Clases Excel
Sábado, 16 Julio 2016 01:43

11 formas de acelerar una planilla de Excel lenta

Valora este artículo
(3 votos)

Pocas cosas hay más desesperantes en informática que un programa que trabaja excesivamente lento. Una planilla de Excel, como cualquier otro archivo, responde cada más lentamente a medida que se le van agregando más datos. Pero cuando Excel se arrastra como un caracol, generalmente se debe a que la planilla en la que estamos trabajando tiene algunos errores de diseño. Lo bueno es que todos ellos se pueden corregir.

Acelerar planillas lentas 1

 


 ANTES QUE NADA...

Antes de comenzar a ajustar cosas en la planilla, conviene que hagas una copia para trabajar en ella en vez de en la original. Un archivo grande y lento es más fácil de arruinar, por lo que es tomar un riesgo innecesario comenzar a probar cambios en él si no tienes un respaldo al cual recurrir en caso de desastre.

 

Una forma muy instructiva de detectar problemas es ir probando una a una las sugerencias que se dan a continuación y, después de cada una, verificar si el archivo ha mejorado su velocidad o disminuido su tamaño. De esta manera podrás darte cuenta de cuál era el problema concreto (o los problemas) que afectaban al libro. Si efectúas todos los ajustes de una sola vez y controlas los cambios al final, no sabrás en qué momento del proceso lograste solucionar el problema.

 

 

 Tip 0: Detén todos los cálculos automáticos para trabajar más cómodo

De manera predeterminada Excel realiza los cálculos de forma automática. En condiciones normales esto es una gran ventaja pues nos evita la otra opción: tener que desencadenar el cálculo por nosotros mismos cada vez que lo estimemos necesario.

 

Sin embargo, cuando Excel está muy lento puede ser una buena idea desactivar el cálculo automático y, de este modo, poder trabajar más cómodamente sin que Excel se ponga a recalcular una y otra vez. Si demora demasiado tiempo en llevar a cambio cada ajuste puede resultar desesperante.

 

Para cambiar el modo de cálculo a manual, haz clic en la ficha Fórmulas, en el botón Opciones para el cálculo y luego en la opción Manual.

 

Acelerar planillas lentas 2

 

 

A partir de entonces, cada vez que desees que se efectúe el cálculo, deberás presionar la tecla F9.

 

Después de terminar de trabajar en el libro no olvides volver a establecer el cálculo en Automático, porque este cambio afecta a todos los libros que abras y no solo al actual.

 

Veamos ahora qué modificaciones podemos hacer para quitar "lastre" al libro.

 

 

 Tip 1: Transformar en valores constantes las fórmulas que ya no necesites

Algunas veces es necesario usar fórmulas para hallar algunos valores que ya no sufrirán ninguna modificación. En estos casos es una buena costumbre transformarlos en valores constantes. Una fórmula ocupa mucho más espacio y consume mucho más procesamiento por parte de Excel que un valor escrito directamente en la celda.

 

Para convertir fórmulas en sus resultados una forma sencilla es seleccionar y copiar las celdas que deseas convertir e, inmediatamente, presionar la serie de teclas ALT, O, V, V.

 

Para averiguar 5 formas diferentes de conseguirlo, te recomiendo el artículo: Cómo reemplazar fórmulas por sus resultados de manera casi "mágica".

 

 

 Tip 2: Minimizar lo más posible el uso de funciones volátiles

Se llaman funciones volátiles a las que se recalculan cada vez que hay un cambio en cualquier celda del libro. Si tienes miles de fórmulas recalculándose con cada cambio que efectúas, es lógico que Excel ande como una tortuga. (Las funciones no volátiles, en cambio, se recalculan solo cuando se modifican los valores de las celdas referenciadas en ellas y no ante cada cambio en el libro.)

 

Las funciones volátiles son las siguientes: AHORA, ALEATORIO, ALEATORIO.ENTRE, AREAS, CELDA (dependiendo de los argumentos), COLUMNAS, DESREF, FILAS, INDICE, INDIRECTO e INFO (dependiendo de los argumentos).

 

Una buena práctica a la hora de usar la función HOY (la más usada de las funciones volátiles) es colocarla en una celda que sirva de referencia para todas las fórmulas en la que se la necesite. Escribir la función HOY en mil fórmulas requerirá de Excel hacer mil recálculos con cada cambio en el libro, mientras que escribir la función HOY en una celda requerirá un solo recálculo.

 

Acelerar planillas lentas 3

 

 

Puedes obtener una explicación detallada de la función HOY en el artículo: La función HOY y sus aplicaciones prácticas.

 

 

 Tip 3: No abusar del formato condicional

El formato condicional es una de las características más atractivas de Excel. Hace las planillas más fáciles de entender, les da vida y, por si fuera poco, es bastante fácil de usar…

 

Sin embargo, tiene una desventaja poco conocida: el formato condicional es volátil. Esto es algo que no se nota cuando se aplica en pequeños conjuntos de datos. Pero aplicar múltiples reglas de formato condicional en áreas extensas, puede resultar en una hoja de cálculo lenta.

 

Hay que tener en cuenta también que un formato condicional que se aplica a un rango no suele borrar el anterior, sino que, generalmente, los formatos se acumulan uno sobre otro. Por eso, es mejor modificar una regla de formato condicional en lugar de añadir otra que la sustituya. Cuando esto sea demasiado engorroso puedes crear una nueva regla, pero no olvides eliminar la antigua. De lo contrario, en poco tiempo el libro se puede llenar de formatos condicionales obsoletos que ocupan recursos del sistema aunque nunca se vean reflejados en la pantalla.

 

Para ver los formatos condicionales que tienes aplicados a un rango, selecciónalo y, estando en la ficha Inicio, haz clic opción Formato condicional y luego en Administrar reglas. Desde allí podrás ver, editar y eliminar las reglas aplicadas.

Acelerar planillas lentas 4

 

 

 Tip 4: Eliminar el contenido "fantasma"

El formato manual aplicado a las celdas también forma parte de la información que Excel debe guardar. A mayor cantidad de formatos aplicados en un libro, mayor peso. De ahí que sea importante dar formato de forma controlada, a rangos específicos, no a toda la hoja ni a filas o columnas enteras. Si aplicamos formatos a filas o columnas enteras, es muy probable que las celdas vacías parezcan no tener nada, pero tendrán una gran cantidad de formato inutilizado que ocupa espacio innecesariamente.

 

La solución es eliminar todas las filas y columnas que no contienen texto. De este modo eliminarás también su contenido "fantasma". ¿Cómo hacerlo? Haz clic en el encabezado de la primera columna que ya no contenga ningún dato y presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA_DERECHA; entonces, haz clic derecho sobre alguno de los encabezados seleccionados y elige la opción Eliminar. Luego repite el mismo proceso para las filas, seleccionándolas con CTRL+MAYÚS+FLECHA_ABAJO.

 

Acelerar planillas lentas 5

 

 

El contenido "fantasma" se produce a veces cuando pegamos sobre Excel datos copiados desde otra fuente, como una página web. Es probable que haya información que no sea visible pero que esté ocupando lugar en la hoja. Una solución para ese problema podría ser copiar toda la información de la hoja y pegarla en otra hoja u otro libro pero en la modalidad de Valores, es decir, sin formato ni ningún otro “aditivo”. (Ten muy en cuenta que esta opción de pegado omite todos los formatos, incluso los de fecha.) Luego solo restaría eliminar la hoja problemática.

 

 

 Tip 5: Reducir al máximo el peso de las imágenes

Si utilizas varias imágenes en un libro de Excel este puede volverse muy pesado y lento. Afortunadamente hay varias formas de reducir su peso de forma eficiente y simple. Para obtener más detalles sobre este tema puedes leer el artículo: Cómo reducir considerablemente el peso de un libro de Excel optimizando sus imágenes.

 

 

 Tip 6: Usar nombres de rangos en lugar de referencias absolutas

El uso de nombres de rango personalizados hace las fórmulas más cortas y más comprensibles.

 

=BUSCARV(A1;Datos;2;FALSO), por ejemplo, es una fórmula mucho más eficiente que =BUSCARV(A1;'Parámetros globales'!$B$3:$F$179;2;FALSO).

 

Para averiguar cómo establecer nombres a celdas y rangos puedes consultar el artículo: Cómo asignar nombres a celdas y rangos. También puede serte útil leer: Todo lo que debes saber sobre las referencias relativas y absolutas.

 

 

 Tip 7: No abusar de las fórmulas matriciales

Las fórmulas de matriz son recursos muy válidos de Excel, imprescindibles en algunos casos, pero consumen bastantes recursos. Es fácil darse cuenta de ello si consideramos que una fórmula matricial debe recorrer gran cantidad de datos y analizarlos uno a uno para proveer un resultado. Hacer eso lleva tiempo.

 

De modo que, si es posible evitar el uso extenso de fórmulas matriciales (por ejemplo, usando en su lugar columnas auxiliares o fórmulas más simples) es aconsejable evitarlas.

 

Acelerar planillas lentas 6

 

 

 Tip 8: No duplicar información innecesariamente

Cuando el tiempo escasea y tenemos urgencia por terminar un trabajo tal vez copiemos hojas enteras o grandes porciones de datos para obtener un resultado levemente distintos al anterior. Esto es desventajoso porque, al duplicar procesos que podrían haber sido reutilizados desde su ubicación original, generamos datos redundantes que ocupan espacio innecesariamente en la memoria.

 

Solucionar este tipo de problema, no obstante, suele ser bastante costoso en tiempo y esfuerzo, porque, en mayor o menor medida, requiere de un rediseño del libro. También implica correr el riesgo de desajustar fórmulas que funcionaban bien. Pero, cuando se hace de forma concienzuda, las planillas suelen mejorar muchísimo: quedan mucho más compactas, mejor organizadas, más fáciles de mantener y más rápidas.

 

 

 Tip 9: Evitar referencias a filas o columnas enteras

Algunos usuarios suelen usar filas o columnas enteras como referencia para asegurarse de que ningún dato quede fuera. Evidentemente lo hacen con la idea de que Excel solo recorrerá las celdas que tengan datos dentro de la fila o columna referenciada. Pero no es así, con esta práctica estamos obligando a Excel a recorrer más de un millón de filas o más 65.000 columnas, según el caso. Es fácil darse cuenta de que si usamos este tipo de referencia en gran cantidad de fórmulas estamos enlenteciendo el desempeño de Excel de forma excepcional.

 

Acelerar planillas lentas 7

 

 

 Tip 10: Minimizar las referencias a celdas o rangos de otros libros

No siempre se puede evitar, pero utilizar referencias a celdas que están en otro libro enlentece en forma considerable el desempeño de Excel.

 

En primer lugar, es necesario que Excel localice el libro al que se hace referencia. Si no logra encontrarlo tendremos un problema mayor. Pero aun encontrándolo, Excel deberá ir mucho más lejos para obtener los datos que si se encontraran en el mismo libro o, mejor aún, en la misma hoja. Ir más lejos se traduce en un mayor procesamiento de datos y en una demora perceptiblemente mayor.

 

 

 Tip 11: Simplificar las fórmulas lo más posible

Calcular una fórmula muy extensa consume más recursos de Excel que una más simple. Por lo tanto, puede ser una buena idea echar un vistazo a las fórmulas largas para ver si se pueden simplificar.

 

Con un poco de análisis tal vez nos demos cuenta de que podemos "precalcular" algunas partes de la fórmula o plantearla de una manera diferente para que Excel se ahorre algunos pasos en su resolución. Por ejemplo, para agregar el 22% de una cantidad, en lugar de =A1*(1+22/100), es mejor escribir directamente =A1*1,22. Ahora, en lugar de tener que hacer una división, una suma y una multiplicación, Excel solo necesitará hacer una multiplicación.

 

Las fórmulas con frecuencia son mejorables. Revisa si existen funciones específicas que lleguen al mismo resultado de forma más eficiente. Ten en cuenta que las funciones nativas de Excel suelen resolverse de forma más veloz que las fórmulas creadas por el usuario.

 

 

 Conclusiones finales

La aplicación de estos consejos, producen, en general, buenos resultados en cualquier hoja de cálculo. Pero no debemos ser dogmáticos. Hay circunstancias en las que no es necesario aplicarlas o incluso pudiera haber buenas razones para no hacerlo.

 

Hay que recordar que los puntos tratados intentan de resolver los problemas que pudiera tener un libro de Excel excesivamente lento. En circunstancias como estas es lógico apelar a todo recurso disponible para intentar mejorar la situación. Si, en cambio, manejamos planillas relativamente pequeñas que funcionan de forma aceptable, podemos tomarnos ciertas concesiones de diseño, en pos de otras ventajas.

 

En caso de que preveamos que nuestro libro necesitará manejar una gran cantidad de datos, lo más aconsejable es planificar detenidamente el diseño antes de comenzar con el desarrollo propiamente dicho. De esta manera será menos probable que nuestras planillas necesiten en algún momento una "cirugía mayor". Es mejor evitar los problemas antes de que surjan, en la medida de lo posible.

 

¿Qué opinas? ¿Te has enfrentado alguna vez a una planilla inmanejable por su lentitud? ¿Pudiste lograr alguna mejora aplicando alguna idea que no se menciona en el artículo?

 

Visto 3297 veces Modificado por última vez en Lunes, 22 Agosto 2016 02:37

Deja un comentario

Los campos imprescindibles están marcados con asterisco (*). Tu dirección de correo nunca será publicada.

2 comentarios

  • Enlace al Comentario Clases Excel Domingo, 13 Noviembre 2016 13:02 publicado por Clases Excel

    Hola, Ramón. Gracias por el comentario.

    Me ha ocurrido en ocasiones que, al momento de probar una macro por primera vez, se ejecuta más lentamente de lo que se ejecutará después. No sé la causa, pero puede deberse a que, después de trabajar durante un largo tiempo en Excel, la memoria disponible para ejecutar los procesos de la macro sea menor que cuando ejecutamos la macro inmediatamente después de abrir el libro. Es simplemente una teoría.

    Saludos

  • Enlace al Comentario Ramon Lopez Sábado, 12 Noviembre 2016 16:22 publicado por Ramon Lopez

    Muy buenos tips para una mayor rapidez al momento de estar utilizando Excel.

    A mi me sucede con frecuencia en el uso de Macros, y siempre tengo una versión anterior, ya que cuando se me pone lento Excel en forma excesiva regreso a la version anterior.

    No he encontrado a que se deba esa lentittud pero cuando en una versión anterior llego al mismo punto de cuando se puso lento Excel en la mayoría de los casos ya no lo es tanto.

    Gracias por compartir este y miles de artículos de gran utilidad sobre esta gran herramienta.

Suscríbete a nuestro Boletín gratuito

Recibe periódicamente en tu email los últimos artículos, tutoriales y otras novedades de Excel.


Tus datos son confidenciales, nunca serán compartidos con nadie.

Inicio    Contacto    Términos y condiciones    Mapa del sitio

Ir arriba

Desarrollado por www.espectradesign.com