llenar.

 

2) Presiona la tecla F5. Se abrirá el cuadro de diálogo Ir a.

 

Copiar valor inmediato anterior 5

 

3) Haz clic en el botón Especial. Se abrirá la ventana Ir a Especial. (Se puede acceder a la misma ventana haciendo clic en la opción Buscar y seleccionar, del grupo Editar de la ficha Inicio, y luego seleccionando el ítem Ir a Especial.)

 

4) Marca la opción Celdas en blanco y presiona el botón Aceptar. Quedarán seleccionadas todas las celdas vacías.

 

Copiar valor inmediato anterior 6

 

5) Sin cliquear en ningún lado, escribe el signo de igual. Éste aparecerá en la celda activa. Luego haz clic en la celda inmediatamente superior a la celda activa.

 

Copiar valor inmediato anterior 7

 

6) Para ingresar la fórmula, en lugar de Enter digita Ctrl+Enter (es decir, pulsa la tecla Ctrl y, sin soltarla, la tecla Enter). Esto copiará la fórmula en todas las celdas seleccionadas al mismo tiempo. ¡Listo!

 

Copiar valor inmediato anterior 8

 

 

Poco más hay para agregar. Tal vez, como último paso, podrías reemplazar todas las fórmulas ingresadas por sus resultados. Si quieres más información al respecto puede servirte en artículo: Cómo reemplazar fórmulas por sus resultados de manera casi "mágica".

 

 

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5 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 21 Octubre 2016 21:19 publicado por Clases Excel

    Hola, Gabriel. Qué justo. Me alegro de que te haya servido.
    Saludos

  • Enlace al Comentario Gabriel Del Real Márquez Viernes, 21 Octubre 2016 19:53 publicado por Gabriel Del Real Márquez

    Hola
    Cuando lei el procedimiento de momento no se me ocurrio donde lo podia usar

    No pasaron 3 horas cuando lo tuve que ocupar

    Gracias Mil

  • Enlace al Comentario MARIA EUGENIA VALERO Lunes, 03 Octubre 2016 20:02 publicado por MARIA EUGENIA VALERO

    COOL,MUY BUENO

  • Enlace al Comentario Clases Excel Sábado, 01 Octubre 2016 16:45 publicado por Clases Excel

    Hola, William.
    Me alegro de que así sea.
    Gracias por tu comentario.

  • Enlace al Comentario william mendoza Sábado, 01 Octubre 2016 12:57 publicado por william mendoza

    Gracias Estimado
    Buen Aporte. es de mucha utilidad.

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