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Lunes, 08 Agosto 2016 01:25

Todo lo que debes saber sobre las referencias relativas y absolutas

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Aunque las referencias relativas y absolutas son conceptos básicos de Excel, no todos los usuarios tienen un conocimiento completo sobre ellas. Muchos se las arreglan para trabajar en Excel con una idea muy elemental de lo que son. Sin embargo, entender cabalmente su uso es imprescindible para tener el control total de nuestro trabajo y que las fórmulas no nos sorprendan con comportamientos inesperados. El siguiente artículo analiza todo lo que necesitas saber al respecto…

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 Conceptos básicos

Una hoja de cálculo de Excel (2007 o posterior) está dividida en miles de columnas y más de un millón de filas. Las columnas son encabezadas por una serie de letras y las filas por una serie de números.

 

Como probablemente sepas, cada una de las casillas formadas por la intersección de una fila y una columna se denominan celdas.

 

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Cuando nos posicionamos en una celda, su columna y su fila se destacan y su nombre aparece en el Cuadro de nombres. La importancia de identificar a las celdas por su nombre radica en que en una hoja de cálculo necesitamos referirnos continuamente a ellas, tanto en las fórmulas como en diversas herramientas y funcionalidades.

 

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 Las referencias en acción

En una celda podemos ingresar una operación matemática directamente, tal como en una calculadora, y Excel nos devolverá el resultado, siempre que la antecedamos por un signo de igual.

 

Si en C1, por ejemplo, escribimos =12+5 y presionamos la tecla Enter, Excel mostrará en la celda el resultado de esa suma.

 

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Pero también podemos colocar referencias de celda en lugar de los números, para que Excel traiga los valores de dichas celdas y los use para resolver la operación.

 

Por ejemplo, si en A1 escribimos 12 y en B1 escribimos 5, podemos usar en C1 la fórmula =A1+B1, para obtener el mismo resultado de la operación anterior.

 

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Entre los principales beneficios de usar referencias de celda en las fórmulas en lugar de números directos, está el hecho de que, si modificamos alguno de los valores de las celdas referenciadas, el resultado de la fórmula se actualizará de forma automática.

 


 Una característica muy útil de las hojas de cálculo es que podemos decirle que tomen los valores de las celdas que les indiquemos, en lugar de tener que escribirlos.

 

 

 Referencias relativas

Pero la principal ventaja de usar referencias de celda en las fórmulas es que nos permite ahorrar muchísimo tiempo. Veamos un ejemplo simple para comprender esto mejor.

 

Supongamos que, en una planilla como la de la imagen siguiente, necesitamos sumar el Valor A al Valor B de cada fila y que la Suma se muestre en la columna C.

 

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La situación no parece ser muy difícil. Para empezar, basta con escribir en C2 la siguiente fórmula:

=A2+B2

 

De esta manera, C2 devolverá el resultado de la suma A2+B2.

 

Para obtener el valor de C3, en principio, habría que escribir la misma fórmula, pero cambiando las referencias:

=A3+B3

 

Y así sucesivamente.

 

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El problema es que se trata de un sistema muy lento. Da escalofríos pensar en lo que se podría demorar uno si la lista tuviera 100 filas o incluso más. Por eso, Excel proporciona a los usuarios un método mucho más eficaz para rellenar fórmulas.

 

Consiste en hacer la fórmula solo para la primera fila y luego posicionarse sobre la celda con la fórmula y arrastrarla desde el pequeño cuadradito ubicado en su ángulo inferior derecho. El puntero del ratón cambiará su forma al posarse sobre ese cuadradito (llamado Controlador de relleno) y pasará de ser una cruz blanca gruesa a una cruz delgada y negra. Es en ese momento que debe presionarse el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar hacia abajo.

 

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 Arrastrar una celda con el Controlador de relleno equivale a copiar su contenido en cada una de las celdas abarcadas en el arrastre.

 

Pero la verdadera magia radica en el comportamiento de las referencias al ser arrastradas de este modo. Si la fórmula fuera copiada tal cual fue escrita en la primera fila, este sistema no nos serviría de nada porque se repetiría el primer resultado en todas las filas, lo que sería erróneo.

 

El secreto consiste en que Excel va modificando las referencias de la fórmula mientras la va arrastrando. Al ir copiando la fórmula hacia abajo, Excel va aumentando de uno en uno el número de fila de las referencias originales.

 

La fórmula original (de C2) era =A2+B2, pero al pasar por C3, Excel la pegará como =A3+B3, al pasar por C4 la pegará como =A4+B4 y así sucesivamente.

 

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Este es el comportamiento natural de las referencias de celda al ser arrastradas o copiadas. Lo que Excel copia es la relación establecida entre la celda que contiene la fórmula original y las celdas referenciadas en dicha fórmula. (En este caso, efectúa la suma de las columnas A y B de cada fila; es decir, se suma la celda que está dos lugares a la izquierda con la que está un lugar a la izquierda.) Y por eso se les da el nombre de referencias relativas

 

Un punto importante a tener en cuenta es que, si la celda se arrastrara hacia la derecha, las referencias no serían ajustadas en la parte que identifica a la fila, sino en la que identifica a la columna: A1 se transformaría en B1, C1, D1…; F9 se transformaría en G9, H9, I9…; etc.

 

Podemos decir que, a medida que arrastramos una celda con fórmula hacia abajo, se irá acrecentando el número de fila de sus referencias. Si arrastramos la celda hacia la derecha, lo que se irá acrecentando será la letra (o combinación de letras) de columna. Si arrastramos una celda con fórmula hacia arriba, se irá decrecentando el número de fila. Si arrastramos la celda hacia la izquierda, se decrecentará la letra (o combinación de letras) de columna de sus referencias.

 

 

 Referencias absolutas

Pero (siempre hay un “pero”), hay circunstancias en la que las referencias relativas nos complican la vida.

 

Supongamos ahora que necesitamos multiplicar el Valor A por un número constante que se encuentra en E1 y deseamos que el resultado se muestre en la columna B.

 

En principio la tarea no parece presentar ningún inconveniente. Basta con escribir en B2 la fórmula:

=A2*E1

 

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El problema se nos presenta al arrastrar la celda:

 

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Todas las celdas, salvo la primera, devuelven como resultado un cero. ¿Qué es lo que ha ocurrido?

 

Inspeccionemos la fórmula que Excel colocó en B3:

 

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¡Claro! Al arrastrar la fórmula Excel le ha aumentado en uno la fila de ambas referencias. Transformó A2 en A3, lo cual va de acuerdo a nuestro objetivo. Pero que cambie E1 por E2 nos genera un inconveniente, porque en E2 no hay ningún valor y Excel considera una celda vacía como un cero.

 

El problema se perpetúa en las filas de abajo.

 

De modo que en casos como este, el fantástico comportamiento de las referencias relativas se vuelve en nuestra contra. ¿Hay alguna forma de anularlo y decirle a Excel que no queremos que una referencia concreta se mueva al ser arrastrada o copiada? ¿Podemos fijar una referencia de celda para que Excel no la modifique al pegarla en otra celda? Sí.

 

La solución consiste en colocar un carácter especial antes de la parte de la referencia que identifica a la columna y/o antes de la parte que identifica a la fila. Esto es porque podemos necesitar que se fije solo la parte correspondiente a la columna, solo la parte correspondiente a la fila, o ambas.

 

El símbolo escogido para este fin (podría haber sido cualquier otro) es el de peso o dólar: $.

 

De modo que si escribimos $E$1, al arrastrar la fórmula, esta referencia no cambiará; se mantendrá siempre como $E$1. Esta forma de escribir la referencia le indica a Excel que siempre debe leer el dato de E1.

 

La solución, por lo tanto, consiste en escribir en B2:

=A2*$E$1

 

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Ahora ya podemos arrastrar la celda como de costumbre.

 

Este tipo de referencia, en la que fijamos tanto la columna como la fila, antecediéndolas por el símbolo $, se denomina absoluta.

 

 

 Referencias mixtas

Como ya lo he comentado antes, en algunas ocasiones (muy poco comunes) necesitaremos fijar solo la columna y en otras solo la fila. A este tipo de referencias, con una parte relativa y otra absoluta, se le llama mixtas.

 

Un ejemplo del uso de referencias mixtas se puede ver en la siguiente tabla de multiplicar. En la Barra de fórmulas se ven las referencias mixtas usadas en la celda B2:

 

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Para analizar mejor este tema, puedes descargar el libro de trabajo.

 

 

 Fijar las referencias con F4

Excel escribirá los símbolos $ por nosotros si, estando el cursor sobre una referencia de celda, presionamos la tecla F4. Dicho de otro modo, presionando F4 podemos convertir cíclicamente una referencia en absoluta, mixta y relativa. Por ejemplo, si en B1 ingresas la fórmula =A1 y, antes de presionar Enter, presionas F4, la referencia pasará a ser $A$1. Si sigues presionando F4, la referencia cambiará sucesivamente a A$1, $A1 y A1. Luego volverá a empezar el ciclo.

 

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 REFERENCIAS A RANGOS

Además de usarse referencias a celdas individuales, en Excel también se suelen emplear referencias a rangos, es decir a un grupo de celdas adyacentes. Por ejemplo, A1:A10 es una referencia al rango de celdas que va desde la A1 a la A10 inclusive. Todo lo que hemos visto en relación a las referencias relativas y absolutas aplica de idéntica manera tanto sobre celdas individuales como sobre rangos. $A$1:$A$10, por ejemplo, es la referencia absoluta del rango A1:A10.

 

 

 Usar nombres como referencias

Por último, me parece importante destacar la posibilidad que da Excel para dar nombres personalizados a las celdas. Por ejemplo, a una celda que contenga la cotización del dólar, podría asignársele un nombre personalizado, como Cotiz_dolar. Esta práctica nos evitaría tener que fijar la celda como absoluta, porque podríamos usar su nombre personalizado como referencia.

 

Siguiendo con el ejemplo, si necesitáramos dividir el valor de A1 entre la celda identificada como Cotiz_dolar simplemente podríamos escribir:

=A1/Cotiz_dolar

 

Puedes leer más sobre este tema en el artículo Cómo asignar nombres a celdas o rangos.

 

 

Independientemente de tus conocimientos anteriores sobre este tema espero que hayas disfrutado de la lectura de este artículo y que te haya sido de alguna utilidad.

 

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4 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Viernes, 02 Septiembre 2016 02:29 publicado por Clases Excel

    Qué bueno, Roger. Me alegra que te sea útil. Muchas gracias por comentarlo.

  • Enlace al Comentario ROGER NELSON Miércoles, 31 Agosto 2016 20:25 publicado por ROGER NELSON

    Muchas Gracias!!...por el articulo el cual me esta ayudando en el trabajo que desempeño.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Martes, 16 Agosto 2016 01:52 publicado por Clases Excel

    Hola, Rose.
    Me alegro mucho de que te haya sido útil.
    Saludos.

  • Enlace al Comentario Rose Lunes, 15 Agosto 2016 00:02 publicado por Rose

    Que algo complicado como excel te lo expliquen de una forma en que la pueda entender Todo el mundo no lo hace cualquiera. Estos artículos de Clases Excel son geniales, logran explicar lo que es difícil de una forma muy fácil de entender.

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