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Sábado, 07 Enero 2017 21:00

Tipos de datos básicos y operaciones elementales de Excel que todo usuario debe conocer

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A menos que recién estén tomando contacto con Excel, es probable que conozcas sus operaciones básicas: suma, resta, multiplicación y división. Pero en el mundo de Excel existen mucho más que números y cálculos aritméticos. En una celda podemos ingresar 4 tipos de datos distintos y realizar fórmulas básicas con 13 operadores diferentes. Estos elementos son la base de todo lo que podemos llegar a desarrollar en una planilla; son los bloques de construcción de Excel. Cuanto mejor los conozcas, más soltura tendrás para crear planillas potentes y versátiles.

Operaciones básicas de Excel 1

 

 Tipos de datos básicos

En Excel hay cuatro tipos de datos básicos que se pueden ingresar en una celda:

 

a) Números   b) Textos   c) Valores lógicos   d) Fórmulas

 

Excel evalúa el dato al momento de guardarlo en la celda, es decir, al presionar la tecla ENTER (o ENTRAR).

 

Operaciones básicas de Excel 2

 

 

Todo texto ingresado en una celda es, de manera predeterminada, alineado a la izquierda.

 

Sin embargo, cuando Excel detecta que el dato introducido es un número, lo alinea a la derecha de la celda. Este comportamiento es útil para verificar que Excel va reconociendo los números como tales a medida que los vamos ingresando. Si no fuera así, es posible que tengamos problemas más delante, al tratar de efectuar algunos cálculos con ellos.

 

Por ejemplo, si el separador decimal de tu sistema operativo es la coma (,) y utilizas un punto (.), es decir, si en lugar de 1234,5 ingresas 1234.5, Excel no reconocerá el dato ingresado como un número sino como un texto.

 

Los valores lógicos, en tanto, son solo dos: VERDADERO y FALSO. Si ingresamos las palabras verdadero o falso en una celda, serán interpretadas como valores lógicos. De manera predeterminada Excel centra dichos valores en la celda para diferenciarlos de los textos y los números.

 

Operaciones básicas de Excel 3

 

 

 

 Fórmulas

Además de ingresar valores directamente en las celdas, en una hoja de cálculo es posible obtener valores por medio de fórmulas.

 

Así como hay 3 tipos de datos constantes (números, textos y valores lógicos), hay tres tipos de operaciones básicas que podemos realizar en una fórmula: aritméticas, de texto y lógicas. Una operación aritmética dará como resultado un número, una operación de texto dará como resultado un texto y una operación lógica dará como resultado un valor lógico.

 

Para que Excel sepa que lo que ingresamos en la celda es una fórmula que debe resolver, debemos iniciarla con un signo de igual. Excel intentará resolver cualquier expresión que comencemos por un signo de igual. El resultado de la fórmula se mostrará en la misma celda donde fue ingresada, una vez que presionemos ENTER.

 

 

 

 Operadores aritméticos

Las fórmulas más elementales que se pueden realizar en Excel son las operaciones aritméticas básicas, que incluyen sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. La forma de plantearlas es muy similar a la que aprendimos en la escuela.

 

Operaciones aritméticas básicas

Operación Operador Si ingresamos en una celda: Excel devuelve
SUMA + = 4 + 5 + 2 11
RESTA - = 10 - 1 - 3 6
MULTIPLICACIÓN * = 6 * 8 48
DIVISIÓN / = 100 / 5 20

 

El signo de menos sirve también para indicar números negativos:

Signo de menos para números negativos

Si ingresamos en una celda: Excel devuelve
-123 -123
= -123 -123
= 123 * -1 -123
= -5 + 6 1
= 5 + -6 -1

 

Como operadores aritméticos Excel utiliza exactamente los mismos signos que la calculadora (+, -, *, /, %, ^) y, como en cualquier calculadora, en las celdas de una hoja de cálculo podemos realizar operaciones de diversa complejidad.

 

Porcentaje

Al escribir un número seguido por un símbolo de porcentaje (%), Excel lo interpreta como la centésima parte de su valor. Por ejemplo, 5% es considerado por Excel como 0,05. En otras palabras, Excel divide entre 100 el número que escribamos antes del símbolo de porcentaje.

 

De modo que multiplicar un número por 5% es lo mismo que multiplicarlo por 0,05. Para profundizar en la forma de manejar los porcentajes en Excel, te recomiendo leer el artículo: Cómo calcular porcentajes en Excel.

Uso del operador de porcentaje

Si ingresamos en una celda: Excel devuelve
50% 50%
= 120 * 10% 12
=100 - (100 * 10%) 90

 

Operaciones básicas de Excel 4

 

 

Potenciación

En Excel, el operador que indica potenciación es el acento circunflejo: ^. Por ejemplo, 22 (2 al cuadrado) en Excel se escribe: 2^2. Otros ejemplos:

Uso del operador de potenciación

Si ingresamos en una celda: Excel devuelve
= 4 ^ 2 16
= 10 ^ 3 1000
= 2 ^ 8 256

 

Si no encuentras fácilmente el acento circunflejo en el teclado, lo puedes insertar usando el atajo ALT+94 (es decir, por medio de presionar la tecla ALT y, sin soltarla, digitar el número 94).

 

Existe también una función para averiguar la potencia de un número, llamada POTENCIA.

 

Para obtener la raíz de un número, Excel no proporciona ningún operador. Pero hay dos formas de hallarla. Puedes leer más sobre esto en el artículo Cómo hallar raíces cuadradas, cúbicas y de cualquier otro índice en Excel.

 

 

 

 Operadores Lógicos (o de Comparación)

Los operadores lógicos establecen relaciones de comparación entre dos expresiones. Las operaciones lógicas se plantean del mismo modo que las operaciones aritméticas, pero en lugar de operadores aritméticos (+, -, *, /, ^, %) utilizan operadores de comparación (=, >, <, >=, <=, <>).

 

Su objetivo es comparar dos valores para determinar si una condición se cumple. Por ejemplo, si un número es mayor que otro, si un texto es igual a otro, etc.

 

Los significados de los operadores de comparación son los siguientes:

Operadores de comparación (lógicos)

Operador Significado
= es igual que
 > es mayor que
 < es menor que
 >= es mayor o igual que
 <= es menor o igual que
 <> es distinto de

 

Las operaciones lógicas son enunciados en los que se establecen comparaciones de tipo lógico y cuyo resultado solo puede ser VERDADERO o FALSO.

 

Algunos ejemplos:

Uso de los operadores de comparación

Si ingresamos en una celda: Excel devuelve
= 10 > 2 VERDADERO
= 10 < 2 FALSO
= 20 = 10 FALSO
= 20 = 20 VERDADERO
= 10 + 10 = 20 VERDADERO 
= 4 <> 5 + 1 VERDADERO
= 4 <> 5 - 1 FALSO
= 10 >= 15 FALSO
= 10 <= 15 VERDADERO
= 10 >= 5 + 5 VERDADERO
= 2 * 2 <= 5 VERDADERO
= 2 * 2 <= 4 VERDADERO

 

En el ámbito de la programación, los operadores mencionados se denominan simplemente “de comparación” o “relacionales” y se clasifica como “lógicos” a los operadores AND, OR, NOT, etc. Pero en Excel no existen los operadores AND, OR, NOT, etc. Por ejemplo, no es posible en Excel usar las fórmulas: =A1>71 AND A2<>”Enero” o =A1>71 OR NOT(A2<>”Enero”). Para resolver este tipo de fórmulas existen las funciones Y, O y NO. De modo que, en Excel, se suele extender a los operadores de comparación la designación de lógicos, por su estrecha relación con los valores lógicos VERDADERO y FALSO.

 

Las operaciones lógicas son sumamente útiles porque permiten que Excel evalúe y resuelva situaciones por nosotros de forma automática. Por ejemplo, qué alumnos llegaron al mínimo puntaje de aprobación, qué vendedores alcanzaron o superaron la meta de ventas establecida o qué clientes compraron la cantidad suficiente de artículos para recibir un descuento.

 

 

Operaciones básicas de Excel 5

 

 

Los operadores de comparación son, además, muy utilizados en las funciones de tipo lógico, como SI, Y, O, etc. (Puedes obtener un análisis exhaustivo de las funciones lógicas y otros temas relacionados en el ebook Todo sobre la función SI y otras funciones lógicas de Excel.)

 

 Cuál es cuál:

Al principio es común que los usuarios confundan los operadores "mayor que" y "menor que". En los teclados en español hay un truco sencillo para diferenciarlos: El que está más arriba en la tecla es "mayor que" (>) y el que está más abajo es "menor que" (<).

Operaciones básicas de Excel 6

 

 

 

 Operador de Texto (de Concatenación)

Concatenar significa unir textos. No es inusual que en una celda necesitemos combinar textos provenientes de otras celdas. El operador que indica a Excel que debe concatenar dos textos es el ampersand (&) y se usa de la siguiente manera:

= texto1 & texto2 & texto3

 

Operaciones básicas de Excel 7

 

 

El operador de concatenación es el único operador de texto que tiene Excel.

 

Existe también una función para concatenar denominada, precisamente, CONCATENAR, que ofrece el mismo resultado.

 

 

 

 Operadores de Referencias

En las fórmulas es común emplear referencias de celda en vez de escribir los valores directamente. De este modo Excel va a buscar el valor de la celda referenciada para resolver la fórmula.

 

Toda celda individual es identificada por un nombre compuesto por su encabezado de columna seguido de su encabezado de fila. Con A1, por ejemplo, nos referimos a la celda ubicada en la columna A y la fila 1.

 

En las fórmulas básicas se suelen usar referencias a una sola celda. Pero en las funciones (fórmulas prediseñadas de Excel), no es raro referirse también a rangos de celdas, es decir a grupos de celdas adyacentes. La sintaxis para referirnos a un rango de celdas requiere del signo dos puntos (:) entre las referencias de celda inicial y final del rango.

 

A1:A10, por lo tanto, representa al rango de celdas que comienza en la celda A1 y termina en la celda A10.

 

Otro operador de referencia mencionado en la documentación oficial de Microsoft es el de unión. Microsoft dice que las referencias separadas por un punto y coma (o una coma, dependiendo de la configuración local de nuestro equipo) son combinadas en una sola. Por ejemplo, en la siguiente fórmula se sumarán todos los valores del rango C3:C8 y del rango E3:E8.

= SUMA(C3:C8 ; E3:E8)

 

Operaciones básicas de Excel 8

 

 

Un tercer operador de referencia, que prácticamente nadie conoce, es el de intersección, cuyo símbolo es un espacio. El resultado que se obtiene al usar un espacio entre dos referencias de celda son las celdas que éstas tienen en común.

 

Operaciones de referencia

Tipo Operador Si ingresamos en una celda: Excel devuelve
RANGO : = SUMA(A1:A10) La suma de todas la celdas entre A1 y A10.
UNIÓN ; o , = SUMA(A1;A10) La suma de A1 y A10.
INTERSECCIÓN [ESPACIO]

=SUMA(A1:B10 B1:C10)

La suma de las celdas que se intersectan en ambos rangos. En este caso, el rango B1:B10.

 

 

 

 Orden de precedencia (o prioridad) de los operadores

Este artículo se ha hecho bastante largo. Pero no estaría completo sin mencionar el tema de la prioridad de los operadores.

 

Es importante tener en cuenta que cuando utilizamos varios operadores diferentes en una misma fórmula, Excel irá resolviéndola en un orden específico. Es decir, no siempre se resuelven de izquierda a derecha, sino que hay algunas operaciones que tienen prioridad sobre otras. Por ejemplo, las multiplicaciones y divisiones se efectúan antes que las sumas y restas. En la fórmula:

= 10 + 4 * 2

Excel resolverá primero la multiplicación (4*2) y su resultado (8) lo sumará al 10 inicial. La fórmula dará por lo tanto 18 y no el 28 que resultaría de hacer las operaciones simplemente de izquierda a derecha.

 

Pero es posible forzar a que Excel resuelva una operación antes que las otras por medio de colocar dicha operación entre paréntesis. Las expresiones entre paréntesis se efectúan antes que ninguna otra.

 

En la fórmula:

= (10 + 4) * 2

Excel resolverá primero la suma y luego la multiplicación

 

Si hubiera una expresión entre paréntesis dentro de otra expresión entre paréntesis, Excel las resolverá desde adentro hacia afuera. Es decir, siempre resolverá primero las expresiones entre paréntesis más internas.

 

Esa es la razón de que la fórmula: = 100*((15+9)/2+1), dé como resultado 1300; pues equivale a: =100*(24/2+1) y a =100*13.

 

Los operadores dentro del mismo nivel de prioridad se resuelven de izquierda a derecha, como en los siguientes casos:

= 12 + 5 - 10

= 150 / 2 * 3

 

La lista completa de la prioridad de los operadores es la siguiente.

Operadores ordenados por su nivel de prioridad

Operadores Nombres
( )  Paréntesis
: Rango
[ESPACIO] Intersección
; o , Unión
- Negación 
% Porcentaje
^ Potenciación
* / Multiplicación y división (igual nivel de prioridad entre sí)
+ - Suma y resta (igual nivel de prioridad entre sí)
& Concatenación
= < > <= >= <> Operadores lógicos (con igual nivel de prioridad entre sí)

 

El uso de paréntesis en fórmulas de mediana o gran complejidad es muy recomendable, no solo para asegurarte de que Excel leerá la fórmula en el orden correcto (es muy fácil marearse con el asunto de las prioridades), sino también para hacerlas más comprensibles, pues los paréntesis dividen la fórmula en porciones más digeribles para un ser humano.

 

Un error común es que en una fórmula no coincidan la cantidad de paréntesis abiertos y cerrados. En estos casos Excel devolverá un mensaje advirtiendo el problema. Como guía para controlar los paréntesis abiertos y cerrados, Excel aplica un color diferente a cada juego de paréntesis usado en una fórmula.

 

 

Espero que te haya sido de utilidad este repaso sobre los conceptos más básicos de Excel. Si deseas seguir recibiendo regularmente más información de este tipo, te invito a suscribirte a nuestro Boletín gratuito. Y si piensas que puede de ser útil para otros, no dudes en compartirlo.

 

Visto 5667 veces Modificado por última vez en Miércoles, 13 Septiembre 2017 06:36

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7 comentarios

  • Enlace al Comentario jose rafael Miércoles, 01 Marzo 2017 08:23 publicado por jose rafael

    Gracias es un excelente material muy útil y práctico algo para no olvidar.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Miércoles, 01 Marzo 2017 05:34 publicado por Clases Excel

    Gracias por sus comentarios, Bertalina y Enadio. Es bueno saber que el artículo resulta útil. Saludos

  • Enlace al Comentario Enadio Blanco Martes, 28 Febrero 2017 03:54 publicado por Enadio Blanco

    Muy bueno este articulo, gracias por publicarlo.

  • Enlace al Comentario Bertalina Malave Silva Lunes, 27 Febrero 2017 21:51 publicado por Bertalina Malave Silva

    Excelente ayuda, gracias por compartir sus conocimientos sobre la herramienta Excel.

  • Enlace al Comentario Clases Excel Lunes, 27 Febrero 2017 15:36 publicado por Clases Excel

    Gracias, Pepe y José ,por sus comentarios. Me alegra que les haya sido de utilidad el artículo.
    Saludos

  • Enlace al Comentario Jose Ambrocio Sábado, 25 Febrero 2017 19:41 publicado por Jose Ambrocio

    Excelente como siempre se aprenden cosas nuevas que los demás saben y uno no

    muchas gracias por compartir

  • Enlace al Comentario pepe Sábado, 25 Febrero 2017 17:47 publicado por pepe

    Muy bueno poder recordar lo anterior.

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