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Domingo, 21 Mayo 2017 22:07

Sé más productivo en Excel trabajando con varias hojas a la vez

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A veces necesitamos realizar una misma acción en varias hojas a la vez. Supongamos que en un archivo de Excel tenemos varias hojas iguales y queremos aplicar negrita al rango A1:A10 en todas ellas. O supongamos que deseamos ocultar, eliminar, mover o copiar varias hojas. En lugar de tener que realizar los acciones en una hoja tras otra, Excel nos da la posibilidad de trabajar con ellas de forma grupal. ¿Quieres ver cómo?

Trabajar con varias hojas a la vez 1

 

 

 Cómo formar un grupo de hojas

Todos sabemos que haciendo clic sobre la etiqueta de una hoja la estamos seleccionando. Para seleccionar más de una, basta con mantener presionada la tecla CTRL a medida que vamos haciendo clic sobre cada una de las etiquetas de hoja que deseamos incluir en el grupo.

 

Si en ese proceso cliqueamos sobre una etiqueta de hoja ya seleccionada se deseleccionará. De este modo, podemos quitar cualquier hoja que nos arrepintamos de haber incluido en el grupo.

 

Podemos seleccionar varias hojas correlativas de una forma más sencilla, presionando la tecla MAYÚS (SHIFT), en lugar de CTRL, y cliqueando solamente la primera y última etiquetas de hoja del grupo.

 

Para seleccionar todas las hojas podemos presionar el botón derecho del ratón y elegir la opción Seleccionar todas las hojas.

 

Trabajar con varias hojas a la vez 2

 

 

 

 Cómo desagruparlas

Para desagrupar las hojas bastará simplemente con hacer clic en cualquier etiqueta de hoja no perteneciente al grupo (no seleccionada).

 

También podemos conseguirlo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una etiqueta del grupo y eligiendo la opción Desagrupar hojas.

 

 

 

 Ingresar datos y aplicar formato

Siempre que tengamos varias hojas seleccionadas, cualquier cosa que hagamos en una de ellas, sucederá también en todas las demás.

 

Por ejemplo, si ingresamos un dato en la celda B4 de una hoja, ese mismo dato se ingresará en la celda B4 de todas las hojas que formen parte del grupo. Lo mismo sucede si aplicamos un formato.

 

Trabajar con varias hojas a la vez 3

 

 

Esto es fantástico porque trabajar simultáneamente en varias hojas no solo nos ahorra tiempo, sino que nos ayuda a minimizar errores: Si ingresamos un mismo dato 12 veces, tenemos más probabilidad de equivocarnos que si lo ingresamos una sola vez.

 

Pero hay muchas más acciones comunes que podemos optimizar trabajando con hojas agrupadas. Veamos algunas de ellas.

 

 

 

 Ocultar o eliminar un grupo de hojas

Si hacemos clic derecho sobre una de las etiquetas de hoja agrupadas aparecerá tanto la opción de Ocultar como la de Eliminar el grupo entero.

 

Trabajar con varias hojas a la vez 4

 

 

Hay que tener en cuenta sin embargo que, si tenemos agrupadas todas las hojas del libro, Excel no nos permitirá ocultarlas ni eliminarlas todas, porque siempre debe quedar al menos una hoja visible en el libro.

 

 

 

 Copiar o mover varias hojas al mismo tiempo

Mover o copiar es otra de las opciones que se muestran en el menú contextual cuando hacemos clic derecho sobre una etiqueta de hoja y también puede aplicarse a un grupo de hojas.

 

La combinación de posibilidades que nos da la ventana que se abre es amplia.

 

Trabajar con varias hojas a la vez 5

 

 

Pero una opción más práctica para mover un grupo de hojas es simplemente arrastrar una de sus etiquetas a la nueva posición. Incluso esto puede hacerse de libro a libro.

 

Trabajar con varias hojas a la vez 6

 

 

(Recordemos que no es posible arrastrar todas las hojas de un libro a otro, porque debe quedar al menos una hoja en el libro de origen.)

 

Hacer una copia exacta de las hojas agrupadas también es bastante simple. Haz un clic normal sobre cualquiera de las etiquetas del grupo (con el botón izquierdo del ratón). Luego presiona la tecla CTRL y arrastra la etiqueta antes cliqueada a una nueva posición. Eso duplicará las hojas arrastradas. Puede hacerse también de libro a libro.

 

 

 

 

 Cambiar el color o eliminar el color de las etiquetas

Cambiar el color de las etiquetas de un grupo de hojas es otra de las cosas que pueden optimizarse, siempre que desees tener varias etiquetas del mismo color.

 

Pero, quizá, pueda resultar más útil quitar el color a todas las etiquetas de un libro. Para ello, basta con hacer clic derecho sobre una etiqueta del grupo, elegir la opción Color de etiqueta y, finalmente cliquear en Sin color.

 

Trabajar con varias hojas a la vez 7

 

 

 

 Lo que no puede hacerse en más de una hoja

Hay varias cosas que no se pueden realizar en varias hojas a la vez. Por ejemplo, no se pueden proteger o desproteger varias hojas al mismo tiempo. No se puede mostrar más de una hoja oculta por vez. No se pueden ordenar ni filtrar datos ni se les puede aplicar formato condicional. No se puede insertar nada en varias hojas a la vez (ni gráficos, ni tablas, ni tablas dinámicas, ni imágenes). Tampoco se puede insertar comentarios.

 

Las opciones no permitidas aparecerán desbloqueadas cuando trabajemos con hojas agrupadas.

 

 

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